Excel 2010 Workshop / KVHS WF / 24. - 28.10.11

Aktualisiert (Freitag, den 28. Oktober 2011 um 15:35 Uhr) Geschrieben von: Joe Brandes Mittwoch, den 19. Oktober 2011 um 19:52 Uhr

Excel 2010 In der Woche ab dem 24.10.2011 findet an der KVHS Wolfenbüttel ein Workshop zum Thema Excel 2010 statt.

Dieser Bildungsurlaub/diese Intensivwoche ist für Ein- und Umsteiger in die Anwendung EXCEL 2010 gedacht. Anhand praktischer Übungen werden wir uns die grundsätzlichen Funktionen der Tabellenkalkulation erarbeiten. Danach werden wir weitere professionelle Einsatzmöglichkeiten der Standardsoftware für Tabellenkalkulation kennen lernen. Hier die Rahmendaten des Seminars:

Ort: KVHS Wolfenbüttel, Harzstraße 2-4, Raum Linux
Zeiten: Mo, 24.10. - Fr, 28.10.2011; jeweils 08.00 - 15.30 Uhr

Ich werde unser Seminar an dieser Stelle mit unseren täglichen Inhalten begleiten ...
Ihr Trainer Joe Brandes

Montag, 24.10.2011, 08.00 - 15.30 Uhr

• Orientierungs- und Planungsphase für das Seminar
  Koordination der BU-Zeiten
• Übersicht über die Programme der aktuellen Microsoft Office 2010 Familie
  Angebot: Cobra-Shop für VHS Teilnehmer Version Office Professional Plus
• Office-Versionen:
  Office 95, 97, 2000, XP (2002), 2003 (Dateiformat 97-2003: *.xls)
  seit Office 2007 / 2010:
  NEU: grafische Oberfläche Ribbons (Bänder), Dateiformate (*.xlsx)
• Ribbons: aktivieren/deaktivieren, Steuerung über Tastatur (Alt-Taste)
  die grafische Oberfläche von Excel 2010 kennen gelernt
• Zellen: Texte, Zahlen (mit richtigem Dezimaltrennzeichen) oder Formeln (beginnen mit =)
• Erste Formeln: beachten von Zellformaten und Rechenregeln (Punkt-vor-Strich)
• Datum- und Uhrzeit
  spezielle Zahlenzellen (ab 01.01.1900 00:00 Uhr)
  Anm.: Excel auf Mac-Systemen abweichend (1904-Datumsformate - siehe Excel Optionen - Erweitert - ...)
• Auto-Ausfüllen: intelligentes Kopieren/Ziehen mit der Maus für Ausfüll-Listen (Artikel 1, 1. Versuch, Datum, Uhrzeit)
  bei Zahlen: 2 Zellen mit Startwert und Folgewert (Schrittweite) spendieren (gemeinsam markieren und "ziehen")
• Tastenkombination STRG + Cursor-Tasten springt an "Ränder" der Tabellenbereiche
  bei leerer Tabelle also in allerletzte Spalte (XFD) und Zeile (1048576)
• Einfache Umsatztabelle (Umsätze für Artikel und Monate)
  Einsatz der Funktion SUMME()
• relative Zellbezüge erlauben das Kopieren der Formeln inklusive Anpassung von notwendigen Zellen für die Summen
  =SUMME(B2:B4) in Zelle B5 bedeutet umgangssprachlich: Summiere bitte die 3 Zellen über Dir; beim Kopieren nach rechts wird daraus dann folgerichtig =SUMME(C2:C4) in Zelle C5
• Einfügen neuer (kompletter) Zeilen (oder Spalten) mittels Markieren der Zeile/Spalte und Tastenkombination STRG +
  Summen unter (bzw. rechts) erweitern ihren Zellbereich automatisch über die neue Zeile/Spalte!
• Einblenden der "bekannten Dateitypen/Erweiterungen" mittels Win-Explorer (WIN + E)
  Windows 7 Explorer: Organisieren - Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht
  Windows XP: Extras - Ordneroptionen - Register Ansicht
  Haken bei "Erweiterungen bei bekannten Dateitypen ausblenden" entfernen
  so sieht man Dateiendungen bei Dialog "Speichern unter ..." und im Explorer (*.xls vs. *.xlsx)
• kleine Übung zum Kopieren und Einfügen mittels "Inhalte einfügen ... - Transponieren"
  "Drehen" einer Tabellenstruktur um 90 Grad
• neues Diagrammblatt auf Knopfdruck (Funktionstaste F11)
  gewünschten Tabellenbereich markieren - F11

Dienstag, 25.10.2011, 08.00 - 15.30 Uhr

• Rekapitulation, TN-Fragen
  TOP für BU: Tastenkombination (vordefinierte Tastenkominationen in Excel 2010); siehe auch Freitag
• Wiederholung zu Summen-Funktion mit Bestandsliste
  Excel erkennt, dass sich Zellbezüge für Summen vergrößert haben: siehe grüne Hinweis-Markierungen in Summen-Zellen
  Laufender Bestand (kumulative Spalte) mit einer ersten Formel in erster Zeile der Liste und einer 2. Formel in der 2. Zeile, die sich dann herunterziehen (kopieren) lässt
• Unterschiedliche Euro-Formate: Währung vs. Buchhaltung (Standardsymbol im Ribbon Start)
• NEU ab 2007: Als Tabelle formatieren
  Excel benennt definierte Tabellenbereiche und spricht diese mit den "Namen" der Tabelle an - aus der Formel
  =SUMME(C2:C7)       wird die Formel
  =SUMME(kassenbuch[Eingang])
  kassenbuch ist hier der Name des Tabellenformats (siehe neues Ribbon Tabellentools - Entwurf und Eingang ist die Spaltenbeschriftung (1. Zeile) des Tabellenformats; die Eingaben der Zellbereiche für die Summe wurden mit der Maus zugewiesen/markiert
  so nebenbei lassen sich diese Tabellenformate mit vordefinierten und eigenen Designs ausstatten;
  die automatisch vergebenen Formeln in den Tabellenformaten gehen davon aus, dass alle Formeln so wie die Urprungszeile 1 funktionieren! Da muss der Nutzer manuell eingreifen!
• Tabellenblätter lassen sich in der eigenen Mappe und in andere (geöffnete) Mappen kopieren/verschieben
• Tricks für Texteingaben
  mit einfachem Anführungszeichen kann man beliebige Texte/Zahlen eingeben (z.B. '007)
  mit ALT+Return kann man in einer Zelle den Zeilenumbruch aktivieren
• Excel rechnet mit 14 Nachkommastellen Genauigkeit (siehe "10 geteilt durch 3")
  Formatierung der Zahlenzelle lässt Dezimalstellen-Anzahl konfigurieren
  Funtkion RUNDEN(Zahl; Nachkommastellen) hilft beim Runden (siehe auch AUFRUNDEN, ABRUNDEN)
• Aufruf der Hilfe über den Funktionsassistent oder manuell (F1)
• Absolute Zellbezüge: $B$2 bleibt beim Kopieren/Ausfüllen immer ein fester Bezug
  die notwendigen Dollarzeichen entweder manuell oder während der Bearbeitung der Zelle durch F4 erzeugen
• Prozentformat - 5% entsprechen 0,05
• Bedingte Formatierungen ab Excel 2007 mit weitreichenden grafischen Unterstützungen und Kombinationsmöglichkeiten
  siehe Regeln verwalten ...
• Logische Funktion: WENN(B5>30000 ; 6% ; 4%)
  Beachten: hier Schwellwert 30000 - bei genau 30000 ist die Bedingung nicht erfüllt
• Gemischte relative und absolute Zellbezüge
  Übung: kleines "Ein-mal-Eins", Ursprungsformel =B$1*$A2
• Markieren beliebiger Zellbereiche: nach erster Markierung die STRG-Taste gedrückt halten
  hier auch die Möglichkeit für mehrere Zellbereiche für Funktion SUMME(B2;C3;D4;...)
• Rahmen und Schattierungen manuell über Symbole im Ribbon Start und über "Zellen formatieren"

Mittwoch, 26.10.2011, 08.00 - 15.30 Uhr

• Rekapitulation und TN-Fragen, Hausaufgabe: kleines "Ein-mal-Eins"
  Hausaufgabe von fast allen TN erledigt ;-)
• Zellen formatieren
  aktivieren über Klick unten rechts in Ribbon Start - Schriftart; alternative Tastenkombination STRG+1
  Hinweis: Schriftgrad in Punkten (1 pt definiert als 1/72 Zoll; ungefähr 1/3 mm)
  Serifenlose (Arial) vs. Serifen-Schriftarten (Times New Roman)
• Benutzerdefiniertes Zahlenformat
  Typ: 0,00 "Liter"
  formatiert mit 2 Dezimalstellen und schreibt Textzeichenkette (String) Liter dahinter
• Nutzung von Tabellenformaten und Zellformatvorlagen
  Über Ribbon Tabellentools - Entwurf lassen sich formatierte Tabelle wieder in "Bereich konvertieren" - also in normale Zellbereiche zurückwandeln
• Hilfe für Umstteiger - "alte Excel-Menüs 2003":
  Interaktive Handbücher von Microsoft für die Office Familie
  die alten Menüs/Symbolleisten als neues Ribbon der Firma UBIT (Schweiz)
• Drag & Drop
  Mausaktionen zum Verschieben und Kopieren (STRG-Taste)
• Tastenkombinationen für
  Kopieren (STRG + C), Ausschneiden (STRG + X) und Einfügen (STRG + V)
• OLE-Technik mit Excel und Word
  3 Varianten für das "Einfügen/Verknüpfen" von Excel-Arbeitsmappen-Zellen (Objekten) in Word
  Anleitung in Hand-Out von J. Brandes für TU-BS-Seminare
• Ribbon Einfügen - Illustrationen
• Grafik - von Datei (Rechte am Bild beachten!)
  Formen - Objekte lassen sich mit Text ausstatten
  Screenshot - einfaches Werkzeug für die Aufnahme von Fenstern und Desktop-Ansichten
  Objekte lassen sich anordnen, ausrichten und gruppieren (erst mit UMSCHALTEN gemeinsam markieren)
• NEU: SmartArt
  neue intelligente Organisations-Diagramm-Objekte
• Wiederholung zu WENN-Funktion
  Funktionen verschachteln, Einführung Verweis-Funktionen

Donnerstag, 27.10.2011, 08.00 - 15.30 Uhr

• Rekapitulation, TN-Fragen
• Arbeitsblätter kopieren - auch über Arbeitsmappen hinweg
  auch die Zellbezüge lassen sich so über Mappen hinweg nutzen
  =[mittwoch.xlsx]liter!$E$6
  Verhalten bei Umbenennen von Arbeitsblättern und/oder Mappen beachten und die
  Meldung beim Öffnen von Mappen mit verknüpften Zellen aus anderen Mappen
• Ribbon Ansicht
  Mappen-Fenster parallel darstellen
• Funktion SVERWEIS
  Berechnung von Provisionssätzen; beachten der absoluten Zellbezüge für die Matrix der Funktion
  =SVERWEIS(B7;$E$8:$F$16;2)
  es lassen sich auch mehrere Ergebnisspalten (Spaltenindizes) nutzen
  Alternative Funktion: WVERWEIS
• Cloud-Computing mit Office 2010
  Kurzdarstellung der Konten beim Dienst live.com (Microsoft Skydrive)
  Word, Excel, Powerpoint und OneNote als WebApps im Browser (Empfehlung Internet Explorer)
  mit Office 2010 Anwendungen des lokalen PCs lassen sich Online-Dokumente live bearbeiten!
  Überlegungen: Geschwindigkeit, Sicherheit, Ausfallsicherheit, Kosten (Live-Account kostenlos)
• Benutzerdefinierte Zahlenformate für Datum und Uhrzeit:
  TT.MMM erzeugt 01.Sep; TT. MMMM erzeugt 01.September
  hh:mm erzeugt 15:30; Berücksichtigung voller Tage/24 Stunden mittels [h]:mm
  Anmerkung: bei "negativen" Uhrzeiten keine Darstellung möglich (####...####)
• Kassenbuch für die Optimierung des Ausdrucks
  Ribbon Start - Drucken (kombinierte Druckvorschau/Seitenansicht und Seite einrichten)
  Hinweis: Wiederholzeilen für Ausdruck über mehrere Seiten einrichten über Ribbon Seitenlayout - Drucktitel
• Funktionen kombinieren:
  =RUNDEN(MITTELWERT(B2:B5);0)

Freitag, 28.10.2011, 08.00 - 15.30 Uhr

• Rekapitulation, TN-Fragen
  Verknüpfungen über Arbeitsmappen hinweg erläutert: einfach die Formelbezüge per Maus erstellen
  bestehende Tastenkombinationen anpassen (Link zu Anleitung; ggf. weitere Nachfrage per Mail)
• Fortsetzung Drucken: manuelle Umbrüche, Druckformate PDF und XPS
  Anm.: XPS nur MS Windows
  Manuelle Seitenumbrüche über die Ansicht Umbruchvorschau
• Funktionen: (eine kleine Auswahl)
  DATUM(...), HEUTE(), JETZT() - hier keine Parameter/Argumente
  DATEDIF(Startdatum;Enddatum;"Zeiteinheit") - nicht in Excel und Excel-Hilfe dokumentiert; Online-Erklärung im Netz (Link)
  RANG(...) - die Reihenfolgen von Werten automatisch ermitteln
• Schützen von Formel-Zellen über Zellen formatieren - Register Schutz
  Zellen, die noch geändert werden können sollen vom Schutz ausnehmen und dann über
  Ribbon Überprüfen - Blatt schützen den Schutz aktivieren/deaktivieren (Empfehlung: ohne Kennwort)
• Diagramme
  Bei Werten aus verschiedenen Bereichen (siehe Prozentwerte) nutzen der Sekundärachse
  einfügen über Rechte Maustaste - Eigenschaften und - Diagrammtyp
  bei Diagramm in Tabellen-Arbeitsblatt unterschiedliche Ausdrucke, je nachdem, ob das Diagramm aktiviert/deaktiviert
• Arbeitsmappen-Vorlagen
  immer wieder genutzte Arbeitsmappen-Inhalte vorbereiten und dann mittels
  Speichern unter - Dateityp auf Excel-Vorlagen (.xltx) in vordefiniertem Ordner ablegen
  Nutzen mittels Datei - Neu - Meine Vorlagen
  Speicherort Vorlagen (Windows 7 Betriebssystem)
  C:\Benutzer\bentzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates
  Speicherort Vorlagen (Windows XP Betriebssytem)
  C:\Dokumente und Einstellungen\benutzername\Anwendungsdaten\Microsoft\Vorlagen
  Anm.: Pfad nur bei Einblendung aller "versteckter und System-Ordner" sichtbar
  Wichtig: für die nachträgliche Änderung der Templates (Vorlagen) müssen die xltx-Dateien manuell mit Excel geöffnet werden - ein Doppelklick erzeugt einfach nur neue Arbeitsmappen basierend auf den Vorlagen!
• Arbeitsbereiche fixieren (Zeilen und/oder Spalten fixieren)
• Daten filtern und gliedern
  in Verbindung mit den "formatierten Tabellenbereichen"
• TN-Bescheinigungen, Feedback, letzte Fragen
• Bereitstellung der Dozenten-Arbeitsmappen der BU-Woche als
  Download

Vielen Dank für Ihr freundlichen Feedback/Klopfen am Ende des Seminars. Viel Spaß weiter mit Excel und bleiben Sie unseren Seminaren gewogen.
Ihr Trainer Joe Brandes