• Office 2010Office 2010

Im Rahmen der Mitarbeiterfortbildungen an der Ostfalia findet am 19.06.2017 ein Seminar zum Thema "Word - Tipps und Tricks" statt.

Hier unsere Ausschreibung: Sie lernen in diesem praxisorientierten Seminar die Handhabung und den Umgang mit dem Programm Word aus dem Hause Microsoft:

  • Tastenkombinationen (Word beschleunigen)
  • Formatvorlagen (Dokumente, Absätze, Zeichen)
  • Autotexte (Schnellbausteine)
  • Feldfunktionen (Datum, Dokumentname, Nummerierung)
  • Inhaltssteuerelemente (ISE – einfache Wordformulare)
  • Ihre Themen und Fragen

Hier die Rahmendaten der Veranstaltung:

Ort: Ostfalia - Wolfenbüttel, Rechenzentrum, Poolraum P5
Zeit: Montag, 19.06.2017; 09.00 - 16.00 Uhr

Ich werde unser Seminar an dieser Stelle - wie immer - ausführlich begleiten und wünsche viel Spaß und Erfolg ...
Ihr Trainer Joe Brandes

Montag, 19.06.2017, 09.00 - 16.00 Uhr

  • Orientierungsphase, TN-Themen, Zeiten/Pausenregelungen
  • Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
    Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)
    Beitrag zum Thema "Shortcuts / Tastenkombinationen" auf diesem Portal
    Ansprechpartner an der Ostfalia - Dezernat 2 - Personalentwicklung - C. Derlien
  • Arbeitsoberfläche ab Word 2010
    neues Design mit Ribbons ("Bändern")
    unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
  • Word 2010
    Arbeitsumgebung kennen gelernt, Ribons, Lineale, Zoom
    Tipps im "Voraus/siehe Aufbauseminar": Standardformatvorlage für alle Dokumente auf Standardeigenschaften einstellen - siehe Formatvorlagen - Ändern - auch in "Neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage" anwenden (Übung: Standardschrift Arial 11 pt - Hinweis: 1 pt vereinbart als 1/72 Zoll also ca. 1/3 mm)
    Hinweis auf Stil-Sets (Word 2003 vs. Word 2010 über Schaltfläche Formatvorlagen);
    Tipp: Zuweisen der Formatvorlage "Standard" mit Tastenkombination Umschalten + Strg + N
  • Effektives Markieren
    Wort (Doppelklick), Zeile (links neben Zeile), Absatz (Doppelklick links neben Absatz),
    Satz (Strg + Klick in den Satz),
    Alles Markieren (Strg + A); Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung, Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile)
  • Nummerierungen / Aufzählungen
    Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
    Nutzung der nächsten Zeilen mit manuellem Zeilenumbruch (Umschalten + Return)
    Gliedern der Ebenen mit Einzug vergrößern/verkleinern
  • Absatz- und Zeichenformatvorlagen
    Übung zu den Formatvorlagen: Bereitstellung eines "Dummy"-Dokuments für die Übungen
    Zuweisen von vordefinierten Absatzformatvorlagen "Überschrift 1" und "Überschrift 2" gemäß Dokument (Ü1 bzw. Ü2 in Absätzen)
    Anspassen der Formatvorlagen mittels Fenster Formatvorlagen - Vorlage - Ändern
    Übungen: Calibri, andere Schriftfarbe und andere Abstände vor/nach dem Absatz für "Überschrift 1"
    Tipp: Automatische Gliederungen (1. / 1.1 / 1.1.1) mittels Schaltfläche Gliederung und dann auf eine Glederung mit Angabe von "grauen Texten Überschrift nutzen; es werden automatisch alle Formatvorlagen "Überschrift X" (X=1, 2, ...) mit Gliederungen versehen!
  • Verweise (Menüband)
    für Inhaltsverzeichnis (technisch: eine Feldfunktion); Aktualisieren über Klick und Funktionstaste F9 oder natürlich wieder Rechte Maustaste - Felder aktualisieren... (nur Seitenzahlen oder auch gesamtes Verzeichnis)
  • Dokumentvorlagen (*.dotx, *.dotm - erläutert und Übungen)
    die "Leitz-Ordner" mit allen Eigenschaften, Einstellungen, Formatvorlagen oder AutoTexten für die Dokumente
    neue "Leere Dokumente" basieren auf Normal.dotm im Standard-Templates-Vorlagenordner:
    Pfad auf Win7/Office 2010: C:\Benutzer\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates  
    Anm.: Ordner/Pfad ab AppData normaler Weise versteckt
    Durch Unterordner erhält man bei Datei - Neu - Meine Vorlagen schöne Registerkarten für die Templateverwaltung
    Übung: neue Dokumente basierend auf den Vorlagen geöffnet (Datei - Neu - Meine Vorlagen) und nach der individuellen Anpassung als eigene neue Dokumentvorlagen in .\Templates\MeinOrdner gespeichert
    Wichtig: wenn man die Templates selbst bearbeiten will, darf man diese nicht per Doppelklick im Dateimanager (Windows Explorer - Win + E) öffnen, sondern manuell per Menüband - Öffnen - den Templates-Favorit für Word nutzen)
    Tipp: Miniatursymbole anzeigen in Vorlagenauswahldialog (siehe Datei - Neu): hierzu müssen die Dateien mittels Menüband Datei - Informationen  -> Eigenschaften (Link Rechts) - Erweiterte Eigenschaften - Register
  • Vom "Groben ins Feine" arbeiten
    bitte erst die Seitenformate (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe "Seite einrichten")
    -> dann Absatzformate
    -> dann Zeichenformate
    also vom Groben ins Feine überarbeiten
    Beachtung der DIN 5008:2011 für die Erstellung von normgerechten Geschäftsdokumenten (Wikipedia-Link)
  • Feldfunktionen
    Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für "Page" (aktuelle Seite - Feldkategorie: Nummerierung) und "NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten - Feldkategorie: Dokumentinformationen);
    Übung mit Dokumentname (FileName - auch inklusive Dateipfad möglich)
    Tipp: Feldfunktionen aktualisieren mit F9 - oder natürlich Kontextmenü/Rechte Maustaste
    Tipp: Seitennummerierungen bzw. Feldfunktionen für Seitennummerierungen für Seriendruckdokumente: Page / SectionPages (also Anzahl Seiten in einem Abschnitt)
  • AutoTexte (Tastenkombinationen: F3, Alt + F3)
    die klassischen Textbausteine, Erstellen mittels Markieren und Alt + F3,
    Sichern in Dokumentvorlagen (Normal.dotm für Word oder auch in Ihren persönlichen Dokumentvorlagen/Kopfbögen)
    Nutzung der Textbausteine durch Aufruf der AutoText-Namen und Return (bzw. F3);
    Tipp: Drucken der AutoTexte mittels Drucken - Einstellungen - Dokumenteigenschaften - AutoText-Einträge
    Tipp: bitte AutoTexte in Kategorien organisieren, dann lassen sich die erstellten Bausteine effektiver nutzen (siehe später auch ISE Bausteinkatalog)
    in Menüband finden: Einfügen - Gruppe Text - Schnellbausteine - AutoText
  • Tabulatoren (TabStopps)
    Übung siehe Kopf-/Fußzeilen; fertige TabStopps für mittige und rechte Ausrichtung
    als Dialogfenster über Absatzformatierungen gehen und dann im Dialog zur Absatzformatierung Schaltfläche "Tabstopps..."
  • Seriendruck 
    Zusammenspiel von Seriendruck-Hauptdokumenten und Datenquellen (Steuerdatei)
    wichtig: man hat keine Standard-Word-Dokument mehr beim Seriendruck! Beim Öffnen immer der Hinweis auf die verknüpfte Datenquelle (siehe: select * from kunden$ - SQL Import - Structured Query Language zur Abfrage der Datenquelle)
    Menüband: Sendungen
    Wichtig: beim Öffnen des Word-Seriendruck-Hauptdokuments wird (im Hintergrund) ebenfalls die Datenquelle (z.B. Excel Arbeitsmappe) geöffnet, die somit für das Bearbeiten gesperrt/geschützt ist!
    das Hauptdokument kann wieder in ein "Normales Word-Dokument" gewandelt werden
    SD-Hauptdokumente-Typen:
    Briefe, E-Mails, Umschläge, Etiketten, Verzeichnisse
    Datenquellen (Steuerdateien):
    Excel-Tabellen, Access-DB-Tabellen,  DB-Server über ODBC (Offene DB Kennektivitäts-Schnittstelle), Outlook-Kontakte (sehr effizient), CSV-Dateien (Komma separierte Wertedateien - also Textdateien mit "Trennern" z.B. ;); Anm.: Liste nicht vollständig!
    Praxis mit Excel-Tabelle:
    Empfehlungen für Arbeitsmappe: in oberster Zeilen beginnen, Tabellenblätter benennen
    für Excel-Profis: natürlich gehen auch die Tabellenformate (neu ab 2007: "Als Tabelle formatieren") oder manuelle benannte Bereiche
    Seriendruckfelder einfügen (Menüband mit Tools für Seriendruck beachten):
    einzelne Seriendruckfelder einfügen; alternativ: per Adressblock bzw. Grußzeile
    Zuordnung von Feldern anpassen, um Adressblock/Grußzeile besser nutzen zu können
    Serienbriefe erzeugen (Gruppe "Fertig stellen")
    Gesamtdokument mit allen Einzeldokumenten; echter Massendruck
    Empfehlung: gerne auch PDF erzeugen für den Drucker/die Druckerei (seit 2007 eingebaut)
    hier auch eine Zusammenarbeit mit Outlook für Serien-Mails möglich
    Seriendruckfeldfunktionen (anzeigen und bearbeiten)
    Problem mit Datumsanzeigen (englisches/amerkanisches Format: 10/13/2014) beheben:
    Formatschalter hinzufügen mittels
    {mergefield Geburtsdatum \@ "dd. MMMM yyyy"} ergibt 13. Oktober 2014
    Wichtig: die geschweiften Klammern (inkl. Rahmung) lassen sich nicht über Symbole einfügen
    neue Feldfunktion einfügen: Strg + F9 erzeugt die leeren Klammern für Feldfunktionen
    Regeln: Nutzung von "Wenn...Dann...Sonst"-Feldern
    Feldfunktionen bearbeiten mit Alt+F9; Aktualisieren mittels F9 (auch immer rechte Maustaste / Kontexmenü möglich);
    Beispiele für Seitennummerierungen bzw. Empfehlung Feldfunktionen für Seitennummerierungen für Seriendruckdokumente: Page / SectionPages
    Formatierungsoptionen
    sehr gute und ausführliche Darstellung auf deutschsprachiger support.office.com Website
    Zum Formatieren von Feldergebnissen stehen drei Formatierungsoptionen zur Verfügung:
    - Formatschalter (\*)
    - Schalter für numerisches Format (\#)
    - Schalter für Datums-/Uhrzeitformat (\@)
  • (EXTRA:) Formular Platzhalter (Steuerelemente - ISE)
    Es gibt drei Varianten für Platzhalter in Word-Formular-Technik
    1. Neu ab 2007 / 2010: Inhaltssteuerelemente (*.docx, *.dotx, *.dotm, *.docm - also die neuen Dateiformate nötig)
    2. Klassische Formular-Platzhalter (in 2010: Vorversionstools - also bis 2003 die Standardtechnik)
    3. ActiveX Platzhalter (hier sind dann auch Aktive Techniken / Makro nötig: also *.dotm *.docm)
    Bitte erst die Multifunktionsleiste / das Menüband „Entwicklertools“ einblenden (Datei - Optionen - Menüband anpassen)!
  • (EXTRA:) Inhaltssteuerelemente - die neuen "einfachen" Formulare (ISE)
    Übersicht bei Microsoft Office Online: Link
    Tipp: Nutzung von ISE für Datum in den Dokumentenvorlagen
    Wichtig: die ISE lassen sich nur mit 2007/2010/2013/2016 Dokumentformaten verarbeiten!
    Übungen mit den anderen ISE: Kontrollkästchen, Bausteinkatalog (siehe AutoTexte), Kombinationsfeld
    mittels Gruppieren werden die Bereiche "geschützt" und mit Tab nutzbar
    durch den Entwurfmodus kann man die Tags/ISE sehen (eben auch die Gruppierung erkennen) und kann die Textbereiche wieder bearbeiten
  • Letzte TN-Fragen, Feedbackbögen

 

 

  • TabStopps vs. TabellenTabStopps vs. Tabellen
  • StandardschriftartStandardschriftart
  • FormatvorlagenFormatvorlagen
  • Feldfunktion CreateDateFeldfunktion CreateDate
  • AutoTexteAutoTexte
  • Seriendruck-AssistentSeriendruck-Assistent

Vielen Dank für die überaus positiven und freundlichen Feedbackbögen trotz der Tech-Probleme und des "heißen" Nachmittags (→ 1,5 Seminartage wären besser).
Ihr Trainer Joe Brandes

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