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Im Rahmen der EDV-Mitarbeiterfortbildungen der TU Braunschweig findet ab 13.09.2019 am Gauß-IT-Zentrum in der Hans-Sommer-Straße 65 ein "Excel - Pivot - Seminar" statt.

In diesem Kurs werden folgende Schwerpunkte vermittelt:

  • Daten filtern (AutoFilter, Spezialfilter)
  • Datenbankfunktionen
  • Einen als Tabelle definierten Bereich nutzen
  • Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen
  • Daten einer Pivot-Tabelle filtern
  • Daten einer Pivot-Tabelle auswerten (u. a. Pivot-Tabellendaten gruppieren, berechnete Felder/Elemente einsetzen)
  • Aufbau und Darstellung einer Pivot-Tabelle ändern
  • PivotCharts erstellen und bearbeiten

Hier die Rahmendaten zum Seminar:

Ort: Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommer-Straße 65
Zeiten: Mi, 13.09.17; jeweils 09.00 - 16.00 Uhr

Ich werde das Thema - in gewohnter Weise - mit täglichen Infos begleiten.
Ihr Trainer Joe Brandes

Mittwoch, 13.09.2017, 09.00 - 16.00 Uhr

  • Orientierungsphase, Teilnehmerthemen kennenlernen/koordinieren
  • Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
    Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)
    siehe Linksammlung in Hand-Out und hier nochmals in Kurzauflistung
    Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Abteilung 13 - Personalweiterbildung
    Link: https://www.tu-braunschweig.de/abt13/personalweiterbildung
    Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis:
    Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html
  • Arbeitsoberfläche ab Excel 2007/2010
    neues Design mit Ribbons ("Bändern")
    unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
  • Hilfe
    über Funktionsassistent "fx" in Bearbeitungszeile Hilfe für Zellen mit Formeln und Funktionen nachrecherchieren
    Hilfe lässt sich sonst auch über Symbol (oben rechts) bzw. Funktionstaste F1 aufrufen
  • Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)
    Excel 97-2003 Dateityp: *.xls
    Anzeige der Dateiendungen mittels Windows Explorer (Win + E):
    Windows XP - Explorer - Extras - Ordneroptionen - Register Ansicht Dateierweiterungen bei bekannten Dateitypen (nicht mehr) ausblenden
    Windows 7 - Explorer - siehe: Organisieren - Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht
    Windows 8/10 - Explorer - Menüband Ansicht - Gruppe Ein-/Ausblenden - Dateinamenserweiterungen (Kontrollkästchen)
    Tabellenblattnamen umbenennen
  • Als Tabelle formatieren...
    neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen;
    unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen;
    außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen:
    =SUMME(MitarbeiterListe[Gehalt])  
    Tipps: Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln;
    eine Spalte mit Reihenfolge der Eingabe einpflegen (z.B. "Laufende Nr"), damit sich eine stetige Reihenfolge bewusst erzeugen lassen kann;
    Anm.: bei Filterung (z.B. nur Abteilung = Produktion) reagieren die Standardsummen nicht -> wir brauchen spezielle Summenfunktionen (s.  DBSUMME)
  • Filtern / Sortieren
    die manuellen Schalter in "Als Tabelle formatierten.." Bereichen eingesetzg
    bei mehrfachem Filter/Sortieren Einsatz wird von links nach rechts die Logik umgesetzt
    Spezialfilter: Menüband Daten - Gruppe Sortieren und Filtern - Erweitert
    mit zusätzlichem Kriterienbereich lassen sich effizientere Logiken und Auswertungen erstellen
    Kriterien auf einer Zeile sind mit "UND" und auf unterschiedlichen Zeilen mit "ODER" logisch verknüpft
    Hinweis: bei Änderung der Filter-Kriterien muss der Filter wieder angewendet/aufgerufen werden
    Über "Löschen" kann der Filter entfernt werden.
    Das Filterergebnis lässt sich auch an anderer Stelle erzeugen - daran muss man nur immer wieder denken, wenn man den Spezialfilter neu aufruft
  • DB-Funktionen
    DBSUMME behandelt Tabellenbereiche wie Datenbanken und erlaubt quasi Abfragen mit Kriterien(Queries)
    Übungen zu einfachen ODER (Kriterien auf unterschiedlichen Zeilen) und zu UND (Kriterien befinden sich auf derselben Zeile) bei den Suchkriterienzellen;
    Hinweis auf Excel-Hilfe Kategorie DB-Funktionen oder wieder einfach über Funktionsassistenten die Hilfe aufrufen
    DB-Funtktionen: DBSUMME(), DBMAX(), DBMIN(), DBMITTELWERT(), ...
  • Pivot-Tabellen
    mittels Menüband Einfügen; Aufbereitung und Analyse von Daten mit Hilfe der Assistent-unterstützten Pivot-Tabellen
    Entwurf auf eigenem Tabellenblatt mit speziellen Menübändern für die Pivot-Konfiguration
    Zusammenhang mit DB-Funktionen (DBSUMME, DBANZAHL); auch hier wieder Einsatz von "Als Tabelle formatieren..."
    Eigenschaften von Feldern und Gesamt-PivotTable geändert (z.B. automatisches Anpassen Spaltenbreiten deaktiviert)
    Hinweis: beim Ändern der Datenbereiche für die PivotTable muss man diese manuell aktualisieren
    (Kontextmenü oder Schaltfläche Aktualisieren in Menüband Optionen der PivotTable-Tools)
    mehrere Auswertungen (Summe, Anzahl) in Bereich "Werte" möglich
    Datenschnitt einfügen (Menüband PivotTable-Tools - Optionen - Gruppe Sortieren und Filtern) - so lassen sich weitere attraktive Filterungen durchführen
    Berechnete Felder: Gruppe Berechnungen - Felder, Elemente und Gruppen - Berechnetes Feld... erstellen
    Beispiel: aus zwei Auswertungsspalten "Summe Gehalt" und "Summe Zulagen" wird "neues Feld" mit "= Gehalt + Zulagen"
    Gruppierte Bereiche (in Zeilen und/oder Spalten) möglich: zusätzlich Zeilen für "Abteilung" mit Feld "Team" erweitert - also als 2. Zuordnung bei den "Zeilenbeschriftungen" hinzugefügt
    Die berechneten Werte im Pivot-Bericht lassen sich einfach per Klick in Formeln übernehmen und werden clever als Pivot-Zuweisungen und nicht als relative (oder gar absolute) Zellbezüge (z.B. H19) übernommen. So passen die Zellen immer - egal wie sich der Bericht gerade mal nach Datenaktualisierungen verändert hat! Beispiel:
    =PIVOTDATENZUORDNEN("Gehalt";$A$3;"Abteilung";"IT")  
    Tipp: mit Doppelklick auf Zusammenfassungen in dem Pivot-Bericht erhält man automatisch eine neues Tabellenblatt mit den Detaillwerten der Pivot-Zusammenfassung!
    Übung: Diagramme aus Pivot-Daten; Tipp: Ausblenden mit Menüband - Analyse - Feldschaltflächen
  • Gruppieren / Gliedern von Tabellen (AutoGliederung)
    Übung mit Gliederungen mittels Menüband Daten - Gruppe Gliederung
    Wenn die Daten optimal aufbereitet werden (Summen, Additionen) ist sogar "AutoGliederung" möglich
  • Zusatzthema für Seminartag passend zu "DB-Pivot-Themen"
    Datenbank Microsoft Access
    ... mal 'nen Stündchen ;-) gerne auch mal einen Tag (siehe TU BS Schulung)
  • Datenbank Access
    Dateibasiertes relationales Datenbank Management System (RDBMS)
    im Unterschied zu Client/Server-Systemen wie MySQL;
    Relationen = Beziehungen (Referenzen) zwischen Tabellen
    Vorteil: sehr gute und effiziente Integration in das Microsoft Office
    Nachteil: Probleme bei großen Systemen und als Mehrbenutzersystem
    seit Versionen 2007 mit den neuen Multifunktionsleisten / Menübändern (Ribbons - Bändern)
    bitte auf die Titel der Ribbons und die angeordneten Gruppierungen achten
    Hilfe im Programm aufrufen mittels Funktionstaste F1
  • Access Datenbank-Objekte:
    Tabellen (enthalten die Datensätze),
    Abfragen (Standardtyp: Auswahlabfrage - ansonsten Aktionsabfrage: Aktualisierungs-, Lösch- oder Anfügeabfragen),
    Formulare (Monitoransichten zur Eingabe/Anzeige von Daten),
    Berichte (Ausgabe von "Reports")
  • Access vs. Excel
    Access der Profi für Datensätze (Records) - Excel der "Tabellenkalkulator"
    Tipp/Übung: Importieren von Excel-Tabellenblattinfos in eine Access-Tabelle → Ribbon Externe Daten - Gruppe Importieren - Excel
  • Abfragen (hier auch: Bedingungen/Kriterien)
    bei Texten z.B. Wie "EDV*" (alles was mit EDV anfängt und irgendwie weiter geht)
    bei Zahlen z.B. einfach die Zahlen nennen oder Vergleiche mit <, >, =
    Kriterien, die auf einer Zeile stehen sind mit UND verknüpft (müssen gleichzeitig erfüllt sein)
    Kriterien, die auf unterschiedlichen Zeilen stehen, sind mit ODER verknüpft
    Tipp: alle Felder in Entwurfsansicht übernehmen mittels Doppelklick auf Fenstertitelzeile und dann per Drag & Drop in Feldzeile ziehen
    Übung: Einfache Abfragen erstellt

 

  • DBSUMME()DBSUMME()
  • SpezialfilterSpezialfilter
  • PivotTable-OptionenPivotTable-Optionen
  • Datenschnitt (bei Pivot)Datenschnitt (bei Pivot)
  • Namens-ManagerNamens-Manager
  • Access - AbfrageAccess - Abfrage

 

Vielen Dank für Ihre überaus erfreulichen Feedbacks und Evaluationsbögen zum themenreichen Seminartag.
Ihr Trainer Joe Brandes

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