• Office 2010Office 2010

Im Rahmen der Mitarbeiterfortbildungen an der Ostfalia findet am 26.06.2018 ein Seminar zum Thema "Word - Tipps und Tricks" statt.

Hier unsere Ausschreibung: Sie lernen in diesem praxisorientierten Seminar die Handhabung und den Umgang mit dem Programm Word aus dem Hause Microsoft:

  • Tastenkombinationen (Word beschleunigen)
  • Formatvorlagen (Dokumente, Absätze, Zeichen)
  • Autotexte (Schnellbausteine)
  • Feldfunktionen (Datum, Dokumentname, Nummerierung)
  • Inhaltssteuerelemente (ISE – einfache Wordformulare)
  • Ihre Themen und Fragen

Hier die Rahmendaten der Veranstaltung:

Ort: Ostfalia - Suderburg, Raum B48, Gebäude B, Herbert-Meyer-Str. 7, 29556 Suderburg
Zeit: Dienstag, 26.06.2018;  10.00 - 17.00 Uhr

Ich werde unser Seminar an dieser Stelle - wie immer - ausführlich begleiten und wünsche viel Spaß und Erfolg ...
Ihr Trainer Joe Brandes

Dienstag, 26.06.2018, 10.00 - 17.00 Uhr

  • Orientierungsphase, TN-Themen Kopf-/Fußzeilen, Rechnen mit Feldfunktionen,
    Zeiten/Pausenregelungen
  • Hinweis auf Online-Resourcen und Tools für die weiteren Arbeiten mit Excel
    Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com (Nachfrage aus Seminar)
    Windows Bildschirmlupe mit Win + "Plus/Minus", Lupe weglegen mit Win + ESC
    Beitrag zum Thema "Shortcuts / Tastenkombinationen" auf diesem Portal
    Ansprechpartner an der Ostfalia - Dezernat 2 - Personalentwicklung - aktuell: D. Schwarzer (Dez. 1)
  • Arbeitsoberfläche ab Word 2010
    neues Design mit Ribbons ("Bändern")
    unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
  • Word 2010
    Arbeitsumgebung kennen gelernt, Ribbons, Lineale, Zoom
    Tipps: Standardformatvorlage für alle Dokumente auf Standardeigenschaften einstellen - siehe Formatvorlagen - Ändern - auch in "Neuen Dokumenten basierend auf der Vorlage" anwenden (Übung: Standardschrift Arial 12 pt - Hinweis: 1 pt vereinbart als 1/72 Zoll also ca. 1/3 mm)
    Hinweis: Stil-Sets (Word 2003 vs. Word 2010 über Schaltfläche Formatvorlagen);
    Tipp: Zuweisen der Formatvorlage "Standard" mit Tastenkombination Umschalten + Strg + N
  • Effektives Markieren
    Wort (Doppelklick), Zeile (links neben Zeile), Absatz (Doppelklick links neben Absatz),
    Satz (Strg + Klick in den Satz),
    Alles Markieren (Strg + A); Umschalten und Cursor für Tastaturmarkierung,
    Pos1 / Ende (Anfang / Ende Zeile) bzw. mit Strg Anfang Dokument und Ende Dokument
    Manuelle Markieren mit Tastatur mit Umschalten + Cursor
  • Vom "Groben ins Feine" arbeiten
    bitte erst die Seitenformate (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe "Seite einrichten"; siehe Linker und Rechter Seitenrand)
    → dann Absatzformate (mit Absatzformatvorlagen)
    → dann Zeichenformate (individuelle Formate mit Zeichenformatvorlagen)
    also vom Groben ins Feine überarbeiten und dann "Alles" in einer Dokumentvorlage (*.dotx) ablegen und nutzen!
    Beachtung der DIN 5008:2011 für die Erstellung von normgerechten Geschäftsdokumenten (Wikipedia-Link)
  • Nummerierungen / Aufzählungen
    Einfache Nummerierungen und Aufzählungen, vordefinierte Formate für Einzüge und hängende Einzüge
    Nutzung der nächsten Zeilen mit manuellem Zeilenumbruch (Umschalten + Return)
    Gliedern der Ebenen mit Einzug vergrößern/verkleinern
    Hinweis: 3. Symbol rechts daneben "Liste mit mehreren Ebenen" (Gruppierungen) vermeiden - später bei Formatvorlagen "Überschriften" nutzen!
  • Absatz- und Zeichenformatvorlagen
    Übung zu den Formatvorlagen: Bereitstellung eines "Dummy"-Dokuments für die Übungen
    Zuweisen von vordefinierten Absatzformatvorlagen "Überschrift 1" und "Überschrift 2" gemäß Dokument (siehe Ü1 bzw. Ü2 in Absätzen)
    Anpassen der Formatvorlagen mittels Fenster Formatvorlagen - Vorlage - Ändern
    Übung zu Formatvorlagen:
    Standard: statt Calibri / 11pt / ändern auf Arial / 12pt und andere Abstände vor/nach dem Absatz
    Überschrift 1 und 2: Arial, Schriftfarbe "Automatisch"
    Tipp: Automatische Gliederungen (1. / 1.1 / 1.1.1) mittels Schaltfläche Gliederung ("Liste mit mehreren Ebenen") und dann auf eine Gliederung mit Angabe von "grauen Texten Überschrift nutzen; es werden automatisch alle Formatvorlagen "Überschrift X" (X=1, 2, ...) mit Gliederungen/Kapitelnummern versehen!
    Übungen: Eigene neue Formatvorlagen für Absätze und Zeichen erstellt.
    Tipp für Kopieren von Texten aus Websites oder PDFs:
    Entfernen von Formatierungen über die Zwischenablage → in einfachste Texteditoren (z.B. mit Editor - Notepad von Windows) einfügen → dann zu Word kopieren!
  • Verweise (Menüband)
    für Inhaltsverzeichnis (technisch: eine Feldfunktion); Aktualisieren über Klick und Funktionstaste F9 oder natürlich wieder Rechte Maustaste - Felder aktualisieren... (nur Seitenzahlen oder auch gesamtes Verzeichnis)
    Hinweis: auf Aktualisierung der Feldfunktionen vor dem Drucken achten!
  • Kopf-/Fußzeilen
    aktiviert per Doppelklick; vorhandene TabStopps für zentrierte und rechtsbündige Texte genutzt
    weitere Einstellungen: 1. Seite, Gerade / Ungerade Seiten anders ergibt dann 3 individuelle Kopf-/Fußzeilen
    mit Abschnitten/Abschnittswechsel (siehe Menüband Seitenlayout - Gruppe: Seite einrichten - Umbrüche - Abschnitt-Variante
  • Tabulatoren (TabStopps)
    Übung (siehe auch Kopf-/Fußzeilen)
    eigene kleine Liste mit linksbündigen Tabulatoren erstellt;
    Handling der Tabulatoren-Positionen über das Lineal - dort auch Einzüge links, erste Zeile, hängend, rechts
  • Feldfunktionen
    Übungen: Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für
    "Page" (aktuelle Seite - Feldkategorie: Nummerierung)
    "NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten - Feldkategorie: Dokumentinformationen);
    "FileName" (auch inklusive Dateipfad möglich - Feldkategorie: Dokumentinformationen)
    "StyleRef" (z.B. in Kopfzeilen direkt auf "Überschrift 1" referenzieren)
    Tipp: Feldfunktionen aktualisieren mit F9 - oder natürlich Kontextmenü/Rechte Maustaste
    Anzeigen der Feldfunktionen über Kontextmenü auf Felder - Feldfunktionen ein/aus
    Manuelles Einfügen von Feldfunktionen mittels Strg + F9 (Anm.: das ergibt die speziellen "geschweiften Klammern"!)
    TN-Frage "Rechnen in Word": siehe Anleitungen wie Link 1 , Link 2 , Link 3  (Anm.: nur eine kleine Auswahl)
  • Dokumentvorlagen (*.dotx, *.dotm - erläutert und Übungen)
    die "Leitz-Ordner" mit allen Eigenschaften, Einstellungen, Formatvorlagen oder auch AutoTexten für die Dokumente
    neue "Leere Dokumente" basieren auf Dokumentvorlage "Leeres Dokument" / Normal.dotm im Standard-Templates-Vorlagenordner:
    Pfad auf Win7/Office 2010: C:\Benutzer\UserName\AppData\Roaming\Microsoft\Templates  
    Anm.: Ordner/Pfad ab AppData normaler Weise versteckt
    Durch Unterordner erhält man bei Datei - Neu - Meine Vorlagen schöne Registerkarten für die Templateverwaltung und Nutzung
    Übung: neue Dokumente basierend auf den Vorlagen geöffnet (Datei - Neu - Meine Vorlagen) und nach der individuellen Anpassung als eigene neue Dokumentvorlagen in .\Templates\MeinOrdner gespeichert
    Wichtig: wenn man die Templates selbst bearbeiten will, darf man diese nicht per Doppelklick im Dateimanager (Windows Explorer - Win + E) öffnen, sondern manuell per Menüband - Öffnen - den Templates-Favorit für Word nutzen)
    Tipp: Miniatursymbole anzeigen in Vorlagenauswahldialog (siehe Datei - Neu): hierzu die Dateien mittels Menüband Datei - Informationen  -> Eigenschaften (Link auf rechter Anzeigeseite) - Erweiterte Eigenschaften - Register Zusammenfassung konfigurieren
  • AutoTexte (Tastenkombinationen: F3, Alt + F3)
    die klassischen Textbausteine, Erstellen mittels Markieren und Alt + F3,
    Sichern in Dokumentvorlagen (Normal.dotm für Word oder auch in Ihren persönlichen Dokumentvorlagen/Kopfbögen)
    Nutzung der Textbausteine durch Aufruf der AutoText-Namen und Return (bzw. F3);
    Tipp: Drucken der AutoTexte mittels Drucken - Einstellungen - Dokumenteigenschaften - AutoText-Einträge
    Tipp: bitte AutoTexte in Kategorien organisieren, dann lassen sich die erstellten Bausteine effektiver nutzen (siehe später auch ISE Bausteinkatalog)
    in Menüband finden: Einfügen - Gruppe Text - Schnellbausteine - AutoText
  • Formular Platzhalter (Steuerelemente - ISE)
    Es gibt drei Varianten für Platzhalter in Word-Formular-Technik
    1. Neu ab 2007 / 2010: Inhaltssteuerelemente (*.docx, *.dotx, *.dotm, *.docm - also die neuen Dateiformate nötig)
    2. Klassische Formular-Platzhalter (in 2010: Vorversionstools - also bis 2003 die Standardtechnik)
    3. ActiveX Platzhalter (hier sind dann auch Aktive Techniken / Makro nötig: also *.dotm *.docm)
    Bitte erst die Multifunktionsleiste / das Menüband (bzw. Multifunktionsleiste) „Entwicklertools“ einblenden (Datei - Optionen - Menüband anpassen)!
  • Inhaltssteuerelemente - die neuen "einfachen" Formulare (ISE)
    Übersicht bei Microsoft Office Online: Link
    Tipp: Nutzung von ISE für Datum in den Dokumenten und Dokumentenvorlagen
    Wichtig: die ISE lassen sich nur mit 2007/2010/2013/2016 Dokumentformaten (*.docx, *.dotx) sauber verarbeiten und speichern!
    Übungen mit den anderen ISE: Kontrollkästchen, Bausteinkatalog (siehe AutoTexte), Kombinationsfeld
    mittels Gruppieren werden die Bereiche "geschützt" und mit Tab nutzbar
    durch den Entwurfmodus kann man die Tags/ISE sehen (eben auch die Gruppierung erkennen) und kann die Textbereiche wieder bearbeiten
  • Letzte TN-Fragen, Feedbackbögen

 

  • AbsatzformatvorlageAbsatzformatvorlage
  • Überschriften gliedernÜberschriften gliedern
  • InhaltsverzeichnisseInhaltsverzeichnisse
  • DokumentvorlagenDokumentvorlagen
  • SchnellbausteineSchnellbausteine
  • SchnellbausteinSchnellbaustein

 

Vielen Dank für die überaus positiven Feedbackbögen und Ihr Interesse an weiteren Seminaren.
Ihr Trainer Joe Brandes

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