Im Rahmen der EDV-Mitarbeiterfortbildungen der TU Braunschweig findet am 20.02.2018 am Gauß-IT-Zentrum in der Hans-Sommer-Straße 65 das Seminar "Formulare in Word und PDF" statt.

Mit Word kann man schnell und effizient Formulare mit Hilfe von Inhaltssteuerelementen (ISE) erstellen oder die klassischen Formulartechniken von Word nutzen.
Und mit Adobe Acrobat kann man PDF-Formulare für unterschiedliche Nutzungs-szenarien erzeugen und auswerten.

Wir werden in unserem Seminar die folgenden Themen praktisch erarbeiten:

  • Schnelle Word-Formulare mit Inhaltssteuerelementen (ISE)
  • Klassische Formulare mit Abschnitten und Dokumentvorlagen
  • PDF Formulare mit Adobe Acrobat
  • Übungen und Praxisbeispiele

Hier die Rahmendaten zum Seminar:

Ort: Gauß-IT-Zentrum, Hans-Sommer-Straße 65, HS 65.3
Zeiten: Di, 20.02.18; 09.00 - 16.00 Uhr

Ich werde das Thema - in gewohnter Weise - mit täglichen Infos begleiten.
Ihr Trainer Joe Brandes

 

Dienstag, 20.02.2018, 09.00 - 16.00 Uhr

  • Orientierungsphase, Teilnehmerthemen kennenlernen/koordinieren
  • Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
    Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)
    siehe Linksammlung in Hand-Out und hier nochmals in Kurzauflistung
    Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Abteilung 13 - Personalweiterbildung
    Link: https://www.tu-braunschweig.de/abt13/personalweiterbildung
    Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis:
    Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html     
    Downloads (Anm.: temporär im Seminar!) auf Onedrive-Laufwerk Trainer J. Brandes
  • Mustermappe PDF Standard (TU Braunschweig)
    Hinweis auf Einhaltung der CD (Corporate Design) Standards der TU BS
    Dokumentation: "Mustermappe PDF Standards 01.2016.pdf" (siehe Downloads OneDrive)
  • Formular Platzhalter (eine Übersicht)
    Es gibt drei Varianten für Platzhalter in Word-Formular-Technik
    1. Neu ab 2007 / 2010: Inhaltssteuerelemente - ISE (*.docx, *.dotx, *.dotm, *.docm - also die neuen Dateiformate nötig)
    2. Klassische Formular-Platzhalter (in 2010: Vorversionstools - also bis 2003 die Standardtechnik)
    3. ActiveX Platzhalter (hier sind dann auch Aktive Techniken / Makro nötig: also *.dotm *.docm)
    Praxistipp: bitte erst die Multifunktionsleiste / das Menüband (bzw. Multifunktionsleiste) „Entwicklertools“ einblenden (Datei - Optionen - Menüband anpassen)!
    Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E) oder in den Anwendungen Word und Co:
    Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
    Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen; jeweils: bekannte Dateierweiterungen wieder einblenden lassen!
  • AutoTexte (hier als Zusatzinfo wegen Nutzung mit Bausteinkatalog-ISE; Tastenkombinationen: F3, Alt + F3)
    die klassischen Textbausteine, Erstellen mittels Markieren und Alt + F3,
    Sichern in Dokumentvorlagen (Normal.dotm für Word oder auch in Ihren persönlichen Dokumentvorlagen/Kopfbögen)
    Nutzung der Textbausteine durch Aufruf der AutoText-Namen und Return (bzw. F3);
    Tipp: Drucken der AutoTexte mittels Drucken - Einstellungen - Dokumenteigenschaften - AutoText-Einträge
    Tipp: bitte AutoTexte in Kategorien organisieren, dann lassen sich die erstellten Bausteine effektiver nutzen (siehe später auch ISE Bausteinkatalog)
    in Menüband finden: Einfügen - Gruppe Text - Schnellbausteine - AutoText
  • Inhaltssteuerelemente - die neuen "einfachen" Formulare (ISE)
    Übersicht bei Microsoft Office Online: Link
    Tipp: Nutzung von ISE für Datum in den Dokumenten und Dokumentenvorlagen
    Wichtig: die ISE lassen sich nur mit 2007/2010/2013/2016 Dokumentformaten (*.docx, *.dotx) sauber verarbeiten und speichern!
    Übungen mit den anderen ISE: Kontrollkästchen, Bausteinkatalog (siehe AutoTexte), Kombinationsfeld
    mittels Gruppieren werden die Bereiche "geschützt" und mit Tab nutzbar
    durch den Entwurfmodus kann man die Tags/ISE sehen (eben auch die Gruppierung erkennen) und kann die Textbereiche wieder bearbeiten
  • Word - Klassische Formulare (mit Dokumentvorlagen, geschützten Abschnitten und Vorversionstools)
    → Dokumentvorlage vorbereiten (*.dotx, *.dotm - erläutert und Übungen)
    die "Leitz-Ordner" mit allen Eigenschaften, Einstellungen, Formatvorlagen oder AutoTexten für die Dokumente
    neue "Leere Dokumente" basieren auf Normal.dotm im Standard-Templates-Vorlagenordner:
    Pfad auf Win7/Office 2010: C:\Benutzer\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates  
    Anm.: Ordner/Pfad ab AppData normaler Weise versteckt
    Durch Unterordner erhält man bei Datei - Neu - Meine Vorlagen schöne Registerkarten für die Templateverwaltung
    Übung: neue Dokumente basierend auf den Vorlagen geöffnet (Datei - Neu - Meine Vorlagen) und nach der individuellen Anpassung als eigene neue Dokumentvorlagen in .\Templates\MeinOrdner gespeichert
    Wichtig: wenn man die Templates selbst bearbeiten will, darf man diese nicht per Doppelklick im Dateimanager (Windows Explorer - Win + E) öffnen, sondern manuell per Menüband - Öffnen - den Templates-Favorit für Word nutzen)
    Tipp: Miniatursymbole anzeigen in Vorlagenauswahldialog (siehe Datei - Neu): hierzu die Dateien mittels Menüband Datei - Informationen  -> Eigenschaften (Link auf rechter Anzeigeseite) - Erweiterte Eigenschaften - Register Zusammenfassung konfigurieren
    → Formularplatzhalter einfügen und konfigurieren (siehe Vorversionstools)
    in Textgerüsten die gewünschten Platzhalter einfügen
    → Abschnitte einfügen (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe: Seite einrichten - Umbrüche)
    fortlaufende Abschnittswechsel ergen Dokumentbereiche (Abschnitte - siehe Statuszeile Word)
    → Dokument für Formular nutzen schützen (siehe Menüband Überprüfen - Gruppe: Schützen - Bearbeitung einschränken)
    Bearbeitungseinschrankungen für Formulare konfigurieren - entsprechende Abschnitte konfigurieren
  • Adobe Acrobat (aktuell Teil der DC-Tools - Document Cloud; bzw. der CC - Creative Cloud)
    Wikipedia-Artikel zu Acrobat (Link);
    Adobe Reader: kostenloser PDF-Leser und Formular-"Ausfüller" für nahezu alle Plattformen (Betriebssysteme); kann auch Kommentare in PDFs einfügen
    Adobe Acrobat: kostenpflichtiger PDF-Experte von Adobe, Teil der Creative Suites, letzte Version in CS6: Acrobat X;
    als eigenständige Software (siehe Dauerlizenz) bzw. in der Adobe Cloud (als Software-Miete; SaaS - Software as a Service) in Version XI und aktuell Version DC (Document Cloud)
    History der Versionen: 7, 8, 9, X (Versionen jeweils: Pro / Standard), XI, 2017 (als Dauerlizenz verfügbar), DC (Versionsnummer: 12)
    aktuelle Versionen: https://acrobat.adobe.com/de/de/acrobat/pricing/compare-versions.html
    und Preise: https://acrobat.adobe.com/de/de/landing/tt/pricing-individual.html  
    Zusatzprogramme erläutert: Distiller (PDF-Ersteller/Drucker bei Acrobat dabei), LiveCycleDesigner (PDF-Formularspezialist)
    Voreinstellungen (Programmoptionen) bei Adobe Software oft mit Strg + K
  • Erstellungsprozess PDF-Formulare (typischer Arbeitsablauf)
    Vorlage erstellen (mit Word, OpenWriter, InDesign, ...)
    Konvertierung nach PDF (z. B. Adobe Destiller oder PDF-Exporttechniken der Tools)
    Umwandlung in ein Formular (hier beginnt die Arbeit von Adobe Acrobat)
    pdf-formulare-erstellen-tu-bs-600px
    Formularfelder anpassen / einfügen / konfigurieren
    Formular speichern
    Hinweis:
    für digitale Speichermöglichkeiten der PDF-Formulare durch Adobe Reader (Reader Versionen vor Version XI) mussten die entsprechenden Aktivierungen der Zusatztechniken durchgeführt werden - aktuelle Empfehlung: diese Zusatztechnik nicht mehr integrieren, sondern die Nutzer zur Verwendung neuer Readerversionen anhalten. (Grund: das ergäbe nochmals einen eigenen PDF-Typus)
  • Übungsszenario für Seminartag
    Memo-Notizen-Formular für "Hotline" der TU Braunschweig wurden als Download vorbereitet (s. temporäres Onedrive)
    Erstellungsprozess (s.o) exemplarisch durchgeführt und die automatischen Felderkennungen von Acrobat entdeckt und eingeschätzt
    Einsatz aller Feldtypen und ihrer Grundeigenschaften,
    berechnete Felder (Multiplikation zweier Textfelder),
    Validierung von Werten möglich (nicht erlaubte Werte ablehnen)
    Umschalten zwischen Formularbearbeitung und Standardansicht Acrobat über entsprechende Werkzeug-Schaltflächen
    oder Menüpunkte - Tastenkombination: Umschalten + Strg + 7
  • Formularfeldtypen
    Textfelder: Eingabe von verschiedenen Zeichen mit Hilfe der Tastatur (auch Zahlen / Währung / Datum);
    Optimierung von mehrzeiligen Feldern unter Beachtung und Konfiguration von Zeichenlänge und Formatierungen (siehe Schriftgröße: Auto)
    Kontrollkästchen: aktiv / deaktiv - "ankreuzen"
    Optionsfelder: Auswahl aus einer Gruppe von Möglichkeiten (Optionsgruppe);  beim Erstellen auf die automatische Zuweisung zu einer Gruppe achten und diese nutzen
    Auswahllisten: Auswahl aus einer Liste von Elementen; bei Mehrfachauswahlen muss Nutzer hierfür die Strg-Taste kennen
    DropDown-Listen: Kombination aus Textfeldern und Auswahllisten (inkl./exkl. Option eigene Eingabe möglich)
    Schaltflächen: Buttons - für Aktionen wie Formular löschen / zurücksetzen oder Drucken...
    Digitale Signatur (Formularnutzer "unterschreiben")
  • Felder positionieren
    Raster nutzen (siehe Strg + U) / am Raster ausrichten;
    Hilfslinien mit Maus aus Linealen ziehen und zurücklegen
    Mehrer Felder mittels Umschalten bzw. Strg auswählen und über
    Kontextmenü / Rechte Maustaste dann Ausrichten, Verteilen, Zentrieren oder Größen anpassen
    Felder können im Druck unsichtbar werden; Felder können "als erforderlich" gekennzeichnet werden
    Achtung: einfach nur kopierte Felder (Strg C / Strg V) sind Klone (enthalten also automatisch identische Inhalte!)
  • Formulare auswerten (Anm.: nur kurz durch Trainer gezeigt)
    manuell mit Acrobat: "Formulardaten verwalten - Datendateien in Tabelle zusammenführen" und dann in CSV-Datei (oder XML-Datei) exportieren (Erklärung: CSV Comma Separated Value - Textdatei mit Trennern wie Semikolon oder |)
    Hinweis: CSV-Daten lassen sich mit Excel einlesen - aber gerne auch mit alternativen Tools wie OpenCalc/LibreCalc oder auch Datenbanken (siehe Access, MySQL, ...); Problem bei Excel: Zahlenwerte wie 24.5 werden in Excel automatisch zu 24. Mai (hier: Punkt beachten bei 24.5 !)
  • JavaScript Beispiel (Anm.: nur kurz durch Trainer angesprochen)
    für Lösungen in PDF-Formulare: Aktuelles Datum (mit JavaScript)
    eine beispielhafte Lösung - es gibt auch Lösungen über JS auf Seitenebene, ... (Vorschlag: mal Googeln)
    hier wichtig: der Name "txtMemoDatum" muss dem Namen des Datumsfeldes entsprechen!
    View source
    1. var datumsfeld = this.getField("txtMemoDatum");
    2. var jetzt = new Date();
    3. var tag = jetzt.getDate();
    4. var monat = jetzt.getMonth() +1;
    5. var jahr = jetzt.getFullYear();
    6. datumsfeld.value = tag+"."+monat+"."+jahr;
    Der Einbau von JavaSkript kann neben den gezeigten Bereichen in den Eigenschaften von Formularfeldern auch für das Gesamtdokument eingefügt - also genutzt - werden: siehe hierzu das Werkzeug "JavaScript" des Acrobat!
    Anregungen mit anderen JS-Problemlösungen aus Seminaren an der TU BS:
    Link: http://pcsystembetreuer.de/office-technik/225-pdf-formulare-tu-bs-24-02-14.html#code-schnippsel-snippets  (s. z.B. Nachfrage "Drucken, wenn komplett")
  • Adobe PDF Formular Spezialsoftware: LiveCycle Designer ES
    Spezialsoftware für PDF-Formulare; Assistent mit Vorlagen
    Nutzung von Formularvorlagen mit meist Geschäftsschwerpunkten Rechnungen, Listen,...
    Beispiel: Datumsfelder mit Auswahllisten und noch "besserem" Datumswechsler
  • Hinweis auf Trainer-PowerPräsentation mit dem "Roten Faden Acrobat Formulare"
    Links auf vorletzter Folie: (auch aktuellere Veröffentlichungen verfügbar)
    Übersicht Adobe Acrobat Versionen http://de.wikipedia.org/wiki/Adobe_Acrobat
    RRZN Elektronische Formulare erstellen http://www.rrzn.uni-hannover.de/pdfform.html
    Creating PDF Forms for Government Ted Padova (100 MB Multimedia-PDF); http://www.tedpadova.com/
    Herdt Skript (zu Acrobat X und auch XI) Adobe Acrobat X, PDF-Dokumente erstellen und publizieren; Birgit Szuba; Mai 2011 https://shop.herdt.com/de/product/ACRODC2015
    Videotrainings Video2Brain; Link: http://www.video2brain.com/de/search.htm?search_entry=acrobat
    Adobe Acrobat X in der Druckvorstufe; PDF-Formulare mit Acrobat X und dem LifeCycle Designer
  • Letzte TN-Fragen, Feedbackbögen, Bescheinigungen

 

  • AbschnittswechselAbschnittswechsel
  • Abschnitte schützenAbschnitte schützen
  • OptionsgruppeOptionsgruppe
  • Button mit AktionButton mit Aktion
  • Daten auswertenDaten auswerten
  • Bausteinkatalog ISEBausteinkatalog ISE

Vielen Dank für die erfreulich positiven Feedbackbögen.
Ihr Trainer Joe Brandes

 

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