Im Rahmen der Mitarbeiterfortbildungen an der Ostfalia findet am 06.09.2019 ein Seminar zum Thema "Outlook" statt.

Hintergrund zu den Seminaren "Outlook" an der Ostfalia:
Umstellungen der Mail-Systeme serverseitig auf den Microsoft Exchange Server und die damit verbundene Nutzung von Microsoft Outlook als Programm (statt dem sonst verbreiteten Mozilla Thunderbird)!

Hier unsere Ausschreibung: Sie lernen in diesem praxisorientierten Seminar die Handhabung und den Umgang mit dem Programm Outlook aus dem Hause Microsoft:

  • Kalender mit erinnernden / wiederholenden Terminen
  • Besprechungen / Termine planen
  • E-Mails organisieren (automatische Ordnerorganisation mit Regeln)
  • Kontakte verwalten
  • Aufgaben koordinieren
  • Outlook konfigurieren
  • Funktionsadressen
  • Ihre Themen und Fragen

Hier die Rahmendaten der Veranstaltung:

Ort: Ostfalia - Wolfenbüttel, Rechenzentrum, Poolraum P4
Zeit: Freitag, 06.09.2019; 09.00 - 16.00 Uhr

Ich werde unser Seminar an dieser Stelle - wie immer - ausführlich begleiten und wünsche viel Spaß und Erfolg ...
Ihr Trainer Joe Brandes

Freitag, 06.09.2019, 09.00 - 16.00 Uhr

Orientierungsphase,
TN-Themen: mehrere Themen über den Tag nachgefragt; speziell gewünscht: Nachverfolgung (siehe Beitrag unten)

Anmeldungen im RZ-Pool

Für die Nutzungen des RZ-Pool wurden Konten vorbereitet:

  1. Rechner ggf. einschalten und bitte an dem Windows-System (Strg + Alt + Entf) anmelden
  2. Dann am Server für die Virtuellen Maschinen anmelden.
  3. Danach wählen Sie aus der Übersicht über die Virtuellen Maschinen die VM "F&L-Pool (Allgemein)" mit Doppelklick aus.

Wichtig: die auf diese Art genutzten Virtuellen Maschine vergessen alle lokalen Daten und Infos!

Anm. Technik im RZ-Pool

Einige Darstellungen und Techniken haben nicht genau wie gewünscht funktioniert:
siehe "Freigeben von Kalender oder Kontakten" (konnte ich nur mir selbst freigeben)

 

Hinweis auf Online-Resourcen

... und Tools für die weiteren Arbeiten im Seminar

Screenshots mit Windows Boardmitteln ( Win + Druck )
Bildschirmlupe mit Windows Boardmitteln ( Win + + ;weglegen der Lupe mit Win + ESC )
Alternative Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com

Beitrag zum Thema "Shortcuts / Tastenkombinationen" auf diesem Portal

Ansprechpartner an der Ostfalia - Dezernat 2 - Personalentwicklung - Frau Haubold

 

Wir verschaffen uns schnell einen technischen Überblick...

E-Mail - Client-/Server Prinzip

Der Internet-Dienst E-Mail basiert auf dem klassischen E-Mail-Client / E-Mail-Server Prinzip.
Einfache Erläuterung: Der Client kopiert sich Daten vom Server - eine Kopiermaschine.

Hier eine kurze Gegenüberstellung (möglicher) Techniken:

TechnikGroupware-ClientGroupware-Server
Quasi-Standard MS Outlook MS Exchange Server

Microsoft Exchange Server

... zentraler Verwaltungsserver von Microsoft für Gruppenarbeit - Groupware Server:

  • gemeinsam nutzbaren Kontakte
  • Termine/Kalender für Gruppen
  • einfache Abwesenheitsnotiz direkt mit Outlook
  • OWA (Outlook Web Access - Zugang zu den Verwaltungen über einen Browser/Weboberfläche)
  • ...

Hier mal eine "Technikübersicht" als einfache Skizze:

tafelbild 20160407 800px

Anm.: bei der Nutzung einfacher Mail-Server fällt immer der "Groupware"-Charakter weg!

E-Mail

Die Sicherheit und der "Datenschutz" einer E-Mail sind vergleichbar einer Postkarte!
Erhöhung der Sicherheit durch Nutzung von

Hinweis des RZ: an der Ostfalia wird S/MIME eingesetzt (Info-Link Wikipedia)

Mails versendet/empfangen (manuell mit F9 oder entsprechenden Symbolen "Senden und Empfangen"),
Nutzung von "An", "Cc" (Carbon Copy - "Blaupause/Durchschlag"), "Bcc" (Blind Carbon Copy)
Tipp: für Massenmails nutzen und so den notwendigen Datenschutz bereitstellen

Hinweis des RZ: bitte beim genutzten Mail-Typ auf "Nur Text" setzen
Anm.: hier werden keine Formatierungen zugelassen (siehe Typen "HTML" oder "Rich-Text"), was vielen Mitarbeitern im Bereich "Informatik" die Verarbeitung von Mails erleichtert.
Grund: diese Mitarbeiter nutzen seit Jahrzehnten einfachste Mail-Programme (Mail-Clients) in der Konsole - also in einer einfachen Text-Eingabeaufforderung.

Mail-Eigenschaften/Einstellungen:
Betreff-Zeile/Inhalt bitte immer angeben - Anm.: manche Mailer sortieren "leere" Mails aus!
Anhänge (eigenes Menüband), Kontakte - Adressbuch, Sofort senden (siehe Optionen - Erweitert - Senden und Empfangen),
Gelesen / Ungelesen - Alles als gelesen markieren,
eigene Ordnerstrukturen (Mails manuell ordnen), Regeln (Filter) für das automatische Ablegen von einkommenden Mails, Signaturen anlegen und verwalten;
Kontaktgruppen (Verteilerlisten für E-Mail-Kontakte);

Suchordner (Übung: schnell alle ungelesenen Mails anzeigen lassen)

Signaturen

Auch die Ostfalia hat eine Vorlage für die gewünschten Signaturen (Schriftart Univers) unterhalb der Mailinhalte:

Beginn Signatur: entgegen meiner sonstigen Website-Formatierungen hier manuelle Formatierung mit Arial


---------------------------------

Maria Musterfrau M.Sc.
Funktionsangabe
Fakultät Versorgungstechnik

Ostfalia Hochschule für angewandte Wissenschaften
– Hochschule Braunschweig/Wolfenbüttel
Salzdahlumer Straße 46/48
38302 Wolfenbüttel

Tel.: +49 5331 939 12345
Fax: +49 5331 939 12346
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Internet: www.ostfalia.de/v


Ende Signatur:  der manuell eingefügten und formatieren Signaturvorlage "Ostfalia".

Anmerkung: Den sogen. "Halbgeviertstrich" verwenden vor "Hochschule Braunschweig/Wolfenbüttel"
Tipp zu dem Halbgeviertstrich – (oder auch En Dash, Unicode 2013) auf Wikipedia (Link Wikipedia Halbgeviertstrich einfügen)

Diverse "Vorlagen-Techniken" für das effizientere Erstellen und Komplettieren von Mails

Vorlagen für E-Mail Erstellungen

Wie in jedem Anwendungsprogramm so auch hier die Möglichkeit das Dokument (hier: die Mail) als Vorlage abzuspeichern.

Outlook-Vorlagen (*.oft)

Kurzanleitung: über Menüband Datei - Speichern unter... den Dokumenttyp auf Outlook-Vorlage (*.oft) ändern.
Man landet standardmäßig im Office-Templates-Ordner (oder bei den eigenen Benutzerdefinierten Vorlagen) - man kann die Vorlage aber auch einfach in einen Ordner nach Wahl speichern. Entweder über

  • Neue Elemente - Weitere Elemente - Formular auswählen... - Vorlagen im Dateisystem auswählen oder
  • neue Mail per Doppelklick auf die Vorlagendatei *.oft

öffnen und weiterbearbeiten.

Anm.: in aktuellen Office 365 (also Outlook 365) hat Microsoft noch eine Extra-Schaltfläche beim E-Mail schreiben eingefügt (Menüband Nachricht - Gruppe Meine Vorlagen - Vorlagen anzeigen), mit dem man die Vorlagen direkt (und überall - siehe Cloud) zur Verfügung hat.

QuickSteps

Menüband Start - Gruppe QuickSteps - Über: Neu erstellen eine Anleitung (hier: Neue Nachricht) nach eigenen Wünschen definieren.
Anm.: auch die anderen Outlook-Objekte (siehe Termin oder Aufgaben) lassen sich so nach eigenen Wünschen vorbereiten.

Und bitte auch an unsere Übung zu den AutoTexten (klassisch: Textbausteine) denken.

Spezial: Formulare - Mails mit eigenem Aufbau

Größeres Themengebiet mit weitreichenden Möglichkeiten zum Erstellen eigener neuer E-Mail- (aber auch Kontakt- oder Termin-) Dialogsysteme (Formulare).
Tipp: Einblenden des Menübands Entwicklertools über Menüband Datei - Optionen Menüband anpassen - Hauptregisterkarte Entwicklertools aktivieren.
Dort findet man Symbole zum schnellen Auswählen von Formularen (s.a. die Outlook-Vorlagen oberhalb) und zum Entwerfen neuer Formulare (hier: Nachricht).

S/Mime

... Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions ...

Es geht um zwei Aspekte der "Sicherung" von E-Mails:

  • Digitale Unterschrift ermöglichen
  • Nachrichten verschlüsseln

Im einfachsten Fall liegt in unserem Windows bereits ein entsprechendes Zertifikat vor oder muss einfach als Datei (*.pfx bzw. *.p12) importiert werden.

Das "Unterschreiben / Verschlüsseln" selbst ist dann sehr einfach, da es nur einfach einen Klick auf das entsprechende Symbol verlangt:
Menüband Optionen - Gruppe Berechtigung - Schaltfläche Signieren

Als erste Übersicht hier ein paar Infolinks zum Thema:

  • RZ Uni Osnabrück "Signieren und Verschlüsseln von E-Mails" (Link)
  • PSW Group ("SSL-Anbieter"): Wie installiere ich ein S/MIME Zertifikat" (Link)
  • Privater Blog "Doenselmann" (Link / Link)

Abwesenheitsnotizen

Anm.: hierfür sieht die Outlook-Technik über Menüband Datei
aktuell den Eintrag "Automatische Antworten (Außer Haus)" vor:

groupware abwesenheitsnotiz

Eine Konfiguration über das Menüband Datei (siehe oft Google-Recherche zum Stichwort "Abwesenheitsnotiz") bleibt also den Outlook-Nutzern vorbehalten, die an einen Exchange-Server angebunden sind.

Erstellen von Regeln/Filtern

Im Seminar üben wir die Outlook-Regeln mit den Outlook-Board-Techniken.

Übungen: gezielt E-Mails eines Empfängers in eigene UnterOrdnerStruktur verschieben lassen!

Spezielle Regeln: Aufräumen (Postfachregel). Diese Regeln lassen sich über die gleichlautenden Schaltflächen nutzen.
Das Aufräumen lässt sich über Optionen - E-Mail - Unterhaltungen aufräumen konfigurieren: z.B. Ungelesen Nachrichten nicht verschieben.

Nachverfolgung

Über die Technik(en) der Nachverfolgung kann man sich selbst - und per E-Mail auch anderen -  Erinnerungen in Form automatisch gehandelter Aufgaben verwalten, die man dann auch mit Erinnerungen (Weckfunktion) kombinieren kann.

Nachverfolgung

Im Screenshot sind die benutzerdefinierten Einstellungen für Nachverfolgungen beim Erstellen/Versenden einer Mail zu sehen.
Achtung: man kann also auch den Empfängern von Mails diese Nachverfolgung - inklusive Erinnerungen - aufzwingen.

Für die manuelle eigene Verwaltung stehen die "Flaggen" (tiefrot: zeitnah/dringlich bis hellrot oder Grüner Haken für erledigt) zur Verfügung.
Die "Aufgaben" und "Termine", die durch solche Nachverfolgungen erzeugt werden tauchen in den entsprechenden Ansichten beim E-Mailing, den Terminen (Kalendern) und Aufgaben auf.

Infosites:
Microsoft Office Support "Kennzeichnen von e-Mail-Nachrichten zur Nachverfolgung",
Video Andrea Thehos "Outlook - Kennzeichnung als Aufgabenelement - Nachverfolgung" (Anm.: bis ca. 10:00)

Funktions-E-Mail-Adressen

Technische Darstellung: es kann Funktions-Adressen in unterschiedlicher Ausführung geben

  • als eigenständiges Postfach (auf Mail-Server)
    Für die Einrichtung eines eigenständigen Postfachs für einen Funktions-Account sollte es Ansprechpartner bei der Ostfalia geben
  • ohne eigenes Postfach - als
    Funktionsverteiler: die Funktionsadresse wird als Mailalias für verschiedene Konten administriert
    oder andere Lösungen (Mailingliste, E-Mail-Verteiler des Groupware-Servers, spezielle Groupware Mail-Adressen: z.B. Ressourcen bei MS Exchange)

Für die Lösungen "ohne eigenes Postfach" ist (eigentlich) immer ein administrativer Eingriff auf dem Server nötig!

Hier mal ein Auszug aus einem Info-Dokument der Ostfalia: (Link - Leitfaden Informatik Studiengänge)

Email - Funktionsadressen
Seitens der Studierenden ist die Ostfalia-E-Mail-Adresse zu nutzen. Empfehlenswert ist, eine Signatur mit Name, Matrikelnummer und Telefonnummer im E-Mailsystem einzurichten. Eine förmliche Ansprache ist wünschenswert. E-Mails an Funktionsträger (Dekan, Studiendekan und Prüfungsausschuss) sind wegen Vertretungsregelungen an die Funktionsadresse zu richten.

  • Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
  • Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
  • Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
  • Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!

Alle weiteren Infos zu den Funktionsadressen dann über die Ostfalia.

Gruppenkalender

... gemeinsam mit anderen Mitarbeitern genutzte Kalender

Für das Erstellen, Freigeben und Nutzen von Gruppenkalendern mit Hilfe des Exchange Servers - bzw. der Voreinstellungen auf der Serverseite - sollte man sich erst einmal eine genaue Überlegung zur Nutzung machen und die Koordination mit den beteiligten Mitarbeitern (Konten) suchen.

Oft trifft man hier auch den Begriff der sogenannten Leitungskalender: diese repräsentieren den "öffentlichen" Kalender einer "Leitung". Die Kalender werden aber letztlich von den "Assistenten der Leitung" gepflegt und genutzt.

Manchmal werden Gruppenkalender auch als einfach "Raumbelegungs"-Werkzeuge genutzt.

Kontakte

Man hat neben einer "privaten" Kontakteverwaltung bei Exchange Servern auch immer Zugriff auf ein "öffentliches" Adressbuch: hier als Globales Adressbuch bezeichnet.

Mit Hilfe von Kontaktgruppen kann man Outlook diverse E-Mail-Kontakte als "Verteiler" beibringen, sodass man einer Vielzahl von Kontakten (E-Mail-Adressen) unter einem "Kontakt" die Mails zukommen lassen kann. Technisch: genau dasselbe, als würde ich die gewünschten Mail-Adressen manuell in die Adressaten kopieren!

Eigene Kontakte, Kontaktgruppe (Verteilerlisten), Vorgeschlagene Kontakte

Empfehlung:
eintragen der Werte über die vorbereiteten Schaltflächen, Telefonnummern ebenso über die Eingabeformulare in allgemeiner Form bereitstellen: +49 (531) 53852-10,
Übersicht über alle Kontaktfelder

Sortieren in den detaillierten Ansichten über die Spaltenköpfe oder ausführlich sich eigene Ansichten konfigurieren und die Sortierung und/oder Gruppierung nach gewünschtem Feld (z.B. Firma) einrichten

Visitenkarten als "Anhänge" per Mail übermitteln (*.vcf-Dateien)

Ansichten

Für alle folgenden Umsetzungen in Outlook (E-Mail, Kalender, Kontakte) lassen sich vorbereitete Ansichten (siehe Menüband Ansicht) nutzen.

ansichten

Es lassen sich aber auch jeweils eigene Ansichten auf "Maß" konfigurieren.
Anm.: Screenshot von Outlook 2010 - sie sehen in 2016 identisch aus!

Kalender

Termine anlegen und konfigurieren, Erinnerungen, Einladung für Termine per Mail, mehrere Kalender lassen sich nebeineinander und übereinander darstellen

Neue Ordnergruppe erstellen, neue Kalender z.B. über Rechte Maus und dann nach Begriff "Ordner" schauen
Darstellung Kalender Schrift vergrößern; Lösung mittels Ribbon Ansicht - Gruppe "Aktuelle Ansicht" - Symbol Ansichtseinstellungen - Button "Weitere Einstellungen...";

Hinweis/Tipps:
Online-Kalender mit Endung *.ics (z.B. Google Kalender) können online verlinkt werden; Kalender können per Mail versendet werden

Aufgaben

einfache Koordination von Status und Wichtigkeit für Aufgaben; Integration der Fälligkeiten von Aufgaben in den Kalenderansichten (nicht in Monatsansicht)

Outlook - Optionen

siehe Menüband Datei - Optionen / Beispiele:
Format für E-Mails einstellen, Benachrichtigungen (Sound, Desktop), Sofort oder später senden
diverse Einstellungen in den verschiedenen Hauptkategorien der Optionen durchgegangen

hier beispielhaft aufgeführt: Oberfläche ändern (Farben, Live-Vorschau), E-Mail-Formate (HTML, Rich-Text, Nur-Text), Sendeverhalten (nicht sofort Senden, Konten konfigurieren, F9), Einstellungen zu Kalender und Kontakten, Einblenden des Journals (Protokoll zu E-Mail und Co), ...

Tipp: AutoTexte

klassisch: Textbausteine; Schlagwort: Schnellbausteine vom Typ AutoText

In Word und Outlook die jeweiligen Dokumentvorlagen-Dateien (Normal.dotm für Word und NormalEmail.dotm für Outlook) nutzen.

Erstellen von Bausteinen:

  • gewünschten Text schreiben und formatieren,
  • markieren,
  • Tastenkombination Alt + F3,
  • Benennungen vornehmen und Speichern der Vorlagen beim Beenden

Einfügen von Bausteinen: Name eingeben und Return oder auch kompletten Namen und dann F3;
oder alternativ über Menüband Einfügen - Schnellbausteine - AutoTexte

Outlook.pst

Die Nutzung von Outlook ermöglicht auch die Einrichtung von lokalen bzw. Windows Profil-basierten Persönlichen Outlook-Ordner!
Diese werden in einer Datei mit Typ *.pst (oft dann Datei outlook.pst) verwaltet und enthalten Ihre diversen E-Mail, Kalender oder Kontakte-Objekte.

Die Outlook Datendatei kann sich - je nach Windows-OS - an verschiedenen Positionen in der Ordner-Struktur befinden.
Beispiel: Windows 7/10 mit Outlook 2010: Benutzerordner / Dokumente / Outlook-Dateien

Archivierungen können manuell oder per AutoArchivierung (archive.pst) erfolgen.
Das Komprimieren großer Datendateien ist mit eigener Outlook-Komprimierung möglich.

bei Groupware-Servern (siehe wieder Microsoft Exchange oder Alternativen wie CommuniGate Pro):
zusätzlich zentral gelagerte Dateien (im Netzwerk auf dem Server) für zentrale Sicherungen (Backups) durch Groupware-Server-Administratoren

 

Feedbackbögen letzte Fragen

 

  • AN - CC - BCCAN - CC - BCC
  • OptionenOptionen
  • SuchordnerSuchordner
  • SignaturSignatur
  • Termine planenTermine planen
  • KontakteKontakte

 

Vielen Dank für den kurzweiligen Seminarfreitag und viel Spaß und Erfolg mit Outlook wünscht Ihnen
Ihr Trainer Joe Brandes

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