Am 05. Februar 2018 führen wir für die Graduiertenakademie der TU Braunschweig einen Aufbaukurs für die Tabellenkalkulation Excel durch.

Hier unsere Ausschreibung: Sie lernen in diesem praxisorientierten Seminar die Handhabung und den Umgang mit dem Programm Excel aus dem Hause Microsoft:

  • Arbeit mit erweiterten Formeln und Funktionen
  • große Tabellen effektiver nutzen und auswerten
  • Serienbrief in WORD mit Daten aus EXCEL-Mappen
  • Verschachtelte Funktionen
  • Arbeitsmappenverwaltung (Vorlagen)
  • Format-, Tabellen- und Diagramm-Vorlagen
  • Datenbankfunktionen
  • Datenanalyse mit Pivot-Tabellen
  • Teilnehmerthemen

Hier die Rahmendaten zum Seminar:

Ort: Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommer-Straße 65
Zeiten: Mo., 05.02.18;  09.00 - 16.00 Uhr

Ich werde das Thema - in gewohnter Weise - mit täglichen Infos begleiten.
Ihr Trainer Joe Brandes

 

Montag, 05.02.2018, 09.00 - 16.00 Uhr

  • Orientierungsphase, TN-Themen
    Zeiten/Pausenregelungen
    Anm.: auf Anregung aus TN-Kreisen GradTUBS wird als Verbesserung manchmal eine Vorbereitung der Inhalte gewünscht. Dem komme ich mit den hier vorbereiteten inhaltlichen Themen für den heutigen Seminartag nach.
    Downloads (Anm.: temporär!) auf Onedrive-Laufwerk Trainer J. Brandes
  • Arbeitsoberfläche ab Excel 2007 / 2010 / 2013 / 2016 / Office 365
    neues Design mit Ribbons ("Bändern")
    unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
    Tabellenblattnamen umbenennen mit "Rechter-Maus"-Technik (ging und geht immer!)
  • Extrainfo zum Seminar: siehe auch Hand-Out für Seminare Excel an der TU BS
    Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx
    (Arbeitsmappen - ohne Makros)
    Excel 97-2003 Dateityp: *.xls; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E);
    *.xlsm - Arbeitsmappen mit Makros
    *.xltx - Arbeitsmappen-Vorlagen
    *.xltm - Vorlagen inklusive Makros
    Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
    Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen
    Windows 8.1 / 10 - Explorer - Menüband Ansicht - Gruppe Ein-/Ausblenden - Dateinamenserweiterungen (Kontrollkästchen)
  • Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
    Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)
    Beitrag zum Thema "Shortcuts / Tastenkombinationen" auf diesem Portal
    Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Graduiertenakademie
    Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis:
    Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html
  • Zellen können drei Inhalte aufnehmen:
    Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem "="
    Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
    Eingaben sauber mit Return beenden
    Spezial: Datum und Uhrzeit sind spezielle Zahlenformate (siehe Rechte Maus - Zellen formatieren...)
    mit Zahleninhalten mit Bezug auf den 01.01.1900 bei Microsoft Systemen; keine negativen Uhrzeitformate möglich (Hinweis auf ####### in Zellen)
    Anm./Hilfe bei MacOS-Excel-Mappen: über Optionen - Erweitert - 1904 Datumswerte verwenden (Rubrik: Beim Berechnen dieser Arbeitsmappe)
    erste einfache Formeln mit "Arithmetischen Operatoren" ;-) also: + - / *
  • Zellen in Spalten und Zeilen
    Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen
    Bewegen mit Maus und Tastatur;
    mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
    mit Umschalten-Taste und Cursor wird markiert; Lässt sich kombinieren für effizientes Markieren großer Tabellenbereiche
    in neuen Exceltabellen: 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen (alt in xls: 256 x 65.536)
    schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste
    Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden
  • Zellen markieren
    Markieren getrennter Zellbereiche mit gehaltener Strg-Taste nach der ersten Markierung für alle folgenden Zellbereiche
  • Automatisches Ausfüllen (Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten)
    von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
    Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
    Excel 2010 / 2013: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
    eigentlich ja "Kopieren"
    Tipp: bei Zahlen Startwert und Schrittweite dann 2 Zellen markieren und ziehen
  • Eingabetricks:
    Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1-zu-1 als Text übernommen (z.B. '007)
    so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
    manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return
    neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + "+" bzw. "-" einfügen/löschen
    Aktuelles Datum mit Strg + . (Strg + Punkt)
  • Drag & Drop
    Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen"; Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern
    mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren
  • neue Spalten/Zeilen/Zellen
    Markieren der Spalte(n)/Zeile(n) und dann mittels Strg + "Plus" einfügen bzw. Strg + "Minus" entfernen
    bei Bereichen und Strg + "Plus" erscheint zusätzliches Menü
  • Zellformate
    Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit
  • Kommentare
    Mittels Rechter Maus (Kontextmenü) Kommentar eingefügt und später auch bearbeiten bzw. löschen, ein-/ausblenden
    in Ribbons: Überprüfen - Gruppe Kommentare
    in Druckoptionen lassen sich die Ausdrucksgestaltungen für die Kommentare einstellen
  • Funktionen
    am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
    MIN(), MAX(), MITTELWERT(), ANZAHL, ANZAHL2, HEUTE()
    Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile) und Aufruf von integrierter Hilfe
  • Zellbezüge (relativ und absolut)
    relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
    absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
    Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 werden automatische $ vergeben für Spalten und/oder Zeilen
    Übung: gemischte relative/absolute Zellbezüge bei "kleinem 1-Mal-1" (Formel: =B$1 * $A2 )
  • Diagramme - Diagrammblatt auf Knopfdruck
    Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig
    Diagramme reagieren auf Änderungen an den Daten für das Diagramm
    effektive neue Diagrammvorlagen möglich (Übungen hierzu);
    Standardordner Templates: C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates 
    Hinweis: im Templates-Ordner auch Backup-würdige Dateien!
    Beachten:neue/eigene Ribbons Diagrammtools (Entwurf, Layout, Format)
    erste einfache Anpassungen mit Hilfe von Layout und Formatvorlagen
    Austauschen von X-Achse und Legende mit Hilfe von Schaltfläche "Zeile/Spalte wechseln"
  • WENN-Funktion
    Logische Funktion mit 3 Parametern:
    Prüfung/Bedingung; Dann-Wert; Sonst-Wert
    Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe
    Anm.: Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen und so weiter bis maximal 9 Verschachtelungen (-> 10 Zuweisungen)
    Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfungen und für Berechnungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen, damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen)
  • SVERWEIS Funktion
    verschachtelte WENN-Funktionen können nur maximal 10 Werte verzweigen (9 mal WENN verschachteln) und das will ja auch kein Mensch machen ;-)
    mit SVERWEIS lassen sich aus Bereichen (Matrix) die entsprechenden Ergebniswerte aus den 2. / 3. ... Spalten auswerten:
    =SVERWEIS( B4; $A$2:$E$6 ; 2)  
    =SVERWEIS( B4 ; Provisionstabellenblatt!$A$2:$E$6 ; 2 )  
    oder mit Tabellen: (Als Tabelle formatieren...)
    =SVERWEIS( B4 ; Provisionstabelle[#Alle] ; 2 )
    Beachten: erste Spalte aufwärts alphanumerisch sortiert und Einstiegswert (kleinster möglicher Wert) sollte in der ersten Zeile berücksichtigt werden
    Verwandte Funktion: WVERWEIS() - dort das Ganze dann in Zeilen, statt in Spalten bei SVERWEIS()
  • Übung "Kassenbuch"
    die klassische Aufbereitung von Daten im oberen Bereich einer Tabelle
    Problem: Summen-Zellbereiche werden nicht automatisch erweitert, wenn neue Zeilen (Werte) unten angefügt werden
    Beachten: Excel gibt Hinweis (grünes Dreieck an Formelzellen / Summen), dass angrenzende Zellen aufgenommen werden könnten
    Trick: zusätzliche leere (farbig hervorgehobene) Zeile mit in Zellbereiche aufnehmen lassen und neue Zeilen mit Hilfe von Einfügen erzeugen; dadurch werden die neuen Zellen in die Zellbereiche "reingeschnitten" und die Zellbereiche für die Summen erweitert
    Nachteil: geht so nicht automatisch!
  • Als Tabelle formatieren...
    neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen;
    unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen;
    außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen:
    =SUMME(KassenbuchSep[Eingang])  
    Tipps: Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter, Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln;
    eine Spalte mit Reihenfolge der Eingabe einpflegen (z.B. "Laufende Nr"), damit sich eine stetige Reihenfolge bewusst erzeugen lassen kann;
    Anm.: bei Filterung (z.B. nur Werte = Pfand) reagieren die Standardsummen nicht -> wir brauchen spezielle Summenfunktionen (s. morgen DBSUMME)
  • Sortieren und Filtern
    nutzen der neuen Tabellenformate und Ribbon Daten; Hinweis: nach Änderung mit Sortieren lassen sich "Datensätze" nicht einfach in Originalfolgen bringen, was Datenbanktechnik entspricht und OK ist; Hilfe: durch Tabellenblattkopien oder am Besten eine fortlaufende ID-Spalte
    Wichtige Erkenntnis: beim Filtern von Daten werden zwar in Tabellen die nicht zutreffenden "Datensätze" ausgeblendet, aber eine Summe über eine Datenspalte berechnet weiterhin die Gesamtsumme (also ohne Filter!)
  • Übungen zu "moderner Variante Kassenbuch"
    Tabellenarbeitsblätter kopieren mit Maus (plus Strg-Taste) oder über Kontext-Menü Rechte Maus)
    Kassenbuch über mehrere Monate (Formeln über Tabellenblätter hinweg ='Kassenbuch Oktober'!F3) hinweg
    Wichtig: nach der Eingabe und Komplettierung der Formel (siehe Bearbeitungszeile - neben fx) nicht mehr mit der Maus auf die Ursprungstabelle zurück, sondern wie üblich die Formel sauber mit Return abschließen!
    nutzen der Technik "Als Tabelle formatieren..."
  • Format übertragen
    über Kontextmenü und/oder Symbol "Pinsel" die Formate aus Vorlage-Zelle auf andere Zellen übertragen
    Tipp: mit Doppelklick behält man den Kopierpinsel bis man ESC drückt
  • Benutzerdefinierte Zahlenformate
    am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
    alternativ dann einfach die Zeichenkette (engl. String - Text in Anführungszeichen) mit gewünschtem Text austauschen
    einmal definierte benutzerdefinierte Zahlenformate merkt sich Excel in der Kategorie "Benutzerdefinert" bei den Zahlenformaten
  • Bedingte Formatierung
    neue Regeln und Hervorhebungen mit Excel 2007/2010: Datenbalken, Farbskalen, Symbolsätze; alle lassen sich kombinieren,
    Regeln löschen und verwalten mittels des Ribbon Start - Formatvorlagen - Bedingte Formate...
  • Große Übung "Stundenzettel" (im Seminar nur "kurz angerissen")
    Anm.: negative Zellen (Zahlen kleiner 0) lassen sich nicht in Uhrzeit-Format darstellen -> Einsatz von WENN-Funktion
    Effizientes Arbeiten mit Uhrzeiten und Formaten für eine Stundenzettel / Arbeitszeiten
    Formatierungen mittels [h]:mm (für Zeiten jenseits 24h), JJJJ-MM-TT (Datum nach DIN: 2016-09-13)
    Rechnungen/Formeln: beachten der 24tel eines Tages:  (Beispiel)
    =WENN(B6>6/24 ; B6-1/48 ; B6)  
    Erklärung: in B6 steht eine Arbeitszeit (z.B. 07:00 Stunden); falls/wenn diese größer ist als 6:00 Stunden (6/24 Tag!) dann eine halbe Stunde (1/48 Tag) abziehen, sonst die Arbeitszeit selbst übernehmen
  • DATEDIF (Beispiel für versteckte Funktionen in Excel)
    Berechnung von Datumszelldifferenzen in Jahren (Schalter "y"), Monaten ("m") oder Kombinationen;
    Tipp: Suchmaschine nutzen mit Begriffen wie "Excel Jahre Differenz" (Beispiel-Ergebnis-Link)
  • DB-Funktionen
    DBSUMME behandelt Tabellenbereiche wie Datenbanken und erlaubt quasi Abfragen mit Kriterien (Queries)
    Übungen zu einfachen ODER (Kriterien auf unterschiedlichen Zeilen) und zu UND (Kriterien befinden sich auf derselben Zeile) bei den Suchkriterienzellen;
    Hinweis auf Excel-Hilfe Kategorie DB-Funktionen oder wieder einfach über Funktionsassistenten die Hilfe aufrufen
    DB-Funtktionen: DBSUMME(), DBMAX(), DBMIN(), DBMITTELWERT(), ...
  • Pivot-Tabellen
    mittels Menüband Einfügen; Aufbereitung und Analyse von Daten mit Hilfe der Assistent-unterstützten Pivot-Tabellen
    Entwurf auf eigenem Tabellenblatt mit speziellen Menübändern für die Pivot-Konfiguration
    Zusammenhang mit DB-Funktionen (DBSUMME, DBANZAHL); auch hier wieder Einsatz von "Als Tabelle formatieren..."
    Eigenschaften von Feldern und Gesamt-PivotTable geändert (z.B. automatisches Anpassen Spaltenbreiten deaktiviert)
    Hinweis: beim Ändern der Datenbereiche für die PivotTable muss man diese manuell aktualisieren
    (Kontextmenü oder Schaltfläche Aktualisieren in Menüband Optionen der PivotTable-Tools)
    mehrere Auswertungen (Summe, Anzahl) in Bereich "Werte" möglich
    Datenschnitt einfügen (Menüband PivotTable-Tools - Optionen - Gruppe Sortieren und Filtern) - so lassen sich weitere attraktive Filterungen durchführen
    Berechnete Felder: Gruppe Berechnungen - Felder, Elemente und Gruppen - Berechnetes Feld... erstellen
    Beispiel: aus zwei Auswertungsspalten "Summe Gehalt" und "Summe Zulagen" wird "neues Feld" mit "= Gehalt + Zulagen"
    Gruppierte Bereiche (in Zeilen und/oder Spalten) möglich: zusätzlich Zeilen für "Abteilung" mit Feld "Team" erweitert - also als 2. Zuordnung bei den "Zeilenbeschriftungen" hinzugefügt
    Die berechneten Werte im Pivot-Bericht lassen sich einfach per Klick in Formeln übernehmen und werden clever als Pivot-Zuweisungen und nicht als relative (oder gar absolute) Zellbezüge (z.B. H19) übernommen. So passen die Zellen immer - egal wie sich der Bericht gerade mal nach Datenaktualisierungen verändert hat! Beispiel:
    =PIVOTDATENZUORDNEN("Gehalt";$A$3;"Abteilung";"IT")  
    Tipp: mit Doppelklick auf Zusammenfassungen in dem Pivot-Bericht erhält man automatisch eine neues Tabellenblatt mit den Detaillwerten der Pivot-Zusammenfassung!
    Übung: Diagramme aus Pivot-Daten; Tipp: Ausblenden mit Menüband - Analyse - Feldschaltflächen
  • TN-Feedbackbögen, TN-Bescheinigungen, letzte TN-Fragen

 

  • Als Tabelle formatierenAls Tabelle formatieren
  • WENN()WENN()
  • Relativ vs. AbsolutRelativ vs. Absolut
  • Teilergebnis()Teilergebnis()
  • DatenbankfunktionenDatenbankfunktionen
  • Pivot-TablePivot-Table

 

Vielen Dank für die Super-Feedbackbögen! Anmerkungen zur inhaltlichen und zeitlichen Optimierung werden wir weiter einarbeiten und berücksichtigen.
Ihr Trainer Joe Brandes

 

Zusatzinfos zum Seminarkontext bzw. Ausschreibungen zu Excel-Seminarthemen:

  • Große Tabellen (hier auch Ausdrucksgestaltung)
    Fixierung der Tabellenblätter für besseres Scrollen, siehe Ribbon Ansicht - Gruppe Fenster - Fenster einfrieren
    Hinweis: vorher die Zelle zum Fixieren anklicken (Anm. Begriffe sowohl "einfrieren" als auch "fixieren")
    Ausdrucksoptimierung über die Seitenansicht (Druckvorschau): Ribbon Datei - Drucken
    Dialogfenster "Seite einrichten" mit Registern: Papierformat (mit Skalierung), Seitenränder (Zentrierungen), Kopfzeile/Fußzeile (vordefinierte und manuelle), Blatt (Wiederholungszeilen nicht in Druckdialogen von Excel konfigurierbar)
    Anm.: Wiederholungszeilen lassen sich nur in der Tabellenbearbeitung über Ribbon Seitenlayout - Seite einrichten konfigurieren; Tipp: Direkt über Symbol "Drucktitel einstellen"
  • OLE (Object Linking and Embedding - siehe auch mein Hand-Out-Download zum Thema Excel der TU BS)
    Excel Tabellen-Bereiche über die Zwischenablage
    1) einfach einfügen (Strg + V) - ergibt Word-Tabelle
    2) Inhalte einfügen... - Einfügen Excel Objekt
    3) Inhalte einfügen... - Verknüpfen Excel Objekt
    Vor- und Nachteile diskutiert, Verknüpfungen-Dialog zur Reparatur und Anpassung;
    im GITZ funktionieren die automatischen Aktualisierungen mit den verknüpften Opjekten nicht:
    dann bitte über Kontextmenü manuell automatisieren
  • Seriendruck (Anm.: wurde heute nicht behandelt - hier inhaltliche Darstellung)
    Zusammenspiel von Seriendruck-Hauptdokumenten und Datenquellen (Steuerdatei)
    wichtig: man hat keine Standard-Word-Dokument mehr beim Seriendruck! Beim Öffnen immer der Hinweis auf die verknüpfte Datenquelle (siehe: select * from kunden$ - SQL Import - Structured Query Language zur Abfrage der Datenquelle)
    Menüband: Sendungen
    Wichtig: beim Öffnen des Word-Seriendruck-Hauptdokuments wird (im Hintergrund) ebenfalls die Datenquelle (z.B. Excel Arbeitsmappe) geöffnet, die somit für das Bearbeiten gesperrt/geschützt ist!
    das Hauptdokument kann wieder in ein "Normales Word-Dokument" gewandelt werden
    SD-Hauptdokumente-Typen:
    Briefe, E-Mails, Umschläge, Etiketten, Verzeichnisse
    Datenquellen (Steuerdateien):
    Excel-Tabellen, Access-DB-Tabellen,  DB-Server über ODBC (Offene DB Kennektivitäts-Schnittstelle), Outlook-Kontakte (sehr effizient), CSV-Dateien (Komma separierte Wertedateien - also Textdateien mit "Trennern" z.B. ;); Anm.: Liste nicht vollständig!
    Praxis mit Excel-Tabelle:
    Empfehlungen für Arbeitsmappe: in oberster Zeilen beginnen, Tabellenblätter benennen
    für Excel-Profis: natürlich gehen auch die Tabellenformate (neu ab 2007: "Als Tabelle formatieren") oder manuelle benannte Bereiche
    Seriendruckfelder einfügen (Menüband mit Tools für Seriendruck beachten):
    einzelne Seriendruckfelder einfügen; alternativ: per Adressblock bzw. Grußzeile
    Zuordnung von Feldern anpassen, um Adressblock/Grußzeile besser nutzen zu können
    Serienbriefe erzeugen (Gruppe "Fertig stellen")
    Gesamtdokument mit allen Einzeldokumenten; echter Massendruck
    Empfehlung: gerne auch PDF erzeugen für den Drucker/die Druckerei (seit 2007 eingebaut)
    hier auch eine Zusammenarbeit mit Outlook für Serien-Mails möglich
    Seriendruckfeldfunktionen (anzeigen und bearbeiten)
    Problem mit Datumsanzeigen (englisches/amerkanisches Format: 10/13/2014) beheben:
    Formatschalter hinzufügen mittels
    {mergefield Geburtsdatum \@ "dd. MMMM yyyy"} ergibt 13. Oktober 2014
    Wichtig: die geschweiften Klammern (inkl. Rahmung) lassen sich nicht über Symbole einfügen
    neue Feldfunktion einfügen: Strg + F9 erzeugt die leeren Klammern für Feldfunktionen
    Regeln: Nutzung von "Wenn...Dann...Sonst"-Feldern
    Feldfunktionen bearbeiten mit Alt+F9; Aktualisieren mittels F9 (auch immer rechte Maustaste / Kontexmenü möglich); Beispiele für Seitennummerierungen - Empfehlung Feldfunktionen für Seitennummerierungen für Seriendruckdokumente: Page / SectionPages
    Formatierungsoptionen
    sehr gute und ausführliche Darstellung auf deutschsprachiger support.office.com Website
    Zum Formatieren von Feldergebnissen stehen drei Formatierungsoptionen zur Verfügung:
    - Formatschalter (\*)
    - Schalter für numerisches Format (\#)
    - Schalter für Datums-/Uhrzeitformat (\@)

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