• Office 2016Office 2016

Am 03.07.2018 findet an der Bundesakademie für kulturelle Bildung e.V. Wolfenbüttel eine Zusatz-Veranstaltung zum Thema "Excel 2016" statt. An diesem Vormittag wollen wir Themen der Vorseminare komplettieren und Teilnehmerfragen klären.

Seminarthemen aus gemeinsamen Feedback:

  • Serienbrief in Word und Excel
    Anm.: TN-Wunsch aus dem ersten Termin der Vorseminare
  • Datum / Uhrzeit
    Anm.: Darstellungs- und Formelprobleme, Kombination mit Logikfunktionen
  • WENN (), SVERWEIS () – Logik- und Verweisfunktionen
    Anm.: als Rekapitulation

Das Seminar findet in Kooperation mit der VHS Wolfenbüttel statt.

 Hier die Rahmendaten:

Ort: Bundesakademie Wolfenbüttel, Schlossplatz 13, WF, EDV-Seminarraum
Zeiten: Di, 03.07.2018; 08.30 - 12.30 Uhr

Ich wünsche viel Spaß und Erfolg und begleite - wie gewohnt - die Seminarinhalte ausführlich im folgenden Beitrag
Ihr Trainer Joe Brandes

Allgemeine Infos zu allen folgenden Seminartagen

  • Tastenkombinationen für Windows und Anwendungsprogramme
    eine Übersicht über die gängigsten und wichtigsten Shortcuts habe ich auf vielfachen Wunsch auf diesem Infoportal bereitgestellt
  • Office Versionen
    klassisch mit Menüs und Symbolleisten: Office 97, 2000, XP (2002), 2003
    neue Menübänder / Ribbons und Dateitypen: Office 2007, 2010, 2013, 2016 (Office 365)
    Übersicht über aktuelle Office Versionen (Link)
  • Tagesberichte stellen teilweise auch mehr Infos dar als in den Übungen tatsächlich erarbeitet werden konnte - es wird also auch ein wenig "über den Tellerrand" hinausgeschaut
  • Windows Bildschirmlupe: mit Win + "Plus/Minus", Lupe weglegen mit Win + ESC
  • Screenshots: da sich die Seminarthemen im Seminarrhytmus wiederholen bitte gerne auch die Screenshots der anderen Seminartage durchschauen

Seminarreihe für Mitarbeiter/Innen der Bundesakademie Wolfenbüttel zum Thema "Excel 2016"

 

Dienstag, 03.07.2018; 08.30 - 12.30 Uhr

  • Orientierung, Teilnehmerthemen
  • Feldfunktionen (eine kurze Einführung/Vorbereitung auf Seriendruckfelder)
    Vorgehen: Einfügen von Feldfunktionen (Einfügen - Schnellbausteine - Feld) für
    "Page" (aktuelle Seite - Feldkategorie: Nummerierung)
    "NumPages" (Gesamtanzahl der Dokumentseiten - Feldkategorie: Dokumentinformationen);
    "FileName" (auch inklusive Dateipfad möglich - Feldkategorie: Dokumentinformationen)
    "StyleRef" (z.B. in Kopfzeilen direkt auf "Überschrift 1" referenzieren)
    Tipp: Feldfunktionen aktualisieren mit F9 - oder natürlich Kontextmenü/Rechte Maustaste
    Anzeigen (und Bearbeiten) der Feldfunktionen über Kontextmenü auf Felder - Feldfunktionen ein/aus
    Manuelles Einfügen von Feldfunktionen mittels Strg + F9 (Anm.: das ergibt die speziellen "geschweiften Klammern"!)
  • Serienbrief in Word und Excel
    technisch: Seriendruck-Dokumente mit Feldfunktionen zur Verbindung mit Datenquellen
    also: Zusammenspiel von Seriendruck-Hauptdokumenten und Datenquellen (Steuerdatei)
    wichtig: man hat keine Standard-Word-Dokument mehr beim Seriendruck!
    Beim Öffnen immer der Hinweis auf die verknüpfte Datenquelle (siehe: select * from kunden$ - SQL Import - Structured Query Language zur Abfrage der Datenquelle)
    Menüband: Sendungen
    Wichtig: beim Öffnen des Word-Seriendruck-Hauptdokuments wird (im Hintergrund) ebenfalls die Datenquelle (z.B. Excel Arbeitsmappe) geöffnet, die somit für das Bearbeiten gesperrt/geschützt ist!
    das Hauptdokument kann wieder in ein "Normales Word-Dokument" gewandelt werden
    SD-Hauptdokumente-Typen:
    Briefe, E-Mails, Umschläge, Etiketten, Verzeichnisse
    Datenquellen (Steuerdateien):
    Excel-Tabellen, Access-DB-Tabellen,  DB-Server über ODBC (Offene DB Kennektivitäts-Schnittstelle), Outlook-Kontakte (sehr effizient), CSV-Dateien (Komma separierte Wertedateien - also Textdateien mit "Trennern" z.B. ;); Anm.: Liste nicht vollständig!
    Praxis mit Excel-Tabelle:
    Empfehlungen für Arbeitsmappe: in oberster Zeilen beginnen, Tabellenblätter sauber und wiedererkennbar benennen
    für Excel-Profis: natürlich gehen auch die Tabellenformate (neu ab 2007: "Als Tabelle formatieren") oder manuelle benannte Bereiche
    Seriendruckfelder einfügen (Menüband mit Tools für Seriendruck beachten):
    einzelne Seriendruckfelder einfügen; alternativ: per Adressblock bzw. Grußzeile
    Zuordnung von Feldern anpassen, um Adressblock/Grußzeile besser nutzen zu können
    Serienbriefe erzeugen (Gruppe "Fertig stellen")
    Gesamtdokument mit allen Einzeldokumenten; echter Massendruck
    Empfehlung: gerne auch PDF erzeugen für den Drucker/die Druckerei (seit 2007 eingebaut)
    hier auch eine Zusammenarbeit mit Outlook für Serien-Mails möglich
    Seriendruckfeldfunktionen (anzeigen und bearbeiten)
    Problem mit Datumsanzeigen (englisches/amerkanisches Format: 10/13/2014) beheben:
    Formatschalter hinzufügen mittels
    {mergefield Geburtsdatum \@ "dd. MMMM yyyy"} ergibt 13. Oktober 2014
    Wichtig: die geschweiften Klammern (inkl. Rahmung) lassen sich nicht über Symbole einfügen
    neue Feldfunktion einfügen: Strg + F9 erzeugt die leeren Klammern für Feldfunktionen
    Regeln: Nutzung von "Wenn...Dann...Sonst"-Feldern
    Feldfunktionen bearbeiten mit Alt+F9; Aktualisieren mittels F9 (auch immer rechte Maustaste / Kontexmenü möglich);
    Beispiele für Seitennummerierungen - Empfehlung:
    Feldfunktionen Seitennummerierungen für Seriendruckdokumente: Page / SectionPages
    Formatierungsoptionen
    sehr gute und ausführliche Darstellung auf deutschsprachiger support.office.com Website
    Zum Formatieren von Feldergebnissen stehen drei Formatierungsoptionen zur Verfügung:
    - Formatschalter (\*)
    - Schalter für numerisches Format (\#)
    - Schalter für Datums-/Uhrzeitformat (\@)
  • Datum / Uhrzeit
    Problem: Datum-/Uhrzeitzellen sind speziell formatierte Zahlenzellen und bei Uhrzeiten kann es keine negativen Zahlenwerte als Uhrzeitformat geben!
    Große Übung "Stundenzettel"
    Anm.: negative Zellen (Zahlen kleiner 0) lassen sich nicht in Uhrzeit-Format darstellen -> Einsatz von WENN-Funktion
    Effizientes Arbeiten mit Uhrzeiten und Formaten für eine Stundenzettel / Arbeitszeiten
    Formatierungen mittels [h]:mm (für Zeiten jenseits 24h), JJJJ-MM-TT (Datum nach DIN: 2016-09-13)
    Rechnungen/Formeln: beachten der 24tel eines Tages:  (Beispiel)
    =WENN(B6>6/24 ; B6-1/48 ; B6)  
    Erklärung: in B6 steht eine Arbeitszeit (z.B. 07:00 Stunden); falls/wenn diese größer ist als 6:00 Stunden (6/24 Tag!) dann eine halbe Stunde (1/48 Tag) abziehen, sonst die Arbeitszeit selbst übernehmen
  • Bedingte Formatierung
    neue Regeln und Hervorhebungen mit Excel 2007/2010: Datenbalken, Farbskalen, Symbolsätze; alle lassen sich kombinieren,
    Regeln löschen und verwalten mittels des Ribbon Start - Formatvorlagen - Bedingte Formate...
    hier: Guthaben oder Negativstunden entsprechend "Grün" oder "Rot" hervorheben
  • DATEDIF (Beispiel für versteckte Funktionen in Excel)
    Berechnung von Datumszelldifferenzen in Jahren (Schalter "y"), Monaten ("m") oder Kombinationen;
    Tipp: Suchmaschine nutzen mit Begriffen wie "Excel Jahre Differenz" (Beispiel-Ergebnis-Link)
  • WENN(), SVERWEIS()
    Wiederholungen und Praxisbeispiel
    heutige Übung: siehe "Stundenzettel" für die WENN()-Funktion und "Leihwagen - Kosten berechnen"
  • TN-Fragen, Feedback
  • Steuerdatei (Liste)Steuerdatei (Liste)
  • FeldfunktionenFeldfunktionen
  • Felder abgleichenFelder abgleichen
  • Datensätze bearbeitenDatensätze bearbeiten
  • Übung: StundenzettelÜbung: Stundenzettel
  • Übung: MietwagenÜbung: Mietwagen
 

 

Ihr Trainer Joe Brandes

 

 

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