Im Rahmen der EDV-Mitarbeiterfortbildungen der TU Braunschweig finden am 28.10.2020 als Online-Seminar das Seminar "Microsoft Outlook 2016 Tipps & Tricks  statt.

Outlook 2016 800px

Outlook sollte man mit effizienten Arbeitsabläufen und Techniken nutzen, die sich über die Jahre angeboten haben (Stichwort: Best Practice). Aber: auch Outlook wurde in den aktuellen Office 2016-Versionen mit Neuerungen erweitert und weiter für die tägliche Nutzung optimiert. Die wichtigsten Techniken und Neuerungen von Outlook 2016 werden wir uns anhand praktischer Übungen kompakt erarbeiten.

Stichworte:

  • effiziente Arbeitsabläufe mit Mails, Terminen und Aufgaben
  • Kategorien: das Taggen von Infos in Outlook
  • Suchen und Filtern von Informationen
  • Effizientes Arbeiten mit Anhängen (Datei-Verlauf)
  • TN-Themen und Fragen

Hier die Rahmendaten zum Seminar:

Ort: Online per BigBlueButton
Zeiten: Mi., 28.10.2020; 09.00 - 12.15 Uhr

Ich werde das Thema - in gewohnter Weise - mit ausführlichen Infos begleiten. Die folgenden Inhalte bilden mehr ab, als wir in knapp 3 Zeitstunden üben konnten.
Ihr Trainer Joe Brandes

Mittwoch, 28.10.2020, 09.00 - 12.15 Uhr

Orientierungsphase, Teilnehmerthemen kennenlernen/koordinieren

TN-Themen: Google Kalender mit Outlook (s.u. bzw. hier), Drucken im Querformat (s.u.), diverse Spezial-Anfrage/TN-Themen nach Seminar per Mail beantwortet

Hinweis auf Online-Resourcen und Tools

...für die weiteren Arbeiten in Excel-Seminaren... zu beachten: Temporärer Download-Ordner für TN im Seminar

Downloads (Onedrive-Laufwerk Trainer J. Brandes)

Anm.: temporär - aber auch noch nach den Seminaren inkl. Trainerdatei(en)!) auf Onedrive-Laufwerk Trainer J. Brandes
Anleitung: bitte einfach Dokumente sauber markieren und mit Schaltfläche "Herunterladen" auf eigenen Rechner downloaden!
Falls Ihr Browser keine Rückfrage zum Speicherort stellt, dann sollten sich die heruntergeladenen Dateien in Ihrem Ordner Downloads finden lassen.

Trainer-Tools:

Screenshots mit Windows Boardmitteln ( Win + Druck )
Screenshot-Snipping-Tool mit Windows Boardmitteln ( Umschalten + Win + Druck )
Bildschirmlupe mit Windows Boardmitteln ( Win + + ;weglegen der Lupe mit Win + ESC
Alternative/ehemalige Lösungen:
Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen"); z.B. über Portal portableapps.com

Anm.: Bildschirmlupen bzw. Vergrößerungen lassen sich in Online-Seminaren oft nicht optimal einsetzen!

Linksammlung (Kurzauflistung)

Seminarende: bitte das Online-Seminar rechts oben (Drei-Punkte-Menü) über die Schaltfläche "Ausloggen" verlassen!

Ausloggen aus BBB 800px

Anm.: sonst schmeißen Sie ALLE aus der Konferenz!

 

Outlook Übungen, Tipps & Tricks

Ansichten

Für alle folgenden Umsetzungen in Outlook (E-Mail, Kalender, Kontakte) lassen sich vorbereitete Ansichten (siehe Menüband Ansicht) für die Erstellung eigener Ansichten nutzen.

ansichten

Es lassen sich somit jeweils eigene Ansichten auf "Maß" konfigurieren. Alle vordefinierten Ansichten lassen sich nach Änderungen (oder Test) leicht zurücksetzen.

Die Gruppierten Ansichten lassen sich (oft) per Klick (siehe Menüband Ansicht - Gruppe Anordnung - Aufklappen der großen Auswahlfläche) aktivieren/deaktivieren.

E-Mails

Hinweis: Sicherheit und "Datenschutz" vergleichbar einer Postkarte, Erhöhung der Sicherheit durch Nutzung von PGP (Pretty Good Privacy)
Tool (Info Seite Heise Verlag zum Thema PGP)

Mails versendet/empfangen (manuell mit F9 oder entsprechenden Symbolen "Senden und Empfangen")

Nutzung von "An", "Cc" (Carbon Copy - "Blaupause/Durchschlag"), "Bcc" (Blind Carbon Copy - taucht erst nach Schaltflächen An... oder CC... zur Auswahl auf)
Tipp: BCC für Massenmails nutzen und so den notwendigen Datenschutz bereitstellen

Betreff (engl. Subject): bitte immer angeben
Anhänge (eigenes Menüband), Kontakte - Adressbuch,
Sofort senden (siehe Optionen - Erweitert - Senden und Empfangen), Gelesen / Ungelesen - Alles als gelesen markieren,
eigene Ordnerstrukturen (Mails manuell ordnen), Regeln (Filter) für das automatische Ablegen von einkommenden Mails, Signaturen anlegen und verwalten; Kontaktgruppen (Verteilerlisten für E-Mail-Kontakte)

Lesebereich

Siehe (z.B.) Menüband Ansicht - Gruppe Layout - Lesebereich mit den Optionen, wie der Gelesen/Ungelesen Status durch Outlook behandelt werden soll.

Favoriten

Im oberen Bereich kann sich verschiedene Ordner (oder auch Suchordner) in der E-Mail-Ansicht (wichtig!) verknüpfen. Die Favoriten kann man über das Menüband Ansicht - Gruppe Layout - Ordnerbereich aktivieren/deaktivieren.

Regeln

... oder ausführlicher: Filterregeln

Übungen: automatische Ablage von Mails aufgrund bestimmter Kriterien (z.B. Absender) in unserer Postfach-Struktur (z.B. in Projekt-Unterordner kopieren/verschieben)

Suchordner

Übungen: schnell

  • alle ungelesenen Mails,
  • alle nachverfolgten Mails oder
  • alle heute empfangenen Mails

über die entsprechend konfigurierten Suchordner per Klick bereitstellen.

Nachverfolgung

Über die "Flaggen" bzw. über Kontextmenü (Benutzerdefiniert...) lassen sich Mails zu Aufgaben mit Ablaufverfolgung definieren und sogar terminliche Benachrichtigungen definieren. Die Aufgabenleiste lässt sich in verschiedenen Ansichten hierzu einblenden (siehe Menüband Ansicht - Gruppe Layout) oder beim Kalender über weitere Ansichten und Einblendungen zu den Tagen im Kalender (Stichwort: Tägliche Aufgabenliste).

Mail-Vorlagen

Wie jede Office-Anwendung kann auch Outlook Vorlagen (engl. Templates) erzeugen und nutzen. Hierzu erstellt man sich einfach eine "Vorlagen-Dummy-Mail" mit allen gewünschten Inhalten und Eigenschaften (An, CC, BCC, Betreff) und speichert diese als Vorlagendatei (*.oft) an einer gewünschten Stelle im eigenen Ordner-System.

Danach kann man neue Mails einfach per Doppelklick auf diese Mail-Vorlagen erzeugen!

Mail Ausdruck

Natürlich über Menüband Datei - Drucken und angebotene Druckvorschau (Seitenansicht).

TN-Frage nach Ausdruck über Querformat: Menüband Datei – Drucken – Druckoptionen – Memoformat – Formate definieren… - Bearbeiten - Register Papier: Hoch- oder Querformat

Mails im Querformat 800px

Tipp: AutoTexte

(klassisch: Textbausteine - hier Stichwort: Schnellbausteine)

Gibt es in Word und Outlook in jeweiligen Dokumentvorlagen-Dateien (Normal.dotm für Word und NormalEmail.dotm für Outlook)

Erstellen von Bausteinen: (Kurzanleitung)

  • gewünschten Text schreiben und formatieren,
  • markieren,
  • Tastenkombination Alt + F3,
  • Benennungen vornehmen und Speichern der Vorlagen beim Beenden

Einfügen von Bausteinen: Name eingeben und Return oder auch kompletten Namen und dann F3;
oder alternativ über Menüband Einfügen - Schnellbausteine - AutoTexte

Kategorien

Überall in Outlook können Sie die sogenannten Kategorien (technisch: Tags) als Farbkodierung und Sammlungstechnik nutzen.

Hierzu können Sie sich die bestehenden Farb-Kategorien mit eigenen Bezeichnern (also Bedeutungen) umbenennen.

Besonders effizient - neben der farblichen Hervorhebung - sind die Nutzungen der Kategorien bei Suchen im Outlook-System. Jetzt kann man alle Objekte (Mail, Termine, Kontakte, Aufgaben), die man mit einer Kategorie versehen hat suchen und finden lassen.

Suche in Outlook

Die Suche in Outlook beginnt immer am oberen Rand einer beliebigen Outlook-Teilanwendung (z.B. Mails). Sowei man in die dortige Suchbox geklickt hat, taucht oben ein neues Menüband mit den Suchtools auf. Hier findet man diverse Mechanismen zur Suche - unter Anderem in der Gruppe Optionen die Suchtools und dort die Erweiterte Suche.

Aber natürlich führen auch andere Vorgehensweisen zu der Erweiterten Suche - z.B. einfach oben in das Feld "Was möchten Sie tun?" klicken und "Suche" eingeben und schon geht einem ein "Licht" auf.

Für die direkte Suche in den oberhalb angebauten Suchen (z.B. "Aktuelles Postfach durchsuchen (Strg + E)") müssen die Daten indiziert sein. Den Indizierungsstatus erfährt man mittels Suchtools (s.o.) - Indizierungsstatus.

Kontakte

Eigene Kontakte, Kontaktgruppe (Umgangssprachlich: Verteilerlisten), Vorgeschlagene Kontakte (lassen sich bereinigen)

Empfehlung: eintragen der Werte immer über die vorbereiteten Schaltflächen, Telefonnummern ebenso über die Eingabeformulare in allgemeiner Form bereitstellen: +49 (531) 53852-10, Übersicht über alle Kontaktfelder

Sortieren in den detaillierten Ansichten über die Spaltenköpfe oder ausführlich sich eigene Ansichten konfigurieren und die Sortierung und/oder Gruppierung nach gewünschtem Feld (z.B. Firma) einrichten

Visitenkarten lassen sich als "Anhänge" per Mail übermitteln (*.vcf-Dateien)

Kalender

Termine anlegen und konfigurieren, Erinnerungen, Einladung für Termine per Mail, mehrere Kalender lassen sich nebeineinander und übereinander darstellen

Neue Ordnergruppe erstellen, neue Kalender z.B. über Rechte Maus und dann nach Begriff "Ordner" schauen
Darstellung Kalender Schrift vergrößern; Lösung mittels Ribbon Ansicht - Gruppe "Aktuelle Ansicht" - Symbol Ansichtseinstellungen - Button "Weitere Einstellungen...";

Hinweis/Tipps: Online-Kalender mit Endung ics (z.B. Google Kalender) können online verlinkt werden; Kalender können per Mail versendet werden

TN-Frage: Google-Kalender mit Outlook - beispielhafte Anleitung auf Microsoft Support Portal - Anzeigen Ihres Google Kalender  
Hierzu benötigen Sie über Ihren Google-Account die ICS-Adresse (URL mit Endung .ics) des Kalenders und müssen diesen in Outlook konfigurieren.

Aufgaben

Einfache Koordination von Status und Wichtigkeit für Aufgaben; Integration der Fälligkeiten von Aufgaben in den Kalenderansichten (nicht in Monatsansicht)

Hier werden auch die Nachverfolgungen (siehe "Flaggen") aufgelistet und verwaltet.

Outlook - Optionen

siehe Menüband Datei - Optionen - Beispiele:

  • Format für E-Mails einstellen (HTML, Rich-Text, Nur Text)
  • Benachrichtigungen (Sound, Desktop)
  • Sofort oder später senden

und mehr:
diverse Einstellungen in den verschiedenen Hauptkategorien der Optionen durchgegangen; hier beispielhaft aufgeführt: Oberfläche ändern (Farben, Live-Vorschau), E-Mail-Formate (HTML, Rich-Text, Nur-Text), Sendeverhalten (nicht sofort Senden, Konten konfigurieren, F9), Einstellungen zu Kalender und Kontakten, Einblenden des Journals (Protokoll zu E-Mail und Co), ...

Outlook.pst

Lokale bzw. Windows Profil-basierte Personliche Outlook-Ordner! Ein solcher persönlicher (und lokaler) "Outlook-Speicher" lässt sich einfach mittels Menüband Datei - Kontoeinstellungen - Register: Datendateien hinzufügen.

Die Outlook Datendatei kann sich - je nach Windows-OS - an verschiedenen Positionen in der Ordner-Struktur befinden.
Beispiel Windows 7/10 mit Outlook 2016: Benutzerordner / Dokumente / Outlook-Dateien

Archivierungen können manuell oder per AutoArchivierung (siehe archive.pst) erfolgen.
Das Komprimieren großer Datendateien ist mit eigener Outlook-Komprimierung möglich.

Bei Groupware-Servern (siehe Microsoft Exchange oder CommuniGate Pro:
zusätzlich zentral gelagerte Dateien (im Netzwerk auf dem Server) für zentrale Sicherungen (Backups) durch Groupware-Administratoren

 

Screenshots aus Vor-Seminaren:

  • AutotexteAutotexte
  • Outlook RegelOutlook Regel
  • Outlook OptionenOutlook Optionen
  • TermineTermine
  • mehrere Kalendermehrere Kalender
  • KategorienKategorien

Groupware Technik

E-Mail - Client-/Server Prinzip

Der Internet-Dienst E-Mail basiert auf dem klassischen E-Mail-Client / E-Mail-Server Prinzip.

Hier eine kurze Gegenüberstellung (möglicher) Techniken:

TechnikGroupware-ClientGroupware-Server
Quasi-Standard MS Outlook MS Exchange Server
TU BS MS Outlook
oder Thunderbird
CommuniGate Pro
(Konfiguration mit Outlook 2010)
(Konfiguration mit Outlook 2016)

Microsoft Exchange Server (zentraler Verwaltungsserver von Microsoft für Gruppenarbeit - Groupware Server):

  • gemeinsam nutzbaren Kontakte
  • Termine/Kalender für Gruppen
  • Abwesenheitsnotiz
  • OWA (Outlook Web Access - Zugang zu den Verwaltungen über einen Browser/Weboberfläche)
  • ...

Hier mal eine "alte Tafelskizze" aus einem TU Braunschweig-Seminar:

tafelbild 20160407 800px

Technik TU BS: CommuniGate Pro-Server für "tu-braunschweig.de"
Wir nutzen hier also keinen "Microsoft Exchange Groupware Server" sondern den CGP; siehe besondere Hinweise zu Themen wie Abwesenheitsnotiz, Kalender, ...

Letztes Feedback des GITZ zur Nutzung des CGP:

Die TU BS plant die Einführung des Microsoft Groupware Servers Exchange in 2021... schauen wir mal ...

CommuniGate Pro-Server (CGP)

Login in das Webmail-Frontend der Groupware für die TU BS (Link)

Der eingesetzte Groupware Server TU BS (Link Hersteller)
WICHTIG: bitte beachten Sie die (ggf.) nötige saubere (Erst-)Konfiguration von Outlook 2010 im Seminarraum (s.u.).
Anleitungen zu diversen anderen Outlook-Versionen und Clients liegen dort ebenfalls vor.

Über den Link finden Sie also die folgenden Anleitungen/Konfigurationen:

groupware doku rz outlook 2010

Bereitstellung der Anbindung von Outlook/Clients an die CommuniGate Pro Servertechnik

WICHTIG:
für die Nutzung von Outlook 2010/2016 im GITZ-RZ-Pool muss Outlook (ggf.) erst sauber konfiguriert werden:
Anleitung: https://doku.rz.tu-bs.de/doku.php?id=email:outlook2010#einrichtung_von_outlook_2010  
Bitte diese Anleitung mit Trainer exakt Schritt für Schritt durchgehen!

Anm.: bei den Microsoft Exchange Anbindungen würde alles automatisch installiert/konfiguriert sein!

Lokale Kontakte, Aufgaben und Notizen (s.a. Persönlicher Ordner in Outlook)

Übertragen von lokalen Kontakten, Aufgaben und Notizen ins CommuniGate Pro
Anm.: auf das richtige CGP Konto (siehe MAPI) achten und die Ordner "Contacts", "Tasks" und "Notes" (engl.)

Persönlicher Ordner (Outlook-Datendatei - name.pst)

Outlook kann auch für Ihren lokalen Windows-Benutzer (also Ihr Windows-Profil) eine Outlook-Datendatei vom Typ *.pst anlegen und nutzbar machen.
Diese Daten können dann nur über Ihre Windows-Umgebung genutzt werden! Also z.B. nicht über die Nutzungen des CommuniGate Pro Systems über eine Browser (Web-Client).

Diesen persönlichen Ordner sehen Sie in der Outlook Übersicht als eigenständige Hierarchie oberhalb (oder unterhalb) Ihres CommuniGate Pro Kontos.

Einstellen von Abwesenheitsnotizen

Anm.: hierfür sieht die Outlook/CGP-Technik über Menüband Datei die "CommuniGate Pro Schnittstelle" und "CGP Server"-Konfiguration von Ferienbenachrichtigung (bzw. Abwesenheitsbenachrichtigung) vor.

groupware abwesenheitsnotiz

Eine Konfiguration über das Menüband (siehe oft Google-Recherche) bleibt den Outlook vorbehalten, die an einen Exchange-Server angebunden sind

Erstellen von Regeln/Filtern

Im Seminar üben wir die Outlook-Regeln mit den Outlook-Board-Techniken.

Aber natürlich können auch über die CGP-Server Technik (siehe oben Abwesenheitsnotiz) "Regeln auf dem Server" hinterlegt werden: Umleitungs-Regel... 

Funktions-E-Mail-Adressen

Technische Darstellung: es kann Funktions-Adressen in unterschiedlicher Ausführung geben

  • als eigenständiges Postfach (auf Mail-Server)
    Für die Einrichtung eines eigenständigen Postfachs für einen Funktions-Account gibt die TU BS wieder eine ausführliche Anleitung (Link).
  • ohne eigenes Postfach - als
    Funktionsverteiler: die Funktionsadresse wird als Mailalias für verschiedene Konten administriert
    oder andere Lösungen (Mailingliste, E-Mail-Verteiler des Groupware-Servers, spezielle Groupware Mail-Adressen: z.B. Ressourcen bei MS Exchange)

Den Lösungen "ohne eigenes Postfach" ist (eigentlich) immer ein administrativer Eingriff auf dem Server gemeinsam!

Gruppenkalender

Für das Erstellen, Freigeben und Nutzen von Gruppenkalendern mit Hilfe des CommuniGate Pro Groupware Servers sind wieder viele (genaue) Einstellungen/Konfigurationen vorzunehmen, die in der Dokumentation der TU Braunschweig ausführlich beschrieben sind (Link).

Neben ausführlichen Einstellungen zu Berechtigungen kennt das CGP System auch noch die klassischen Leitungskalender (für Sekretariatszugriffe).

Kontakte

Die CommuniGate Pro Lösung der TU Braunschweig bietet die Einbindung des sogenannten LDAP-Adressbuchs an, in dem alle Benutzer mit Benutzerkennungen aufgelistet sind. Es kann zu Suchen von Personen genutzt werden - nicht zum kompletten Auflisten! Eine solche Suche ist nur im TU-BS-Netz oder per VPN möglich.

Mit Hilfe von Kontaktgruppen kann man Outlook diverse E-Mail-Kontakte als "Verteiler" beibringen, sodass man einer Vielzahl von Kontakten (E-Mail-Adressen) unter einem "Kontakt" die Mails zukommen lassen kann. Technisch: genau dasselbe, als würde ich die gewünschten Mail-Adressen manuell in die Adressaten kopieren!

 

 

Seminarende:

  • Letzte TN-Fragen und Feedback (bitte gerne über pcsystembetreuer-Portal bzw. die korrespondierende info-E-Mail-Adresse)
    Für persönliche Anmerkungen nutzten Sie gerne auch den Big Blue Button Chat!
  • Bitte Big Blue Button über "Ausloggen" verlassen (nicht Konferenz beenden)
  • TN-Bescheinigungen auf dem Hauspost/Postweg


Vielen Dank für Ihre tollen Rückmeldungen und Ihr Interesse an weiteren und weiterführenden Seminaren.
Ihr Trainer Joe Brandes

  Privates

... zu Joe Brandes

Sie finden auf dieser Seite - als auch auf meiner privaten Visitenkarte joe-brandes.de einige Hintergrundinformationen zu mir und meinem Background.
Natürlich stellt die IT einen Schwerpunkt in meinem Leben dar - aber eben nicht nur ...

joe brandes 600px

Private Visitenkarte / Technik: HTML & CSS /
  joe-brandes.de

  Jobs

... IT-Trainer & Dozent

Ich erarbeite und konzipiere seit über 20 Jahren IT-Seminare und -Konzepte. Hierfür stehen der "PC-Systembetreuer / FITSN" und der "CMS Online Designer / CMSOD". Ich stehe Ihnen gerne als Ansprechpartner für Ihre Fragen rund um diese und andere IT-Themen zur Verfügung!

becss 600px

BECSS Visitenkarte / Technik: HTML & CSS /
  becss.de

  Hobby

... Snooker & more

Wer einmal zum Snookerqueue gegriffen hat, der wird es wohl nicht wieder weglegen. Und ich spiele auch immer wieder gerne eine Partie Billard mit den Kumpels und Vereinskameraden. Der Verein freut sich über jeden, der einmal in unserem schicken Vereinsheim vorbeischauen möchte.

bsb 2011 600px

Billard Sport BS / Joomla 3.x /
  billard-bs.de

PC Systembetreuer ist J. Brandes - IT seit über 35 Jahren - Technik: Joomla 3.4+, Bootstrap 3.3.4 und "Knowledge"

© 2020 - Websitedesign und Layout seit 07/2015 - Impressum - Datenschutzerklärung
Nach oben