Microsoft PowerPoint

Topics:

• Ausschreibung / Inhalte
• Roter Faden
• Hinweise / Tools

Ausschreibung / Inhalte

Es folgen beispielhafte Daten zu Ausschreibungen und Inhalten.

Sie lernen diesem praxisorientierten Seminar die Handhabung und den Umgang mit dem Programm PowerPoint aus dem Hause Microsoft:

• Erstellung von Overhead-Folien, Bildschirmshows, Handouts
• Präsentationsablauf gestalten und optimieren
• Gestaltung von Texten, Bildern, Tabellen, Diagrammen, SmartArts (Organigrammen)
• Folienvorlagen, Folienmaster (alle Folien haben das gleiche Design/Theme)
• Effizienter Einsatz von Farben und Typographie
• PowerPoint-Folien im Web, PowerPoint WebApp

Roter Faden

Diesen Begriff hört man in meinen Seminaren häufiger ;-). Gemeint ist hier: Das grundsätzliche Verständnis der fraglichen IT-Techniken.

Am Besten gleich so, dass man auch nach einer Zeit ohne Beschäftigung mit diesen Techniken sehr schnell wieder in Fahrt kommt.

Unter einem roten Faden versteht man ein Grundmotiv, einen leitenden Gedanken, einen Weg oder auch eine Richtlinie. „Etwas zieht sich wie ein roter Faden durch etwas“ bedeutet beispielsweise, dass man darin eine durchgehende Struktur oder ein Ziel erkennen kann.

Quelle: Wikipedia - Roter Faden

Und im Zuge dieser Herangehensweise kann es auch schon mal zu einer Wiederholung von Begriffen und Zusammenhängen kommen - [kr]eine Absicht! Anm.: die eckigen Klammern am Ende der letzten Zeile ist ein IT-Insider: die Klammer spezifiziert eine Stelle mit den hier möglichen Buchstaben "k" oder "r" - Also entweder "keine" oder "reine" Absicht! ;-)

Hinweise

... und Tools für die weiteren Arbeiten im Seminar

• Screenshots mit Windows Boardmitteln ( Win + Druck )
• Bildschirmlupe mit Windows Boardmitteln ( Win + + ;weglegen der Lupe mit Win + ESC )
• Alternative Trainer-Tools (Bildschirmlupe "Virtual Magnifiying Glass" und Screenshots erstellen mit "Lightscreen") über Portal portableapps.com

Beitrag zum Thema "Shortcuts / Tastenkombinationen" auf diesem Portal

Topics:

• PowerPoint - Dateitypen
• Inhalte in/auf Folien
• Folienelemente
• Notizen

PowerPoint

Arbeitsoberfläche ab PowerPoint 2010
neues Design mit Ribbons ("Bändern")
unterschiedliche Ansichten und Zoom-Faktoren; auch klassische Dialogfenster mit kleinem Pfeil in Ribbon-Gruppen

Neuer Dateityp ab PowerPoint 2007/2010:

• *.pptx (genau: Präsentationen- ohne Makros, also ohne "aktive Inhalte")
• *.potx (Vorlagen - engl.: Templates)
• *.ppsx (Bildschirmpräsentationen)

Vorgänger-PowerPoint 97-2003 Dateityp: *.ppt

Windows Konfiguration

Anzeige der Dateiendungen mit Windows Explorer (  Win + E ) - also Windows-Konfiguration;
bei Windows 7: Ordner- und Suchoptionen - Register Ansicht - Dateitypen bei bekannten Dateitypen
bei Windows XP: Extras - Ordneroptionen...
bei Windows 10: einfach Kontrollkästchen im Menüband Ansicht des Windows Explorer aktivieren

Anm.: dasselbe Prinzip bei Word (*.doc vs. *docx) oder Excel (*.xls vs. *.xlsx)

Inhalte in/auf Folien

... wortwörtlich: NUR Inhalte

Also: keinerlei Formatierungen vornehmen
keine Schriftarten, Größen, Aufzählungszeichen, Farben, Platzhalterpositionen, ...

Wichtig: die Formate werden später über die Designs (bzw. Entwurfsvorlagen) sauber zugewiesen

Tipps: (für die Eingabe von Inhalten / Aufzählungen / ...)
in Aufzählungen den Zeilenwechsel mit Umschalten + Return nutzen (manueller Zeilenumbruch);
Einrückungen / Ebenen für Aufzählungen mittels Symbolen "Listenebenen"

Neue Layouts (Positionen auf Folie) ab 2007 gegenüber Vorgängern

Ansichten: Normal- oder Folienansicht vs. Foliensortierung und Notizenseitenansicht

Folienelemente

Aufzählungen, Tabellen, Diagramme (mit Partner-Anwendung Excel), SmartArts, Grafiken/Bilder,
ClipArts (Hinweis: lassen sich mit aufgelöster Gruppierung nachbearbeiten/umfärben), Multimedia-Objekte

Praxis mit einigen Elementen; Neu ab 2007: SmartArt-Objekte für Flussdiagramm oder Organisationdiagramme

Vorschlag für Übung mit Formen: Texte in Form hinzufügen (einfach lostippen), Ausrichten, Gruppieren, Vorder-/Hintergrund
immer Tipp: Rechte Maus oder oben das Menüband für Zeichentools, Format übertragen (Pinsel)

Schaltfläche "Symbol" erlaubt bei Texten das Einfügen von "Sonderzeichen" wie Ø

Notizen

in Folienansicht unterhalb der Folie lassen sich Notizen zu den Folien hinterlegen
eigene Ansicht Notizenseite und Extra-Ausgabe beim Drucken

Topics:

• Designentwurf
• Folienmaster
• Inhalte vs. Layout/Design
• Farben und Design

Designentwurf

Schriftart, Schriftgrößen, Farben (Beispielhafter Farbaufnehmer: Addon Colorzilla für Browser Mozilla Firefox oder Pipette von Photoshop)
Planung und Entwurf mit Hilfe von Skizzen (Scribbles) und Dokumentation
Beispielhafte Umsetzung mit leerer Präsentation! Inhalte hier ja nicht wichtig - wir interessieren uns nur für die Formate!

Tipp zu Erstellung "Farben" und "Design"

mit leerer Präsentation arbeiten, dann bearbeitet man gar nicht erst den Folienmaster einer bestehenden Präsentation und bekommt somit keine Probleme beim Umschalten von Designs mit Hintergrundelementen, Grafiken oder Logos

Folienmaster

... hier geht es jetzt um die Formatierung der Folien → NUR Formatierungen

siehe auch andere Formatierungsansichten: Notizenmaster, Handzettelmaster

Bearbeitung und Anpassung der "Formatierungen und Designs" unserer Präsentationen
so ändern sich dann in allen Folien einheitlich die Formatierungen, Hintergründe, Text/Überschriften Positionen

neue Folienlayout als Untergliederungen (spezielle Masterfolien z.B. für Layout Vergleich) verfügbar
Anm.: es lassen sich auch komplett eigene Layouts erstellen oder aus bestehenden Layouts kopieren

Speichern der Designs über das gleichnamige Symbol (die Gruppe Designs) und untersten Link "Aktuelles Design speichern..."
Übung: Entwuf eines Designs und nutzen des Designs
Speicherort für Design-Themes (*.thmx):
C:\Benutzer\username\AppData\Microsoft\Templates\Document Themes   (lassen sich manuell kopieren/bereitstellen)
diese Designs erscheinen dann unter Designs - Benutzerdefiniert

Inhalte vs. Layout/Design

Zusammenfassung - Entwurfsprinzip:

Und jetzt beide Techniken kombiniert: Dokumentvorlagen-Technik nutzen - also: Kombination von Inhaltsfolien mit Design kann als Entwurfsvorlage / PowerPoint-Vorlage gespeichert werden: Speichern unter - Dateityp PowerPoint Vorlage (*.potx).

Speicherorte: (hier für typische Kombinationen)

• Windows 7 + Office 2010:
  C:\Benutzer\username\AppData\Microsoft\Templates
• Windows 10 + Office 2016:
  C:\Benutzer\username\Documents\Benutzerdefinierte Office-Vorlagen

Die Vorlagen nutzen: Datei - Neu - Meine Vorlagen... bzw. Datei - Neu - Persönlich

PowerPoint-Dokument-Vorlagen enthalten somit alle Techniken und Inhalte:

• Folien mit Texten und Objekten (Inhalte)
• alle Master: Folienmaster, Handzettelmaster, Notizenmaster
• alle Farbinformationen (Farbschema)

Bei der Einhaltung dieser Trennungen sollte es keine Probleme bei der Umsetzung geben.

Tipp: wenn man Designs nutzt (Menüband Entwurf - Designs), dann sollte man nur PowerPoint-Dateien nutzen, die unveränderte Masteransichten haben!

Farben und Design

Enwurf freien Farbschemas mit Hilfe von Tools
wie Paletton ( www.paletton.com ; früher: colorschemedesigner.com)
oder auch Kuler mit Adobe Photoshop (als Erweiterung)

Entwurf einer eigenen Farbpalette (Farbschema) am Beispiel der Standardfarben der Ostfalia Hochschule:

• Office 2010: basierend auf Farben "Larissa" (Design: Larissa)
• Office 2016: basierend auf Farben "Office" (Design: Office)

und Anpassung der dunklen Hauptfarbe (Dunkelblau Ostfalia) und der Akzentfarben Akzent-1 bis Akzent-4 auf die Ostfalia-Farben von der Website

Anm.: Werte in RGB gemäß Definitionen aus den Vorlagen eines Anbieters oder einfach den Webpublikationen per Farbwählern entnehmen.

Topics:

• Kopf- und Fußzeile
• Menübänder
• Präsentationen
• OLE

Kopf- und Fußzeile

... flexible Platzhalter

in Designs befinden sich Platzhaltern für "Datum und Uhrzeit", "Foliennummer" und "Fußzeile"

Aktivieren der Platzhalterstellen über Menüband Einfügen - Kopf- und Fußzeile; Spezielle Behandlung von Titelfolien möglich
so lassen sich die Platzhalter dynamisch und effizient für die Präsentationen nutzen (aktivieren / deaktivieren / Infos anpassen)

Tipp für fehlende Platzhalter in Masterfolien:
Platzhalter fehlt auf oberster Masterfolie (Master-Masterfolie ;-): im Folienmaster-Menüband - Gruppe Masterlayout auf Symbol Masterlayout - gewünschten Platzhalter wieder aktivieren
Platzhalter fehlt auf untergeordnetem Layout (z.B. Titelfolie): im Folienmaster-Menüband - Gruppe Masterlayout - Kontrollkästchen Fußzeile aktivieren/deaktivieren

Menübänder

Übergange (Ribbon / Menüband)
Folienübergänge von Folie zu Folie, Anzeige von Eigenschaften unterhalb der Folien in Ansicht Foliensortierung

Animationen (Ribbon / Menüband)
auf einer Folie für einzelne Objekte (z.B. Titel, Aufzählung, Grafik, ...) vielfältig einstellbar, viele neue Animationen, bitte Ansicht Folie

Bildschirmpräsentation (Ribbon / Menüband)

Einblendezeiten testen, Bildschirmpräsentation einrichten (Mulitimonitor: Monitor für Präsentation festlegen, Kiosk-System/endlos),

Bildschirmpräsentation starten (ab Folie 1) mittels F5;
ab aktueller Folie mit Umschalten + F5  ;in Präsentation Stifte nutzen;
Neue Anzeigedauern testen (vergibt bei Durchlauf automatisch alle Zeiten für Animationen und Übergänge)

Tipp: ab Windows Vista mit Win + P (Projektor) lässt sich der Multimonitorbetrieb schnell konfigurieren
Einfügen während der Präsentation von handschriftlichen Bemerkungen oder Textmarkierungen inkl. Übernahme auf Folien am Ende der Präsentation

Menüband Datei

Speichern und Senden (vielfache Exportformate - Anm.: alle Techniken mit Nennung "Adobe..." gehören zu Software Adobe Acrobat)

Screen-Präsentation (*.ppsx), 97-2003-Format (*.ppt),
Bildformate (*.jpg oder *.png; Bilder für alle Folien in Unterordner),
Video-Export (*.wmv) und natürlich PDF mit Bordmitteln der Office-Familie ab 2007
Drucken (hier die Handzettel - z.B. 6 pro Din A4-Seite - siehe Handzettelmaster)

Präsentationszeiten / Folienanzahl

Beispielhafte Regel: Guy Kawasakis 10 / 20 / 30 Regel (10 Folien / 20 Minuten / min. 30 Pt)
Aber viel wichtiger: Zielgruppe defininieren und entsprechend nach eigenem Plan und Ideen vorgehen

Empfehlung: Vortrag mit "Freiwilligengruppe" trainieren/testen

OLE

Object Linking and Embedding - siehe auch mein Hand-Out-Download zum Thema Excel der TU BS
Eigentlich allgemeines Thema zwischen diversen Anwendungsprogrammen:
z.B. Folien von PowerPoint in Word-Dokumenten einfügen

{phocadownload view=file|id=120|text=Hand-Out Excel Trainer Joe B. an TU BS; Kap. "Intelligentes Kopieren und Einfügen"|target=b}

Excel Tabellen-Bereiche über die Zwischenablage in 3 Varianten:

1. einfach einfügen (Strg + V)
   ergibt einfache Word-Tabelle - kein Rechnen mehr!
2. Inhalte einfügen... - Einfügen Excel Objekt
   bei Doppelklick kann eingebettetes Objekt wieder mit Excel bearbeitet werden
   Hier: Kopie der Original-Excel-Daten
3. Inhalte einfügen... - Verknüpfen Excel Objekt
   bei Doppelklick öffnet Excel die Original-Arbeitmappe!

Vor- und Nachteile abwägen, Verknüpfungen-Dialog zur Reparatur und Anpassung;
in Netzwerken funktionieren die automatischen Aktualisierungen unter den verknüpften Doks oft nicht: dann bitte über Kontextmenü manuell automatisieren.

Zum Abschluss ein paar Impressionen aus Seminar(en):