Im Rahmen der EDV-Mitarbeiterfortbildungen der TU Braunschweig findet am 17.09.2024 als Online-Seminar das Seminar "Mit Outlook den Büroalltag organisieren" statt.

In diesem Kurs lernen Sie die grundlegenden und weiterführenden Funktionen von Outlook kennen und können diese anschließend sicher und effizient anwenden, um so Ihren E-Mailverkehr sowie Ihre Termin- und Aufgabenverwaltung professionell zu organisieren.
Inhalte:
- Schwerpunkt/Praxis: Blick auf kollaboratives Arbeiten
- E-Mails im effizienten täglichen Einsatz
- Kontakte, Verteilerlisten (Kontaktgruppen)
- Outlook: Einstellungen, Ansichten
- Kalender/ Terminverwaltung mit Kolleg*innen
- Kontakte/ Adressverwaltung mit Kolleg*innen
- Aufgaben und To-dos
- Tipps & Tricks, neue Outlook Techniken
- Ihre Themen und Fragen
Hier die Rahmendaten zum Seminar:
Ort: Online per BigBlueButton
Zeiten: Di., 17.09.2024; 09.00 - 16.00 Uhr
Infosite: Extra-Website zum Thema Outlook (Trainer Joe Brandes)
Downloads: OneDrive (Trainer Joe Brandes
Ich werde das Thema - in gewohnter Weise - mit ausführlichen Infos begleiten.
Die beigelegten Screenshots sind aus verschiedenen Seminaren bei diversen Auftraggebern.
Ihr Trainer Joe Brandes
📣 Intro
Topics:
- Seminarzeiten, Termine und Inhalte
- Outlook Extrasite
- Topics
- Intro (infos)
- Roter Faden (Seminaridee Trainer Joe B.)
Intro
- Pausen (in Online-Seminaren) - ungefährer Fahrplan für "Übungen + Pausen + Seminarende":
09.00 - 10.30 | Pause | 10.45 - 12.15 | Mittagspause
12.45 - 14.15 | Pause | 14.30 - 15.50 | Feedback | bis Seminarende 16.00 Uhr - Teilnehmerthemen kennenlernen/koordinieren
Hinweis auf Online-Resourcen und Tools
...für die weiteren Arbeiten in Excel-Seminaren...
Temporärer Download-Ordner für TN im Seminar
Trainer-Tools
Screenshots mit Windows Boardmitteln ( Win + Druck )
Bildschirmlupe mit Windows Boardmitteln ( Win + + ; weglegen der Lupe mit Win + ESC )
Alternative/ehemalige Lösungen:
Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen"); z.B. über Portal portableapps.com
Linksammlung
s.a. Trainer-Excel-Unterlagen und hier als Kurzauflistung zum Seminar
- Ansprechpartner an der TU Braunschweig - Abteilung 13 - Personalweiterbildung
Link: https://www.tu-braunschweig.de/abt13/personalweiterbildung - Skripte des Herdt-Verlag über das RRZN Uni Hannover zum kleinen Preis:
Link: http://www.rrzn.uni-hannover.de/buecher.html
Anm.: leider wohl keine Organisation über GITZ TU BS mehr verfügbar!
Downloads
(Onedrive-Laufwerk Trainer J. Brandes)
Anm.: temporär - aber auch noch nach den Seminaren inkl. Trainerdatei(en)!) auf Onedrive-Laufwerk Trainer J. Brandes
Anleitung: bitte einfach Dokumente sauber markieren und mit Schaltfläche "Herunterladen" auf eigenen Rechner downloaden!
Falls Ihr Browser keine Rückfrage zum Speicherort stellt, dann sollten sich die heruntergeladenen Dateien in Ihrem Downloads-Ordner finden lassen.
Outlook Extrasite
Meine Ausarbeitungen im Rahmen meiner Outlook-Seminare und Interessen finden Sie als RestructuredText Dokumente unter outlook.joe-brandes.de.
Mal sehen wo die Reise mit dieser Unterlage hingeht...
Roter Faden
Diesen Begriff hört man in meinen Seminaren häufiger ;-). Gemeint ist hier: Das grundsätzliche Verständnis der fraglichen IT-Techniken. Am Besten gleich so, dass man auch nach einer Zeit ohne Beschäftigung mit diesen Techniken sehr schnell wieder in Fahrt kommt.
Unter einem roten Faden versteht man ein Grundmotiv, einen leitenden Gedanken, einen Weg oder auch eine Richtlinie. „Etwas zieht sich wie ein roter Faden durch etwas“ bedeutet beispielsweise, dass man darin eine durchgehende Struktur oder ein Ziel erkennen kann.
Quelle: Wikipedia - Roter Faden
Seminarende
bitte das Online-Seminar rechts oben (Drei-Punkte-Menü) über die Schaltfläche "Ausloggen" verlassen!
Anm.: aktuelle Menüunkte (September 2024) sind eindeutiger benannt!
Anm.: sonst schmeißen Sie ALLE aus der Konferenz!
Und los geht es mit den Themen und Inhalten für unser Seminar...
1️⃣ Mails, Termine, Aufgaben
Topics Outlook Seminar / Roter Faden
Teil 1️⃣ - Outlook Praxis: Mails, Termine, Aufgaben
- E-Mailing (Praxis, Technik, Signaturen)
- Kalender (einfache Einladungen)
- Kontakte (Adressbücher)
- Aufgaben und Nachverfolgungen
- Organisation: Ordner/Suchordner, Kategorien, Regeln/Filter
- Erweiterte Suche
Für das erste Verständnis: Outlook ist eine Groupware und kann diverse Elemente bereitstellen:

Outlook, E-Mails, eine erste Übersicht
Die Sicherheit und der "Datenschutz" einer E-Mail sind vergleichbar einer Postkarte! Hierfür finden Sie auch meinen anderen Online-Beiträgen zum Thema Outlook auch auch weitere Infos:
- Einstieg zum Thema E-Mails
http://outlook.joe-brandes.de/_build/html/Chapters/10-E-Mails/Index.html - Security Checklists
http://outlook.joe-brandes.de/_build/html/Chapters/95-Security/Index.html#security-checklisten-e-mail
Erhöhung der Sicherheit durch Nutzung von
- PGP (Pretty Good Privacy) - siehe Tool (Info Seite Heise Verlag zum Thema PGP) oder
- S/MIME (Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions)
Mails versendet/empfangen (manuell mit F9 oder entsprechenden Symbolen "Senden und Empfangen"),
Nutzung von "An", "Cc" (Carbon Copy - "Blaupause/Durchschlag"), "Bcc" (Blind Carbon Copy)
Tipp: Einfach BCC für Massenmails nutzen und so den notwendigen Datenschutz bereitstellen!
Hinweis zu "Nur Text" setzen: hier werden keine Formatierungen zugelassen (siehe Typen "HTML" oder "Rich-Text"), was vielen Mitarbeitern im Bereich "Informatik" die Verarbeitung von Mails erleichtern kann und auch als "sicherer" eingestuft wird, als die formatierbaren E-Mail-Bodys (also die HTML- bzw. Rich-Text-Mails).
Mail-Eigenschaften, Einstellungen und praktische Übungen:
- Betreff-Zeile/Inhalt bitte immer angeben - Anm.: manche Mailer sortieren "leere" Mails aus!
- Anhänge (eigenes Menüband)
- Kontakte - Adressbuch
- Sofort senden (siehe Optionen - Erweitert - Senden und Empfangen)
- Gelesen / Ungelesen - Alles als gelesen markieren
- eigene Ordnerstrukturen (Mails manuell ordnen)
- Regeln (Filter) für das automatische Ablegen von einkommenden Mails, Signaturen anlegen und verwalten
- Kontaktgruppen (Verteilerlisten für E-Mail-Kontakte)
- Suchordner
Übung: schnell alle ungelesenen Mails anzeigen lassen) - Signaturen
Hier mal eine beispielhafte Signatur (lk-wf.de):
Adressbuch nutzen
Die Erweiterte Suche findet die Adressen sauber und effizient nach Vorgaben.
Kontakte
Man hat neben einer "privaten" Kontakteverwaltung bei Exchange Servern auch immer Zugriff auf ein "öffentliches" Adressbuch: hier als Globales Adressbuch bezeichnet.
Mit Hilfe von Kontaktgruppen kann man Outlook diverse E-Mail-Kontakte als "Verteiler" beibringen, sodass man einer Vielzahl von Kontakten (E-Mail-Adressen) unter einem "Kontakt" die Mails zukommen lassen kann. Technisch: genau dasselbe, als würde ich die gewünschten Mail-Adressen manuell in die Adressaten kopieren!
Eigene Kontakte, Kontaktgruppe (Verteilerlisten), Vorgeschlagene Kontakte
Empfehlung:
eintragen der Werte über die vorbereiteten Schaltflächen, Telefonnummern ebenso über die Eingabeformulare in allgemeiner Form bereitstellen: +49 (531) 53852-10,
Übersicht über alle Kontaktfelder
Sortieren in den detaillierten Ansichten über die Spaltenköpfe oder ausführlich sich eigene Ansichten konfigurieren und die Sortierung und/oder Gruppierung nach gewünschtem Feld (z.B. Firma) einrichten
Visitenkarten als "Anhänge" per Mail übermitteln (*.vcf-Dateien)
Signaturen
Anmerkung zu Übung mit Erstellungen Signaturen: Es gibt oft verbereitete Signaturen oder Anleitungen zur Erstellung von Signaturen.
Beginn Signatur: (Anm.: entgegen meiner sonstigen Website-Formatierungen hier manuelle Formatierungen)
-Fachbereichsleitung EDV, Beruf und Qualifikation
-Qualitätsmanagement
Bildungszentrum Landkreis Wolfenbüttel
Harzstr. 2-5
38300 Wolfenbüttel
Telefon: 05331 84-999555
Fax: 05331 84-998555
Mobil: 0151 55555555
E-Mail:
Internet: www.bildungszentrum-wolfenbuettel.de
Ende Signatur: manuell eingefügte/formatierte Signaturvorlage "Beispielaccount lk-wf.de".
Es gibt diverse "Vorlagen-Techniken" für das effizientere Erstellen und Komplettieren von Mails...
Senden/Empfangen
Für das Verhalten von Outlook hinsichtlich Senden/Empfangen (siehe auch Funktionstaste F9) kann man diverse Einstellungen vornehmen.
Postfach Exchange Server
Wir wollen einen ersten Blick zum Postfach- bzw Ordner-System unseres Exchange Server werfen.
Die hier dargestellen und umsetzbaren Optionen zum Aufräumen und Archivieren der Exchange Ordner sollte immer in Abstimmung mit der eigenen IT erfolgen.
Regeln / Filtern nutzen
Im Seminar üben wir die Outlook-Regeln mit den Outlook-Board-Techniken.
Übungen: gezielt E-Mails eines Empfängers in eigene UnterOrdnerStruktur verschieben lassen!
Spezielle Regeln: Aufräumen (Postfachregel). Diese Regeln lassen sich über die gleichlautenden Schaltflächen nutzen.
Das Aufräumen lässt sich über Optionen - E-Mail - Unterhaltungen aufräumen konfigurieren: z.B. Ungelesen Nachrichten nicht verschieben.
Suchordner
Wir können mit manuellen Ordnern in unseren Postfach-Verwaltgungen Struktur schaffen. Mit Suchordnern können wir die verteilten Infos von Outlook finden lassen.
Man kann also auf jede Information im System (hier Nachrichten/Mails) gezielt zugreifen.
Lesebereich
Für das Layout der Darstellung unserer Nachrichten können wir über den Lesebereich sowohl die Platzierung als auch die Nutzung (siehe Lesestatus) beeinflussen.
Hier findet man also auch die Konfiguration für das Verhalten Outlooks hinsichtlich des Lesestatus von Nachrichten.
Optionen
Wie für alle Microsoft Programme lassen sich auch für Outlook über Datei - Optionen viele Konfigurationen vornehmen.
Beispiele:
- Format für E-Mails einstellen
- Benachrichtigungen (Sound, Desktop)
- Sofort oder später senden
- diverse Einstellungen in den verschiedenen Hauptkategorien
- Oberfläche ändern (Farben, Live-Vorschau)
- Einstellungen zu Kalender und Kontakten,
- Einblenden des Journals (Protokoll zu E-Mail und Co)
Die Optionen sind manchmal je nach Outlook Version abweichend.
Nachverfolgung
Über die Technik(en) der Nachverfolgung kann man sich selbst - und per E-Mail auch anderen - Erinnerungen in Form automatisch gehandelter Aufgaben verwalten, die man dann auch mit Erinnerungen (Weckfunktion) kombinieren kann.
Im Screenshot sind die benutzerdefinierten Einstellungen für Nachverfolgungen beim Erstellen/Versenden einer Mail zu sehen.
Achtung: man kann also auch den Empfängern von Mails diese Nachverfolgung - inklusive Erinnerungen - aufzwingen.
Für die manuelle eigene Verwaltung stehen die "Flaggen" (tiefrot: zeitnah/dringlich bis hellrot oder Grüner Haken für erledigt) zur Verfügung.
Die "Aufgaben" und "Termine", die durch solche Nachverfolgungen erzeugt werden tauchen in den entsprechenden Ansichten beim E-Mailing, den Terminen (Kalendern) und Aufgaben auf.
Infosites:
Microsoft Office Support "Kennzeichnen von e-Mail-Nachrichten zur Nachverfolgung",
Video Andrea Thehos "Outlook - Kennzeichnung als Aufgabenelement - Nachverfolgung" (Anm.: bis ca. 10:00)
Kalender
Termine anlegen und konfigurieren, Erinnerungen, Einladung für Termine per Mail, mehrere Kalender lassen sich nebeineinander und übereinander darstellen
Neue Ordnergruppe erstellen, neue Kalender z.B. über Rechte Maus und dann nach Begriff "Ordner" schauen
Darstellung Kalender Schrift vergrößern; Lösung mittels Ribbon Ansicht - Gruppe "Aktuelle Ansicht" - Symbol Ansichtseinstellungen - Button "Weitere Einstellungen...";
Hinweis/Tipps:
Online-Kalender mit Endung *.ics (z.B. Google Kalender) können online verlinkt werden; Kalender können per Mail versendet werden
Einladungen
Wir nutzen die individuelle Einladung über E-Mails. Hierbei erhalten die Empfänger eine Einladung mit entsprechenden Antwort-Schaltflächen oberhalb der Mail.
Beim Beantworten - auch bei Absagen - ist häufig eine kurze Erklärung gewünscht.
Gruppenkalender (siehe später Teil Zwei)
... gemeinsam mit anderen Mitarbeitern genutzte Kalender
Für das Erstellen, Freigeben und Nutzen von Gruppenkalendern mit Hilfe des Exchange Servers - bzw. der Voreinstellungen auf der Serverseite - sollte man sich erst einmal eine genaue Überlegung zur Nutzung machen und die Koordination mit den beteiligten Mitarbeitern (Konten) suchen.
Oft trifft man hier auch den Begriff der sogenannten Leitungskalender: diese repräsentieren den "öffentlichen" Kalender einer "Leitung". Die Kalender werden aber letztlich von den "Assistenten der Leitung" gepflegt und genutzt.
Manchmal werden Gruppenkalender auch als einfach "Raumbelegungs"-Werkzeuge genutzt.
Kategorien
Über Kategorisierungen kann man durch Farbschemen die Outlook-Objekte (Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben) für eigenes Tagging nutzen.
Das Taggen hilft in Kombination einer Erweiterten Suche also perfekt, um Objekte zu einer eigenen Outlook-Rubrik zu organisieren bzw. zu finden.
Aufgaben
Stellen eine einfache Koordination von Status und Wichtigkeit für Aufgaben bereit.
Aufgabenleiste. Integration der Fälligkeiten von Aufgaben in den Kalenderansichten (Ausnahme: nicht in Monatsansichten)
Man kann die Aufgaben (per Nachverfolgung oder manuelle Aufgaben) über das beigeordnete Symbol unterscheiden.
Erweiterte Suche
Man kann alle Elemente in den Ordnern übergreifend und effizizient durch eine Erweiterte Suche finden lassen.

Die Suche lässt sich oberhalb der diversen Elemente-Ordner als Eingabefeld aktivieren oder man merkt sich die Tastenkombination Strg + E zum Aktivieren.
Spannend wird es über die Suchtools dann zur Erweiterten Suche zu gehen. Hierfür lässt sich auch einfach ein Symbol in der Schnellzugriffsleiste einfügen.
2️⃣ Exchange Server nutzen
Topics Outlook Seminar / Roter Faden
Teil 2️⃣ - Outlook Kollaboration: Exchange Server nutzen
- Outlook als Werkzeug zur Zusammenarbeit
- Serverbasierte/zentrale Kalender/Adressbücher
- Freigabe-Berechtigungen mit Exchange Server
- Ansichten optimieren und managen
- Tipps & Tricks
Ordner / Navigation
Eine wichtige Erkenntnis aus den ersten Beschäftigungen mit Outlook ist die Erkenntnis, dass alle Elemente in Ordnern struckturiert sind. Die Ordner verfügen über spezielle Fähigkeiten und lassen uns die verschiedenen Elementtypen (Mails, Termine, Aufgaben) technisch verwalten.
Das wird durch die Navigation weiter deutlich und wir finden hier auch eine Übersicht zu den Elementen und eine spezielle Ordneransicht.
Und in der Ordneransicht finden wir dann auch die Öffentlichen Ordner für unser System.
Öffentliche Ordner
Hier haben wir wortwörtliche Technik für das gemeinsame Nutzen von Ressourcen in unser Firma.
Die jeweiligen Elemente lassen sich per Drag & Drop oder aber mittels Menüband Datei - Speichern unter... in die gewünschten Ordner kopieren oder verschieben.
Kalender
Wir konzentrieren uns hier auf die gemeinsam nutzbaren Technik im Rahmen der Exchange Server Umgebung.
Eine erste Übersicht zu Kalendertechnik:
Kalenderfreigaben versenden
Wir üben das gemeinsame Nutzen von Kalendern über den Exchange Server und die möglichen Konfigurationen und Berechtigungen.
Die Bestätigung der Einladung beim Empfänger listet den Kalender (den Ordner) direkt in einer Kalendergruppe "Freigegebene Kalender".
Als Alternative für "Domain-fremde" Einzuladende kann man komplette Kalender versenden.
Eine besondere Form von Kalender stellen die sogenannten "Internetkalender" dar, die man mittels einer ICS-URL verbinden lassen kann.
Alle Varianten werden praktisch erprobt und stellen eine Vorlage für die anderen Freigabetechniken für Adressbücher oder Aufgaben dar. Im Grunde geht es ja immer um eine "Ordner-Freigabe"!
Rechtesystem für Outlook/Exchange-System
Mit den Freigabemöglichkeiten zentral organisierter Ressourcen (Gruppenkalender, Gruppenaddressbücher) kann man zielgerichtet und genau die gemeinsame Nutzung konfigurieren.
Manche Voreinstellungen sind den Administratoren der Exchange-Server vorbehalten. Der Nutzer an seinem Outlook-Client erhält entsprechende Freigabeszenarien und die darauf aufbauenden Berechtigungen für die freigegebenen Kalender oder Adressbücher.
Für die weitere Vertiefung folgen ein paar Online-Quellen und die Auflistung von Standard-Rechten:
- PDF mit einfacher Anleitung
https://www.rrz.uni-hamburg.de/services/e-mail/fuer-mitarbeiter/exchange/handouts/handout-berechtigung-auf-einen-kalender-setzen.pdf - Anleitung Leibnis-Uni (auch als PDF verfügbar)
https://www.luis.uni-hannover.de/de/services/kommunikation/e-mail/exchange-mailsystem/dokumentationen/kalenderrechte-in-outlook-anpassen - Kurzanleitung FAU (Friedrich Alexander Uni Erlangen)
https://www.anleitungen.rrze.fau.de/e-mail/exchange/kalenderberechtigungen/ - Microsoft Technikartikel zu Calendar Permissions Level
https://learn.microsoft.com/de-de/exchange/client-developer/web-service-reference/calendarpermissionlevel

Übersicht zu Kalender Berechtigungsstufen (aus Online-Tech Beitrag für PowerShell Befehle rund um CPL) - folgende Rollen sind für die Vergabe von definierten Berechtigungen verfügbar:
- Author: (Autor)
CreateItems, DeleteOwnedItems, EditOwnedItems, FolderVisible, ReadItems - Contributor: (Mitwirkender)
CreateItems, FolderVisible - Editor: (Bearbeiter)
CreateItems, DeleteAllItems, DeleteOwnedItems, EditAllItems, EditOwnedItems, FolderVisible, ReadItems - None: (Keine)
FolderVisible - NonEditingAuthor: (Nicht bearbeitender Autor)
CreateItems, FolderVisible, ReadItems - Owner: (Besitzer)
CreateItems, CreateSubfolders, DeleteAllItems, DeleteOwnedItems, EditAllItems, EditOwnedItems, FolderContact, FolderOwner, FolderVisible, ReadItems - PublishingEditor: (Veröffentlichender Bearbeiter)
CreateItems, CreateSubfolders, DeleteAllItems, DeleteOwnedItems, EditAllItems, EditOwnedItems, FolderVisible, ReadItems - PublishingAuthor: (Veröffentlichender Autor)
CreateItems, CreateSubfolders, DeleteOwnedItems, EditOwnedItems, FolderVisible, ReadItems - Reviewer: (Prüfer)
FolderVisible, ReadItems
Die englischen Begriffe lassen sich (einfach) auf die deutschen Einstellungen übersetzen und die Berechtigungen sind selbsterklärend.
Gemeinsame Kontakte / Adressbücher
Wir nutzen also die erprobten Techniken rund um Kalender mit Outlook und Exchange jetzt auch für Kontakte/Adressbücher.
Wir laden zur Nutzung eines Adressbuchs ein:
Wir konfigurieren die Berechtigungen:
Aufgaben
Und natürlich lässt sich das jetzt auch für Aufgaben nutzen.
Ansichten
Wir finden die Standard-Ansichten der unterschiedlichen Outlook-Elemente häufig nicht ideal!
Für alle Umsetzungen in Outlook (E-Mail, Kalender, Kontakte) lassen sich vorbereitete Ansichten (siehe Menüband Ansicht) nutzen und anpassen.
Es lassen sich aber auch jeweils eigene Ansichten auf "Maß" konfigurieren. Anm.: Screenshot von Outlook 2010 - sie sehen in 2016 und Nachfolgern identisch aus!
Im Kontext des Exchange Server folgen jetzt noch weitere Nutzungen:
- Abwesenheitsnotizen
- Outlook Web Access (OWA)
Abwesenheitsnotizen
Anm.: hierfür sieht die Outlook-Technik über Menüband Datei
aktuell den Eintrag "Automatische Antworten (Außer Haus)" vor:
Eine Konfiguration über das Menüband Datei (siehe oft Google-Recherche zum Stichwort "Abwesenheitsnotiz") bleibt also den Outlook-Nutzern vorbehalten, die an einen Exchange-Server angebunden sind.
Outlook Web Access (OWA)
Der Zugang per Browser (über verschlüsselte https-Verbindung zu einer Outlook-Nutzung ist nicht in jedem Firmenverbund von Interesse oder gewünscht. Ich will hier aber die technischen Ansichten der Vollständigkeit halber darstellen.
🗂️ Exchange
Topics:
- Client-/Server Prinzip
- Exchange Server
- Funktionspostfächer
- S/Mime
- Persönlicher Ordner *.pst
Wir verschaffen uns schnell einen technischen Überblick... (wollen uns aber immer schwerpunktmäßig mit praktischen Übungen beschäftigen)
E-Mail - Client-/Server Prinzip
Der Internet-Dienst E-Mail basiert auf dem klassischen E-Mail-Client / E-Mail-Server Prinzip.
Einfache Erläuterung: Der Client kopiert sich Daten vom Server - eine Kopiermaschine.
Hier eine kurze Gegenüberstellung (möglicher) Techniken bzw. Programme auf Client- bzw. Serverseite:
Technik | Groupware-Client | Groupware-Server |
---|---|---|
Quasi-Standard | MS Outlook | MS Exchange Server |
Es gibt in der IT auch noch andere Client-/Server Groupware "Gespanne": z.B. Lotus/IBM Notes/Domino.
Microsoft Exchange Server
... zentraler Verwaltungsserver von Microsoft für Gruppenarbeit - Groupware Server:
- gemeinsam nutzbaren Kontakte
- Termine/Kalender für Gruppen
- einfache Abwesenheitsnotiz direkt mit Outlook
- OWA (Outlook Web Access - Zugang zu den Verwaltungen über einen Browser/Weboberfläche)
- ...
Es folgt eine "Technikübersicht" als einfacher Plan mit diversen Fachbegriffen und Softwarenamen:
Anm.: bei der Nutzung einfacher Mail-Server fällt immer der "Groupware"-Charakter weg!
Funktionspostfächer
Technische Darstellung: es kann Funktions-Adressen in unterschiedlicher Ausführung geben
- als eigenständiges Postfach (auf Mail-Server)
Für die Einrichtung eines eigenständigen Postfachs für einen Funktions-Account sollte es Ansprechpartner bei Ihrer Firma geben - ohne eigenes Postfach - als
Funktionsverteiler: die Funktionsadresse wird als Mailalias für verschiedene Konten administriert
oder andere Lösungen (Mailingliste, E-Mail-Verteiler des Groupware-Servers, spezielle Groupware Mail-Adressen: z.B. Ressourcen bei MS Exchange)
Für die Lösungen "ohne eigenes Postfach" ist (eigentlich) immer ein administrativer Eingriff auf dem Server nötig!
Alle weiteren Infos zu den Funktionsadressen dann immer über Ihre zuständige IT-Abteilung.
Beispielhafte YouTube Video Suche: YouTube - Funktionspostfach
🔧 Tipps
Topics:
- Tipp: AutoTexte
- Vorlagen
- S/MIME
- Persönlicher Ordner *.pst
Tipp: AutoTexte
klassisch: Textbausteine; Schlagwort: Schnellbausteine vom Typ AutoText
In Word und Outlook die jeweiligen Dokumentvorlagen-Dateien (Normal.dotm
für Word und NormalEmail.dotm
für Outlook) nutzen.
Erstellen von Bausteinen:
- gewünschten Text schreiben und formatieren,
- markieren,
- Tastenkombination Alt + F3,
- Benennungen vornehmen und Speichern der Vorlagen beim Beenden
Einfügen von Bausteinen: Name eingeben und Return oder auch kompletten Namen und dann F3;
oder alternativ über Menüband Einfügen - Schnellbausteine - AutoTexte
Screenshots aus einem Vor-Seminar:
Vorlagen für E-Mail Erstellungen
Wie in jedem Anwendungsprogramm so auch hier die Möglichkeit das Dokument (hier: die Mail) als Vorlage abzuspeichern.
Outlook-Vorlagen (*.oft)
Kurzanleitung: über Menüband Datei - Speichern unter... den Dokumenttyp auf Outlook-Vorlage (*.oft) ändern.
Man landet standardmäßig im Office-Templates-Ordner (oder bei den eigenen Benutzerdefinierten Vorlagen) - man kann die Vorlage aber auch einfach in einen Ordner nach Wahl speichern. Entweder über
- Neue Elemente - Weitere Elemente - Formular auswählen... - Vorlagen im Dateisystem auswählen oder
- neue Mail per Doppelklick auf die Vorlagendatei *.oft
öffnen und weiterbearbeiten.
Anm.: in aktuellen Office 365 (also Outlook 365) hat Microsoft noch eine Extra-Schaltfläche beim E-Mail schreiben eingefügt (Menüband Nachricht - Gruppe Meine Vorlagen - Vorlagen anzeigen), mit dem man die Vorlagen direkt (und überall - siehe Cloud) zur Verfügung hat.
QuickSteps
Menüband Start - Gruppe QuickSteps - Über: Neu erstellen eine Anleitung (hier: Neue Nachricht) nach eigenen Wünschen definieren.
Anm.: auch die anderen Outlook-Objekte (siehe Termin oder Aufgaben) lassen sich so nach eigenen Wünschen vorbereiten.
Und bitte auch an unsere Übung zu den AutoTexten (klassisch: Textbausteine) denken.
Spezial: Formulare - Mails mit eigenem Aufbau
Größeres Themengebiet mit weitreichenden Möglichkeiten zum Erstellen eigener neuer E-Mail- (aber auch Kontakt- oder Termin-) Dialogsysteme (Formulare).
Tipp: Einblenden des Menübands Entwicklertools über Menüband Datei - Optionen Menüband anpassen - Hauptregisterkarte Entwicklertools aktivieren.
Dort findet man Symbole zum schnellen Auswählen von Formularen (s.a. die Outlook-Vorlagen oberhalb) und zum Entwerfen neuer Formulare (hier: Nachricht).
S/Mime
... Secure / Multipurpose Internet Mail Extensions ...
Es geht um zwei Aspekte der "Sicherung" von E-Mails:
- Digitale Unterschrift ermöglichen
- Nachrichten verschlüsseln
Im einfachsten Fall liegt in unserem Windows bereits ein entsprechendes Zertifikat vor oder muss einfach als Datei (*.pfx bzw. *.p12) importiert werden.
Das "Unterschreiben / Verschlüsseln" selbst ist dann sehr einfach, da es nur einfach einen Klick auf das entsprechende Symbol verlangt:
Menüband Optionen - Gruppe Berechtigung - Schaltfläche Signieren
Als erste Übersicht hier ein paar Infolinks zum Thema:
- RZ Uni Osnabrück "Signieren und Verschlüsseln von E-Mails" (Link)
- PSW Group ("SSL-Anbieter"): Wie installiere ich ein S/MIME Zertifikat" (Link)
- Privater Blog "Doenselmann" (Link / Link)
Outlook.pst
Die Nutzung von Outlook ermöglicht auch die Einrichtung von lokalen bzw. Windows Profil-basierten Persönlichen Outlook-Ordner!
Diese werden in einer Datei mit Typ *.pst (oft dann Datei outlook.pst) verwaltet und enthalten Ihre diversen E-Mail, Kalender oder Kontakte-Objekte.
Die Outlook Datendatei kann sich - je nach Windows-OS - an verschiedenen Positionen in der Ordner-Struktur befinden.
Beispiel: Windows 7/10 mit Outlook 2010: Benutzerordner / Dokumente / Outlook-Dateien
Archivierungen können manuell oder per AutoArchivierung (archive.pst) erfolgen.
Das Komprimieren großer Datendateien ist mit eigener Outlook-Komprimierung möglich.
bei Groupware-Servern (siehe wieder Microsoft Exchange oder Alternativen wie CommuniGate Pro):
zusätzlich zentral gelagerte Dateien (im Netzwerk auf dem Server) für zentrale Sicherungen (Backups) durch Groupware-Server-Administratoren
Ihr Trainer Joe Brandes