Outlook

Donnerstag, 14.01.2021; 08.30 - 15.30 Uhr

Orientierungsphase,  TN-Themen klären

Outlook Grundlagen

Themen:

• Kontakte
• Terminverwaltung
• E-Mails: Verteilerlisten, Anlagen
• Aufgaben
• Formulare und Workflows
• neue Outlook 2016 Techniken

Und natürlich Ihre Themen / Fragen / Problem ...

Wir verschaffen uns schnell einen technischen Überblick...

E-Mail - Client-/Server Prinzip

Der Internet-Dienst E-Mail basiert auf dem klassischen E-Mail-Client / E-Mail-Server Prinzip.
Einfache Erläuterung: Der Client kopiert sich Daten vom Server - eine Kopiermaschine.

Hier eine kurze Gegenüberstellung (möglicher) Techniken:

Es gibt in der IT auch noch andere Client-/Server Groupware "Gespanne": z.B. Lotus/IBM Notes/Domino.

Microsoft Exchange Server

... zentraler Verwaltungsserver von Microsoft für Gruppenarbeit - Groupware Server:

• gemeinsam nutzbaren Kontakte
• Termine/Kalender für Gruppen
• einfache Abwesenheitsnotiz direkt mit Outlook
• OWA (Outlook Web Access - Zugang zu den Verwaltungen über einen Browser/Weboberfläche)
• ...

Hier mal eine "Technikübersicht" als einfache Skizze:

Anm.: bei der Nutzung einfacher Mail-Server fällt immer der "Groupware"-Charakter weg!

E-Mail

Die Sicherheit und der "Datenschutz" einer E-Mail sind vergleichbar einer Postkarte!
Erhöhung der Sicherheit durch Nutzung von

• PGP (Pretty Good Privacy) - siehe Tool (Info Seite Heise Verlag zum Thema PGP) oder
• S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions)

Mails versendet/empfangen (manuell mit F9 oder entsprechenden Symbolen "Senden und Empfangen"),
Nutzung von "An", "Cc" (Carbon Copy - "Blaupause/Durchschlag"), "Bcc" (Blind Carbon Copy)
Tipp: für Massenmails nutzen und so den notwendigen Datenschutz bereitstellen

Hinweis zu "Nur Text" setzen:
Anm.: hier werden keine Formatierungen zugelassen (siehe Typen "HTML" oder "Rich-Text"), was vielen Mitarbeitern im Bereich "Informatik" die Verarbeitung von Mails erleichtert.
Grund: diese Mitarbeiter nutzen seit Jahrzehnten einfachste Mail-Programme (Mail-Clients) in der Konsole - also in einer einfachen Text-Eingabeaufforderung.

Mail-Eigenschaften/Einstellungen:
Betreff-Zeile/Inhalt bitte immer angeben - Anm.: manche Mailer sortieren "leere" Mails aus!
Anhänge (eigenes Menüband), Kontakte - Adressbuch, Sofort senden (siehe Optionen - Erweitert - Senden und Empfangen),
Gelesen / Ungelesen - Alles als gelesen markieren,
eigene Ordnerstrukturen (Mails manuell ordnen), Regeln (Filter) für das automatische Ablegen von einkommenden Mails, Signaturen anlegen und verwalten;
Kontaktgruppen (Verteilerlisten für E-Mail-Kontakte);

Suchordner
Übung: schnell alle ungelesenen Mails anzeigen lassen)

Signaturen
Hier mal eine beispielhafte Signatur (lk-wf.de):

Anm.: Übung mit Erstellungen Signaturen

Beginn Signatur: entgegen meiner sonstigen Website-Formatierungen hier manuelle Formatierungen

-Fachbereichsleitung EDV, Beruf und Qualifikation
-Qualitätsmanagement

Bildungszentrum Landkreis Wolfenbüttel
Harzstr. 2-5
38300 Wolfenbüttel
Telefon: 05331 84-144
Fax: 05331 84-469
Mobil: 0151 28026639
E-Mail: Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!
Internet: www.bildungszentrum-wolfenbuettel.de

Ende Signatur:  manuell eingefügten/formatierte Signaturvorlage "Beispielaccount lk-wf.de".

Es gibt diverse "Vorlagen-Techniken" für das effizientere Erstellen und Komplettieren von Mails...

Vorlagen für E-Mail Erstellungen

Wie in jedem Anwendungsprogramm so auch hier die Möglichkeit das Dokument (hier: die Mail) als Vorlage abzuspeichern.

Outlook-Vorlagen (*.oft)

Kurzanleitung: über Menüband Datei - Speichern unter... den Dokumenttyp auf Outlook-Vorlage (*.oft) ändern.
Man landet standardmäßig im Office-Templates-Ordner (oder bei den eigenen Benutzerdefinierten Vorlagen) - man kann die Vorlage aber auch einfach in einen Ordner nach Wahl speichern. Entweder über

• Neue Elemente - Weitere Elemente - Formular auswählen... - Vorlagen im Dateisystem auswählen oder
• neue Mail per Doppelklick auf die Vorlagendatei *.oft

öffnen und weiterbearbeiten.

Anm.: in aktuellen Office 365 (also Outlook 365) hat Microsoft noch eine Extra-Schaltfläche beim E-Mail schreiben eingefügt (Menüband Nachricht - Gruppe Meine Vorlagen - Vorlagen anzeigen), mit dem man die Vorlagen direkt (und überall - siehe Cloud) zur Verfügung hat.

QuickSteps

Menüband Start - Gruppe QuickSteps - Über: Neu erstellen eine Anleitung (hier: Neue Nachricht) nach eigenen Wünschen definieren.
Anm.: auch die anderen Outlook-Objekte (siehe Termin oder Aufgaben) lassen sich so nach eigenen Wünschen vorbereiten.

Und bitte auch an unsere Übung zu den AutoTexten (klassisch: Textbausteine) denken.

Spezial: Formulare - Mails mit eigenem Aufbau

Größeres Themengebiet mit weitreichenden Möglichkeiten zum Erstellen eigener neuer E-Mail- (aber auch Kontakt- oder Termin-) Dialogsysteme (Formulare).
Tipp: Einblenden des Menübands Entwicklertools über Menüband Datei - Optionen Menüband anpassen - Hauptregisterkarte Entwicklertools aktivieren.
Dort findet man Symbole zum schnellen Auswählen von Formularen (s.a. die Outlook-Vorlagen oberhalb) und zum Entwerfen neuer Formulare (hier: Nachricht).

S/Mime

... Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions ...

Es geht um zwei Aspekte der "Sicherung" von E-Mails:

• Digitale Unterschrift ermöglichen
• Nachrichten verschlüsseln

Im einfachsten Fall liegt in unserem Windows bereits ein entsprechendes Zertifikat vor oder muss einfach als Datei (*.pfx bzw. *.p12) importiert werden.

Das "Unterschreiben / Verschlüsseln" selbst ist dann sehr einfach, da es nur einfach einen Klick auf das entsprechende Symbol verlangt:
Menüband Optionen - Gruppe Berechtigung - Schaltfläche Signieren

Als erste Übersicht hier ein paar Infolinks zum Thema:

• RZ Uni Osnabrück "Signieren und Verschlüsseln von E-Mails" (Link)
• PSW Group ("SSL-Anbieter"): Wie installiere ich ein S/MIME Zertifikat" (Link)
• Privater Blog "Doenselmann" (Link / Link)

Abwesenheitsnotizen

Anm.: hierfür sieht die Outlook-Technik über Menüband Datei
aktuell den Eintrag "Automatische Antworten (Außer Haus)" vor:

Eine Konfiguration über das Menüband Datei (siehe oft Google-Recherche zum Stichwort "Abwesenheitsnotiz") bleibt also den Outlook-Nutzern vorbehalten, die an einen Exchange-Server angebunden sind.

Erstellen von Regeln/Filtern

Im Seminar üben wir die Outlook-Regeln mit den Outlook-Board-Techniken.

Übungen: gezielt E-Mails eines Empfängers in eigene UnterOrdnerStruktur verschieben lassen!

Spezielle Regeln: Aufräumen (Postfachregel). Diese Regeln lassen sich über die gleichlautenden Schaltflächen nutzen.
Das Aufräumen lässt sich über Optionen - E-Mail - Unterhaltungen aufräumen konfigurieren: z.B. Ungelesen Nachrichten nicht verschieben.

Nachverfolgung

Über die Technik(en) der Nachverfolgung kann man sich selbst - und per E-Mail auch anderen -  Erinnerungen in Form automatisch gehandelter Aufgaben verwalten, die man dann auch mit Erinnerungen (Weckfunktion) kombinieren kann.

Im Screenshot sind die benutzerdefinierten Einstellungen für Nachverfolgungen beim Erstellen/Versenden einer Mail zu sehen.
Achtung: man kann also auch den Empfängern von Mails diese Nachverfolgung - inklusive Erinnerungen - aufzwingen.

Für die manuelle eigene Verwaltung stehen die "Flaggen" (tiefrot: zeitnah/dringlich bis hellrot oder Grüner Haken für erledigt) zur Verfügung.
Die "Aufgaben" und "Termine", die durch solche Nachverfolgungen erzeugt werden tauchen in den entsprechenden Ansichten beim E-Mailing, den Terminen (Kalendern) und Aufgaben auf.

Infosites:
Microsoft Office Support "Kennzeichnen von e-Mail-Nachrichten zur Nachverfolgung",
Video Andrea Thehos "Outlook - Kennzeichnung als Aufgabenelement - Nachverfolgung" (Anm.: bis ca. 10:00)

Funktions-E-Mail-Adressen

Technische Darstellung: es kann Funktions-Adressen in unterschiedlicher Ausführung geben

• als eigenständiges Postfach (auf Mail-Server)
  Für die Einrichtung eines eigenständigen Postfachs für einen Funktions-Account sollte es Ansprechpartner bei der Ostfalia geben
• ohne eigenes Postfach - als
  Funktionsverteiler: die Funktionsadresse wird als Mailalias für verschiedene Konten administriert
  oder andere Lösungen (Mailingliste, E-Mail-Verteiler des Groupware-Servers, spezielle Groupware Mail-Adressen: z.B. Ressourcen bei MS Exchange)

Für die Lösungen "ohne eigenes Postfach" ist (eigentlich) immer ein administrativer Eingriff auf dem Server nötig!

Alle weiteren Infos zu den Funktionsadressen dann immer über Ihre zuständige IT-Abteilung.

Gruppenkalender

... gemeinsam mit anderen Mitarbeitern genutzte Kalender

Für das Erstellen, Freigeben und Nutzen von Gruppenkalendern mit Hilfe des Exchange Servers - bzw. der Voreinstellungen auf der Serverseite - sollte man sich erst einmal eine genaue Überlegung zur Nutzung machen und die Koordination mit den beteiligten Mitarbeitern (Konten) suchen.

Oft trifft man hier auch den Begriff der sogenannten Leitungskalender: diese repräsentieren den "öffentlichen" Kalender einer "Leitung". Die Kalender werden aber letztlich von den "Assistenten der Leitung" gepflegt und genutzt.

Manchmal werden Gruppenkalender auch als einfach "Raumbelegungs"-Werkzeuge genutzt.

Kontakte

Man hat neben einer "privaten" Kontakteverwaltung bei Exchange Servern auch immer Zugriff auf ein "öffentliches" Adressbuch: hier als Globales Adressbuch bezeichnet.

Mit Hilfe von Kontaktgruppen kann man Outlook diverse E-Mail-Kontakte als "Verteiler" beibringen, sodass man einer Vielzahl von Kontakten (E-Mail-Adressen) unter einem "Kontakt" die Mails zukommen lassen kann. Technisch: genau dasselbe, als würde ich die gewünschten Mail-Adressen manuell in die Adressaten kopieren!

Eigene Kontakte, Kontaktgruppe (Verteilerlisten), Vorgeschlagene Kontakte

Empfehlung:
eintragen der Werte über die vorbereiteten Schaltflächen, Telefonnummern ebenso über die Eingabeformulare in allgemeiner Form bereitstellen: +49 (531) 53852-10,
Übersicht über alle Kontaktfelder

Sortieren in den detaillierten Ansichten über die Spaltenköpfe oder ausführlich sich eigene Ansichten konfigurieren und die Sortierung und/oder Gruppierung nach gewünschtem Feld (z.B. Firma) einrichten

Visitenkarten als "Anhänge" per Mail übermitteln (*.vcf-Dateien)

Ansichten

Für alle folgenden Umsetzungen in Outlook (E-Mail, Kalender, Kontakte) lassen sich vorbereitete Ansichten (siehe Menüband Ansicht) nutzen.

Es lassen sich aber auch jeweils eigene Ansichten auf "Maß" konfigurieren.
Anm.: Screenshot von Outlook 2010 - sie sehen in 2016 identisch aus!

Kalender

Termine anlegen und konfigurieren, Erinnerungen, Einladung für Termine per Mail, mehrere Kalender lassen sich nebeineinander und übereinander darstellen

Neue Ordnergruppe erstellen, neue Kalender z.B. über Rechte Maus und dann nach Begriff "Ordner" schauen
Darstellung Kalender Schrift vergrößern; Lösung mittels Ribbon Ansicht - Gruppe "Aktuelle Ansicht" - Symbol Ansichtseinstellungen - Button "Weitere Einstellungen...";

Hinweis/Tipps:
Online-Kalender mit Endung *.ics (z.B. Google Kalender) können online verlinkt werden; Kalender können per Mail versendet werden

Aufgaben

einfache Koordination von Status und Wichtigkeit für Aufgaben

Integration der Fälligkeiten von Aufgaben in den Kalenderansichten (Ausnahme: nicht in Monatsansichten)

Outlook - Optionen

siehe Menüband Datei - Optionen / Beispiele:
Format für E-Mails einstellen, Benachrichtigungen (Sound, Desktop), Sofort oder später senden
diverse Einstellungen in den verschiedenen Hauptkategorien der Optionen durchgegangen

hier beispielhaft aufgeführt: Oberfläche ändern (Farben, Live-Vorschau), E-Mail-Formate (HTML, Rich-Text, Nur-Text), Sendeverhalten (nicht sofort Senden, Konten konfigurieren, F9), Einstellungen zu Kalender und Kontakten, Einblenden des Journals (Protokoll zu E-Mail und Co), ...

Tipp: AutoTexte

klassisch: Textbausteine; Schlagwort: Schnellbausteine vom Typ AutoText

In Word und Outlook die jeweiligen Dokumentvorlagen-Dateien (Normal.dotm für Word und NormalEmail.dotm für Outlook) nutzen.

Erstellen von Bausteinen:

• gewünschten Text schreiben und formatieren,
• markieren,
• Tastenkombination Alt + F3,
• Benennungen vornehmen und Speichern der Vorlagen beim Beenden

Einfügen von Bausteinen: Name eingeben und Return oder auch kompletten Namen und dann F3;
oder alternativ über Menüband Einfügen - Schnellbausteine - AutoTexte

Outlook.pst

Die Nutzung von Outlook ermöglicht auch die Einrichtung von lokalen bzw. Windows Profil-basierten Persönlichen Outlook-Ordner!
Diese werden in einer Datei mit Typ *.pst (oft dann Datei outlook.pst) verwaltet und enthalten Ihre diversen E-Mail, Kalender oder Kontakte-Objekte.

Die Outlook Datendatei kann sich - je nach Windows-OS - an verschiedenen Positionen in der Ordner-Struktur befinden.
Beispiel: Windows 7/10 mit Outlook 2010: Benutzerordner / Dokumente / Outlook-Dateien

Archivierungen können manuell oder per AutoArchivierung (archive.pst) erfolgen.
Das Komprimieren großer Datendateien ist mit eigener Outlook-Komprimierung möglich.

bei Groupware-Servern (siehe wieder Microsoft Exchange oder Alternativen wie CommuniGate Pro):
zusätzlich zentral gelagerte Dateien (im Netzwerk auf dem Server) für zentrale Sicherungen (Backups) durch Groupware-Server-Administratoren

TN-Bescheinigungen, letzte Fragen

Screenshots aus einem Vor-Seminar:

• Filter - Regeln
• Signaturen
• Kalender

Excel

Dienstag, 12.01.2021; 08.30 - 15.30 Uhr

Orientierungsphase,  TN-Themen

Excel Grundlagen

Themen:

• Tabellen anlegen, formatieren, gestalten
• Einfache Berechnungen
• Arbeiten mit Formeln und Funktionen
• Verknüpfungen
• Diagramme
• bedingte Formatierungen
• Arbeit mit mehreren Tabellen
• neue Excel 2016 Techniken

Und natürlich Ihre Themen / Fragen / Probleme...

Arbeitsoberfläche

... ab Excel 2007 / 2010 / 2013 / 2016 / 2019 / Office 365

neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen
Tabellenblattnamen umbenennen mit "Rechter-Maus"-Technik (ging und geht immer!)

Neuer Dateityp ab Excel 2007: *.xlsx (Arbeitsmappen - ohne Makros)

Excel 97-2003 Dateityp: *.xls; Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (Win + E);
Windows 10: Menüband Ansicht - Gruppe Aktuelle Ansicht - Dateinamenserweiterungen (Kontrollkästchen)
Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht ...
Alternativ bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen

Zellen können drei Inhalte aufnehmen

Texte, Zahlen und Formeln; letztere beginnen immer mit einem =
Zahlen werden immer sauber ohne Größenangaben und Währungen eingegeben
Eingaben sauber mit Return beenden

Zellen

... in Spalten und Zeilen

Zellbezüge mit Buchstaben für Spalten und Zahlen für Zeilen

Bewegen mit Maus und Tastatur; mit Strg und Cursortasten (Pfeiltasten) bewegen an "Tabellengrenzen"
in neuen Exceltabellen (Format: *.xlsx): 16.384 Spalten x 1.048.576 Zeilen

schnelles Positionieren mit Namensfeld (oben links) und Hinweis auf echte Inhalte der Zellen in Bearbeitungsleiste

Zellen lassen sich über Zwischenablage einfach kopieren (Strg + C) und auf viele Arten (siehe "Inhalte einfügen...") wieder einfügen (Strg + V mit Optionen "Werte", "Formate" oder "Transponieren")

neue Spalten/Zeilen

Markieren der Spalte(n)/Zeile(n) und dann mittels Strg + + einfügen bzw. Strg + - entfernen
bei Bereichen und Strg + "Plus" erscheint zusätzliches Menü
Spaltenbreiten geändert, Spalten ein-/ausblenden (siehe Kontextmenü)

Zellen markieren

Markieren getrennter Zellbereiche mit gehaltener Strg-Taste nach der ersten Markierung für alle folgenden Zellbereiche

Automatisches Ausfüllen (Ziehen mit kleinem Fadenkreuz an Zelle rechts unten)

von Monaten, Wochentagen und Zahlenformaten, Ziehen mit der Maus
Excel 2007: Excel-Optionen - Kategorie Häufig verwendet - Benutzerdefinierte Listen
ab Excel 2010: Excel-Optionen - Kategorie Erweitert - nach unten scrollen - Benutzerdefinierte Listen
eigentlich ja "Kopieren" - bei Zahlen: Startwert und 2. Wert (legt Schrittweite fest) und beide Zellen markieren und ziehen

Eingabetricks

Zelleingaben mit ' beginnen - Zellen werden automatisch 1zu1 als Text übernommen (z.B. '007)
so lassen sich auch "Formeln" in Zellen eintragen
manuelle Zeilenumbrüche in Zellen mit Alt + Return
neue Spalten/Zeilen mit Markieren der Gewünschten und dann mit Strg + "+" bzw. "-" einfügen/löschen
Aktuelles Datum mit Strg + . (Strg + Punkt)

Drag & Drop

Mausaktionen mittels "Ziehen und Fallenlassen"; Praxis mit Zellen, Zellbereichen und Tabellenblättern
mittels Strg-Taste wird das Verschieben zum Kopieren

Zellformate

Buchhaltung vs. Währung (Ausrichtung in Zelle beachten), Prozent, Dezimalstellen, Datum & Uhrzeit

Benutzerdefinierte Zahlenformate

am Beispiel mit Litern: 0,00 "Liter" formatiert Zahl 15 zu 15,00 Liter
alternativ dann einfach die Zeichenkette (engl. String - Text in Anführungszeichen) mit gewünschtem Text austauschen
einmal definierte benutzerdefinierte Zahlenformate merkt sich Excel in der Kategorie "Benutzerdefinert" bei den Zahlenformaten
Tipp: Format #.##0,00 "Liter" spendiert auch noch die Tausender-Trennpunkte1

Diagramme

... Diagrammblatt auf Knopfdruck

Daten inklusive Spalten- und Zeilenköpfen markieren und Funktionstaste F11 - fertig
Diagramme reagieren auf Änderungen an den Daten für das Diagramm
effektive neue Diagrammvorlagen: Standardordner Templates - Diagramme:
C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Charts 
Hinweis: im Templates-Ordner auch Backup-würdige Dateien!
Beachten:neue/eigene Ribbons Diagrammtools (Entwurf, Layout, Format)
Austauschen von X-Achse und Legende mit Hilfe von Schaltfläche "Zeile/Spalte wechseln"

Zellbezüge

... relativ und absolut

relative Zellbezüge erlauben das Kopieren (Ziehen) der Formeln
absolute Zellbezüge mit Hinzufügung von $-Symbolen, so werden Zellbezüge beim Kopieren "fixiert"
Tipp: mit Cursor an Zellbezug und Druck auf F4 automatische $ - Übung mit Prozentualem Umsatz

Erste Funktionen

am Beispiel SUMME(), MITTELWERT(), MIN(), MAX(), ANZAHL(), ANZAHL2()
Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur

TN-Bescheinigungen, Feedback

• Texte, Zahlen, Formeln
• Diagramme
• relativ vs. absolut

Excel - fortgeschrittene Technik

An dieser Stelle auch ein paar weiterführende Techniken...

Funktionen

...weitere Beispiele

am Beispiel SUMME(); Eingabe mittels Maus und/oder Tastatur
ANZAHL(), ANZAHL2(), MIN(), MAX(), MITTELWERT(), HEUTE()

Praxis: mit Anzahl und Anzahl2 Funktionen lassen sich falsch eingegebene Zahlenzellen analysieren.
Hinweis auf Hilfe über Funktionsassistenten (fx-Symbol in Bearbeitungszeile) und Aufruf von integrierter Hilfe

Als Tabelle formatieren...

neue 2007/2010er Technologie - unterschätzt als einfache "Design-Technik" zum Einfärben von Tabellenbereichen; unter der Haube aber komplett neue intelligente "Datenbank"-Technik mit einfachen und sicheren Möglichkeiten zum Sortieren und Filtern von Informationen; außerdem lassen sich diese Tabellenbereiche sinnvoll benennen und damit "sprechende" Formeln erzeugen:
=SUMME(Kassenbuch[Eingang]) 

Tipps (Best Practise): Tabellen sauber benennen, Filter-Pfeile ausblenden mittels Ribbon Daten - Filter bzw. Kontrollkästchen in Ribbon Tabellentool

Tabellenbereiche lassen sich auch wieder in "In Bereich konvertieren" zurückwandeln,
Tipps: Tabellenbereiche lassen sich auch klassisch/manuell benennen mit Markieren und dann über Namensfeld (links in Bearbeitungsleiste) einen eindeutigen Namen vergeben (Übersicht mittels Menüband Formeln - Gruppe Definierte Namen - Namens-Manager), Formate entfernen mit "Radiergummi"

Sortieren und Filtern

nutzen der neuen Tabellenformate und Ribbon Daten;
Hinweis: nach Änderung mit Sortieren lassen sich "Datensätze" nicht einfach in Originalfolgen bringen, was Datenbanktechnik entspricht und OK ist;
Hilfe: durch Tabellenblattkopien oder am Besten eine fortlaufende ID-Spalte (Index)
Wichtige Erkenntnis: beim Filtern von Daten werden zwar in Tabellen die nicht zutreffenden "Datensätze" ausgeblendet, aber eine Summe über eine Datenspalte berechnet weiterhin die Gesamtsumme (also "ohne" Filter!)

WENN-Funktion

Logische Funktion mit 3 Parametern:

• Prüfung/Bedingung
• Dann-Wert (optional)
• Sonst-Wert (optional)

Syntax beachten und Hilfestellung bei Eingabe

Anm.: Verschachtelung von zwei WENN-Funktionen für drei Verzweigungen und so weiter bis maximal 9 Verschachtelungen (ergibt 10 Zuweisungen)

Tipp: Nutzung von Zellen für Vergleichswerte in Prüfung und für Berechnungen/Zuweisungen in den Dann/Sonst-Zweigen verlangen wieder nach den absoluten Zellbezügen (siehe $-Zeichen bzw. F4), damit sich die Funktionen auch sauber kopieren lassen (nach unten ziehen lassen)

SVERWEIS Funktion

Verschachtelte WENN-Funktionen können nur maximal 10 Werte verzweigen (9 mal WENN verschachteln) und das will ja auch kein Mensch machen ;-)

mit SVERWEIS lassen sich aus Bereichen (Matrix) die entsprechenden Ergebniswerte aus den 2. / 3. ... Spalten auswerten:
=SVERWEIS( B4; $A$2:$E$6 ; 2)  
=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabellenblatt!$A$2:$E$6 ; 2 )  

oder mit Tabellen: (Als Tabelle formatieren...)
=SVERWEIS( B4 ; Provisionstabelle[#Alle] ; 2 )  
oder mit benannten Bereichen:
=SVERWEIS( B4 ; Provisionen ; 2 )  

Beachten: erste Spalte aufwärts alphanumerisch sortiert und Einstiegswert (kleinster möglicher Wert) sollte in der ersten Zeile berücksichtigt werden
Verwandte Funktion: WVERWEIS() - dort das Ganze dann in Zeilen, statt in Spalten bei SVERWEIS()

Screenshots aus einem Vor-Seminar:

• Diagrammvorlagen
• Arbeitsmappen
• Als Tabelle formatieren...
• SVERWEIS()
• Logik mit WENN()
• PivotTable

Affinity Photo

Mittwoch, 17.11.2021; 08.30 - 15.30 Uhr

Orientierungsphase,  TN-Themen,
Anmerkung: Erst-Angebot/Premiere bei den LK WF-Schulungen!

Affinity Photo - Grundlagen

Themen:

• erste Schritte
• Arbeitsoberfläche
• Werkzeuge
• Ebenen und Masken
• Farben, Pinsel und Verläufe
• Texte in Affinity Photo
• Transformieren
• Bildbearbeitung und einfache Korrekturen (Retousche)
• Filter und Effekte
• Speichern und Exportieren

Die Seminarinhalte wurden auf Grund von Inhalt und Ausführlichkeit der Darstellungen in einen Extra-Beitrag zu den IT-Seminare beim LK WF ausgelagert.

Affinity Photo Seminarbeitrag 17.11.2021 

Teams

Donnerstag, 18.11.2021; 08.30 - 15.30 Uhr

Orientierungsphase,  TN-Themen,
Anmerkung: Erst-Angebot/Premiere bei den LK WF-Schulungen!

Microsoft Teams - Grundlagen

Themen:

• Was ist Microsoft Teams?
• Was kann Microsoft Teams?
• Menü und Einstellungen
• Teams und Kanäle
• Termine, Besprechungen
• Chat, Videokonferenz
• Tasks von Planner und To do
• Apps

Die Seminarinhalte wurden auf Grund von Inhalt und Ausführlichkeit der Darstellungen in einen Extra-Beitrag zu den IT-Seminare beim LK WF ausgelagert.

Microsoft Teams Seminarbeitrag 18.11.2021 

OneNote

Freitag, 19.11.2021; 08.30 - 12.30 Uhr

Orientierungsphase,  TN-Themen klären

OneNote Grundlagen

Themen:

• Anlegen und Organisieren von Notizbüchern, Grundlagen
• Zusammenspiel OneNote mit MS-Office und Internetanwendungen
• Einbinden von Grafiken
• Suchen und Finden in Notizbüchern
• Speichern und Teilen in der Cloud 

OneNote Versionen

Vorab eine kleine Bildergalerie als Übersicht und Einstieg in das Kurzseminar:

• OneNote Office 365/2016
• OneNote App
• OneNote auf live.com

Hier jetzt die genaueren Darstellungen...

OneNote 2016 bzw. 2019 / Office 365

... die klassische Windows Software oder auch "Totgesagte leben länger".

Eigentlich wollte Microsoft diese Office-Anwendung schon einstellen. Aber auf breiten Druck wird die Software weiter gepflegt und ist sogar als eigenständiger (und kostenloser) Download bei Microsoft.com verfügbar.

Hintergrund erläutert auf Microsoft Support Portal: Link "App vs. SW" auf support.microsoft.com...  
Hier kommt man dann auch weiter zum Download der OneNote-Windows Software (Link OneNote 2016).
Hinweis: das downloadbare Installtool hat den Namen OfficeSetup.exe (!) - es installiert aber wirklich nur die OneNote Anwendung!

Anm.: in Microsoft 365 pflegt Microsoft die "Office Version" unter dem Kurznamen "OneNote" (ohne Versionszusatz) und mit aufgefrischter Oberfläche!

OneNote-Notizbücher können online ("Cloud") als auch lokal verwaltet werden.

Wichtiger Hinweis für Seminarteilnehmer:  
Wenn OneNote 2016 das erste Mal gestartet wird, versucht das Programm die Anmeldinfos für ein Microsoft Konto zu erfragen. Das bricht man einfach ab (z.B. ESC-Taste) und es wird ein lokales Standard-Notizbuch erstellt.

Außerdem ist mit der Office-Version von OneNote auch eine lokale (automatische) Sicherung verfügbar:

• MS Support Portal: Sichern von Notizen 
• onenote-blog.de: notizbuecher-aus-onedrive-lokal-sichern 
• onenote-blog.de: ruhiger-schlafen-so-legen-sie-backups-ihrer-notizen-an 

Die lokalen Sicherungen findet man unter:
C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\OneNote\16.0\Sicherung  

In der folgenden Grafik kann man OneNote noch per Logo/Icon zur OneNote Windows 10 App unterscheiden:

OneNote App (linkes Icon)

(Rechtes Icon) OneNote 2016

Mit der aktuellsten OneNote Version (integriert in Microsoft 365) sind die Logos (leider nahezu) identisch!

OneNote Version für Seminar: (Status 03.08.2021)

• LK WF Citrix VM:
  Microsoft OneNote 2016 (16.0.5014.1000) MSO (16.0.5188.1000) 32-Bit
• Aktuelle OneNote Version:
  Microsoft OneNote für Microsoft 365 MSO (16.0.14228.20200) 32-Bit

Anm.: ich weise da in diesen Seminaren gerne mal darauf hin, da sich aus dieser Differenz manchmal auch unterschiedliche Nutzbarkeit ergibt und mir diese Daten für das Verständnis wichtig sind!

OneNote Windows 10 App

... aus dem Windows App Store (Link OneNote Windows App Store)

Apps sind technische Umsetzungen mit optimierten Oberflächen für Tablet- oder auch Smartphone-Displays.
Neben dieser Windows 10 App stellt Microsoft dieses OneNote App auch für Apples i-Techniken (iPhone, iPad) und für Android (Link OneNote Android App / Beispiel-Video Microsoft) bereit.

Die OneNote App möchte Notizbücher nur online - also in der Microsoft Cloud (live.com) nutzen.
Man benötigt also einen Microsoft-Live-Account - siehe folgende Online-Nutzung von OneNote...

Anm.: auch beim Erststart der OneNote 2016 Anwendung bekommt man eine Rückfrage. Aber diese Nachfrage bricht man einfach ab (ESC-Taste) und schon geht es mit einem ersten Notizbuch los!

OneNote WebApp

... online in Browser auf live.com Portal mit Microsoft-Account

Anmerkung: Voraussetzung für OneNote App: Eigener MS-live-account
Kann kostenlos bei Microsoft angelegt werden. (https://account.microsoft.com/account?lang=de-ch)

OneNote Umgebung

Für verschiedenste OneNote Techniken bedarf es dann natürlich auch zusätzlicher Strukturen und Komponenten:

• Zusammenarbeit mit anderen Office-Programmen
  hier: Outlook, Word, Excel, ... muss Office natürlich installiert sein.
  Für Excel-Tabellen hat man über das Menüband Einfügen eine Extra-Aktion für das Integrieren von Excel-Tabellenobjekten.
  Wichtig: die Zusammenarbeiten sind hier "nur" mit der OneNote für Office Version möglich!
• Für das Teilen aus Programmen heraus mit OneNote müssen die entsprechenden Tools vorhanden sein.
  Beispiel: aus Browser (wie FireFox) benötigt man den OneNote Clipper 
• Für die Nutzung von Multimedia-Inhalten muss die Technik vorhanden sein.
  Technik: Mikrofon, Webcam
  Anm.: im Office-Umfeld häufig nicht gewünscht/erlaubt!
• Für die Nutzung von Stifteingaben ist Touch-technik und der passende Eingabestift nötig!

Thema Synchronisierung

... also Abgleich der OneNote-Daten zwischen Cloud-Variante online und der lokalen Datendatei (also einem OneNote Notizbuch).

Die OneNote-App - und natürlich auch die OneNote Browser-Anwendung (WebApp) - synchronisieren (meist) am schnellsten und zuverlässigsten!

Bei der OneNote Office 2016 Anwendung gebe ich den Hinweis, dass man die Notizbücher auch manuell per Klick synchronisieren lassen kann.

Thema Backup

.. also Sicherung der persönlichen Notizbücher in Backup-Ordnern.

Bei der Cloud-basierten OneNote App muss man sich auf die Sicherungen bei Microsoft verlassen. Es gibt auch Anleitungen und Tools für Backupstrategien.

Bei der OneNote Office Anwendung muss man lediglich die Notizbücher aktualisieren und dann in den Optionen die richtigen Einstellungen für gewünschte automatische und manuelle Sicherungen vornehmen.
Sicherungen konfigurieren: Menüband Datei - Optionen - Kategorie: Speichern und Sichern - Abschnitt: Sicherung.

Tipp: wenn die Sicherungen im Standardordner C:\Users\username\AppData\Local\Microsoft\OneNote\16.0\Sicherung nicht auftauchen (bzw. funktionieren), dann bitte den Sicherungsordner in den Optionen checken und auch einen Haken in Kontrollkästchen "In SharePoint gespeicherte Notizbücher sichern"  setzen.

OneNote Notizbücher

Die Organisationsstruktur für die OneNote Notizbücher besteht aus den folgenden Ebenen/Hierarchien:

Im Bild zu erkennen: Notizbuch, Abschnitte und Abschnittgruppen und natürlich der obere Inhalt einer Seite.

Die Hierarchy von "Top to Bottom":

• Notizbuch
  Natürlich sind auch mehrere Notizbücher möglich.
  Berechtigungen/Freigaben/NoteBook-Teilen beziehen sich immer auf komplette Notizbücher und benötigen hierfür Netzwerk-/Cloud-basierte Notizbücher.
  technisch: Ordner mit Datensammlung in Benutzerverzeichnissen bzw. Ordnern
  OneNote Office 2016: hier auch (einfache) lokale Notizbücher möglich!
• Abschnittgruppe
  Tipp: per Rechtsklick neue Ebenenobjekte erstellen
• Abschnitt
  Tipp: mit Farben arbeiten
• Seite
  Anm.: sehr freie offene Arbeitsfläche (nicht DinA4-orientiert)
• UnterSeite
  Tipp: unterordnen per Drag & Drop (nach Rechts ziehen) oder per Rechtsklick
• UnterUnterSeite
  Tipp: immer ordentliche und aussagekräftige Seitenbezeichner erstellen - erleichter später die schnelle Orientierung

Falls die letztgenannte Orientierung mal "versagt" hilft immer noch die sehr effiziente und mächtige Suche in OneNote!

Die Suche unterstützt bei eingebetteten PDF (mit Vorschau) sogar die Erkennung von Texten (OCR) in diesen Dokumenten!

OneNote Techniken

Hier folgt eine Zusammenstellung diverser Basistechniken und Erweiterungen rund um OneNote.

Drucker: OneNote (Desktop)  

Eine sehr einfache und direkte Übermittelung von Daten aus beliebigen Programmen und Tools stellt der Drucker: OneNote (Desktop) dar.

Durch die Installation der OneNote 2016/2019/365 Anwendungssoftware wird dieser Drucker installiert. Bei der Nutzung kann das entsprechende "OneNote-Druck-Dokument" zielgerichtet im gewünschten Notizbuch und der gewünschten Seite abgelegt werden. Die Ausdrucke könne auch standardmäßig ohne Rückfrage direkt in einen Speicherort gelegt werden. Dieser Ort kann nachträglich über die OneNote-Optionen angepasst werden.

Anm.: bei dieser Übermittelung an OneNote erhält man "Bilder" - das bedeutet, dass sich die Daten (ggf.) nicht indizieren/suchen/finden lassen!

OneNote Optionen 

Wie immer zu finden über das Menüband Datei - Optionen. Es lohnt sich die mal "durchzublättern", um die interessanten Einstellungen für OneNote zu kennen. Das ist natürlich auch immer persönlich. So schalte ich z.B. die Rechtschreib- und Grammatikprüfungen hier einmal aus, da ich viel deutsch/englisch gemischte Texte, Links und Infos mische.

Die Rubriken in den OneNote Optionen: Allgemein, Anzeige, Dokumentprüfung, Synchronisieren, Speichern und Sichern, An OneNote senden, Audio und Video, Sprache und Erweitert.

Kategorien (Tags)

Mit Kategorien kann man allen OneNote Inhaltsobjekten eine Zuordnung mit Kategorien zuweisen (Tagging).

Diese Kategorien lassen sich dann Notizbuch-weit suchen und auflisten:
Menüband Start - Gruppe: Kategorien - Kategorien suchen.

Bei der Nutzung von Outlook auf dem System lassen sich auch Outlook-Aufgaben koordinieren: die Daten von OneNote tauchen dann als Aufgaben in Outlook auf!

Vorlagen

Können normalerweise einfach über RechteMaustaste zugewiesen werden. Bei der Office-Anwendung müssen wir über das Menüband Einfügen - Gruppe: Seiten - Seitenvorlagen gehen.

Vorlagen werden als Seiten-Vorlagen auch für alle neuen Seiten eines Abschnitts festlegbar.

Direkt über die angegeben (und praktisch geübten) Vorlagenmechanismen kann man viele "fertige" OneNote-Seitenvorlagen abrufen. Die versprochenen Online auf office.com verfügbaren Vorlagen sind nicht mehr zu finden (nur noch Word, Excel und Co Vorlagen.

Stift, Multimedia, ...

Wie schon gesagt: hängt von der verwendeten Hardware ab (Stift, Touchpad, Mikrofon, Webcam, ...)

Übung: Texterkennung von Freihand-Texten

Man kann OneNote also z.B. auch als "klassisches Diktafon" benutzen, wenn man will.

Drag & Drop für PDF und Co

Die Dokumente können per Drag & Drop bereitgestellt werden. Dabei kann man zwischen "Einbettungen" (der Dateikopie) und einer "bildhaften Druckversion" wählen.

Falls die Dokumente nicht "Als Ausdruck..." eingefügt werden können kann man stattdessen den Drucker "OneNote (Desktop)" benutzen.

Bei dieser Vorgehensweise sind die PDF sogar indiziert! Das bedeutet, dass man nach Begriffen in den PDF in OneNote suchen lassen kann!

Alle Objekte (Texte, Bilder, Links, ...) lassen sich einfach per Copy & Paste über die Zwischenablage in den OneNote-Seiten einfügen.

Bei den meisten dieser Einfüge-Aktionen erhalten wir auch gleich Mehrwert:

• Beim Einfügen aus Webseiten erhält man gleich die Quelle mit in der OneNote Seite
• Beim Einfügen von Youtube-Links erhält man gleich das Youtube-Thumbnail eingebettet, über das man dann auch direkt die Videos betrachten kann

Anm.: bei den VMs/Citrix-Maschinen des LK WF funktioniert die Youtube-Einbettung leider nicht.

OneNote Clipper

... ist ein Technik für das schnelle Einfügen von Windows- oder Browser-Informationen in OneNote und liegt in unterschiedlichen Versionen und technischen Umsetzungen vor:

• bei OneNote (für) Office 2016
  Tool in Systemtray (unten rechts in Taskleiste bei Datum/Uhrzeit und Co); das Tool kann per Tastenkombinationen oder über die Maus genutzt werden
  Tipp: auch allgemein bei Windows 10 funktioniert Tastenkombination Umschalten + Win + S als Snipping-/Screenshot-Tool-Aufruf.
• für Browser (Ihrer Wahl)
  einfach auf Website www.onenote.com/clipper gehen und die passende Erweiterung für den Browser aktivieren
  Anm.: diese Technik möchte immer Cloud-Notizbücher ansprechen - benötigt also (wie die OneNote App) einen OneNote-/Live-Account bei Microsoft

Hinweis: für fast alle "Apps" der heutigen aktuellen Smartphone- und Social-Media-Welt existieren solche PlugIns/Apps für die Verdrahtung mit OneNote.

ABER: bei "Firmenschulungen / Enterprise-Umgebungen" sind oft die Nutzungen der Windows Apps über den Microsoft Store deaktiviert!

Spezialtipp: "If This Then That" - IFTTT

Hierbei handelt es sich um eine spezielle Online-Dienste-Plattform, die per Auslösung von Aktionen automatisch in Ihrem Auftrag Arbeiten übernimmt.
IFTTT-Tools für OneNote: https://ifttt.com/search/query/onenote?tab=connections
Beispiel: es wird automatisch ein neuer OneNote Eintrag erstellt, wenn man auf YouTube ein Like verteilt (Link)

Anm.: durch den erforderlichen IFTTT-Account und die Nutzung von OneNote mit Cloud-Notizbuch wird diese Technik nicht in OneNote Office 2016 Kurzseminaren gezeigt.

OneNote Linksammlung

Wichtig: die meisten Recherchen und Infosites zu OneNote beziehen sich auf die OneNote App!

Die folgende Auswahl ist natürlich nur ein kleiner Auszug von Internetressourcen zum Thema OneNote

Microsoft OneNote (meist zur OneNote App!):

• Microsoft OneNote Webportal  
  Anm.: führt Infos zur App auf und "will auch anmelden" mit Konto
• Microsoft OneNote 2016 Download  
  Hinweis: das downloadbare Installtool hat den Namen OfficeSetup.exe (!) - es installiert aber wirklich nur die OneNote Anwendung!
  Anm.: Das Tool bereitet aber auch die Nachinstallationen des sonstigen Office 365 vor-
• Microsoft OneNote Clipper Tool für Browser   
  Anm.: für diverse Browser (wie Firefox) verfügbar. Im Browser Microsoft Edge als Aktion "Teilen" verfügbar.
• Android OneNote App 
  Anm.: mit diversen Videos zur Android, iOS und Online-WebApp

Tutorials: (und wieder ohne Anspruch auf Vollständigkeit ;-)

• Microsoft Support Portal   
• Mkey Shop OneNote Tuturial   
  hier nur OneNote Tipps lesen - keine SW kaufen ;-)
• OneNoteDE Youtube Channel  
• Tobias Wrzal Youtube Einführung 
  O-Ton: "... das beste Office Programm aller Zeiten ..." ;-)
• BKaizen Tutorials 
• ... the list goes on and on ...

Seminarende: TN-Bescheinigungen, letzte Fragen

Screenshots aus einem vergangenem Seminar:

• Kategorien (Tagging)
• OCR in PDFs
• Vorlagen
• Synchronisierung
• Notizbücher
• OneNote Clipper